In 4 Schritten zu einer besseren Unternehmenskultur

Die Unternehmenskultur

Konferenzen und Geschäftsmeetings sind Situationen, in denen es darum geht, wichtige Entscheidungen zu treffen. Dies funktioniert für gewöhnlich am besten, wenn sich alle Beteiligten in Ruhe zum gegenseitigen Austausch zusammenfinden. Was in der Theorie recht einfach klingt, stellt Mitarbeiter wie Führungskräfte heutzutage jedoch immer öfter auf die Probe. Denn gerade in Gruppensituationen ist die Versuchung oft groß, kurz einmal einen Blick auf das Smartphone zu werfen und schnell noch ein paar Emails zu beantworten. Die Problematik der permanenten Erreichbarkeit ist mittlerweile so akut geworden, dass sich die daraus resultierende Unzufriedenheit in Unternehmen sogar empirisch nachweisen lässt.
Einer aktuellen Umfrage der Personalberatung Rochus Mummert zufolge verlaufe bereits jedes dritte Meeting unproduktiv, während lediglich jeder fünfte Mitarbeiter mit der Verhandlungskultur seines Vorgesetzten konform gehe. Wie eine Studie des Unternehmens Office Team nun herausgestellt hat, würden 60 Prozent der Mitarbeiter regelmäßig Kollegen dabei beobachten, wie sie Arbeitszeit für persönliche Dinge wie der Emailkorrespondenz aufwenden.

Schreibverrückte sind besonders unbeliebt

Die Mehrheit der Umfrageteilnehmer gab an, schreibwütige Kollegen auf Geschäftsmeetings als besonders störend zu empfinden. Während 40 Prozent das Schreiben von Emails während einer Besprechung nicht gut finden, sind 14 Prozent der Meinung, man solle für Privatangelegenheiten grundsätzlich den Raum verlassen und müsse sich für Fehlverhalten bei den anderen Anwesenden entschuldigen. Lediglich 13 Prozent stellten klar, nichts dagegen zu haben, wenn Kollegen sich während eines Meetings mit dem Smartphone beschäftigen. Wie die Studienergebnisse eindeutig erkennen lassen, wird die Beschäftigung mit Privatangelegenheiten mehrheitlich als respektlos empfunden und sollte daher möglichst unterlassen werden.
Falls Sie dennoch darauf angewiesen sind, jeder Zeit erreichbar zu sein, sollten Sie folgende Tipps befolgen, die Inessa Kulich, Associate Director bei Office Team, zusammengestellt hat.

Unsere Tipps

Zwar spricht die Fähigkeit, sich mit mehreren Dingen gleichzeitig zu beschäftigen, durchaus für Sie, doch sollten Sie nicht vergessen, dass Sie riskieren, unaufmerksam zu sein und wichtige Informationen zu übersehen.
Auch Meetings sind von begrenzter Dauer und haben Pausen. Stellen Sie sicher, dass Sie wirklich wichtige Anrufe oder Mails entweder vor Beginn oder während der Unterbrechungen beantworten. In Ausnahmefällen sollten Sie Ihrem Chef zudem grundsätzlich vorher mitteilen, dass Sie auf einen wichtigen Anruf warten. Für diesen sollte dann immer der Raum verlassen werden.
Machen Sie sich klar, dass Kommunikation nicht zwangsläufig auf Telefonie und Emailkorrespondenz basieren muss. Falls Sie die Möglichkeit haben, suchen Sie doch einfach ein persönliches Gespräch mit Ihren Partnern. Oftmals lassen sich bestimmte Dinge bei einem Vier-Augen-Gespräch viel besser regeln als am Telefon.
Sofern Sie Ihre Gesprächspartner nicht kurzfristig erreichen können, beschränken Sie Nachrichten auf die wesentlichen Informationen und sagen Sie, wo und wann Sie zurückgerufen werden möchten.

Auch Führungskräfte tragen Verantwortung für produktive Meetings

Wer nun denkt, die Verantwortung für den reibungslosen Verlauf eines Geschäftsmeetings läge allein bei den Mitarbeitern, der irrt. Denn auch Führungskräfte können einen großen Teil dazu beitragen, dass es während wichtiger Konferenzen nicht zu unliebsamen Störungen kommt. Die einfachste Methode, um dies zu erreichen, besteht darin, klare Verhaltensregeln im Sinne von Guidelines aufzustellen. In diesen sollte immer auch die Nutzung von Fernkommunikationsgeräten reglementiert werden.

Darüber hinaus kann eine gute Planung helfen. Denn wie Hans Schlipat, Leiter der Rochus-Mummert-Studie, hervorhebt, litten Meetings nicht selten unter mangelhafter Vor– und Nachbereitung. Eine solide Planung könne demgegenüber verhindern, dass es zwischen Vorträgen zu Durchhängern komme, was den Zuhörern dabei helfe, aufmerksam zu bleiben. Letztlich zeigten Führungspersonen auf diese Weise, dass Ihnen der Austausch mit Kollegen den Aufwand ihrer Zeit wert ist – zum Vorteil aller Beteiligten.