10 typische Geschäftsprozesse, die Sie mit RPA automatisieren können

Mögliche Anwendungsfelder für Robotic Process Automation

 Robotic Process Automation

Im Rahmen der Digitalisierung nimmt Robotic Process Automation (RPA) eine besondere Rolle ein, denn sie erlaubt die Automatisierung von bestehenden Geschäftsprozessen. Hierbei imitiert die entwickelte Software das Verhalten des einzelnen Nutzers, sodass keine Software benötigt wird, welche eine Kommunikation mit bestehenden Schnittstellen anstrebt. Aus diesem Grund ist RPA besonders nutzerfreundlich und einfach in der Anwendung, setzt jedoch standardisierte Prozesse voraus. Die folgenden zehn Geschäftsprozesse sind für die Automatisierung mittels RPA prädestiniert.

1. Web Scraping

Das Web Scraping ist eine bekannte Methode zur Datenerhebung. Dabei durchsucht ein definierter Code verschiedene Homepages und extrahiert die benötigten Daten. Doch in den vergangenen Jahren sorgten sogenannte Capchas für eine Einschränkung der Technologie. Mittels RPA können Daten nun auf eine effizientere und intelligentere Art gesammelt werden. Dabei agiert die Software wie eine intelligente Datenextrahierungssoftware, die mit einer hohen Performance und einfachen Nutzung überzeugen kann. So kann RPA verwendet werden, um wichtige Daten zur Planung von Projekten oder zur Akquisition neuer Kundengruppen zu gewinnen.

2. Die Bearbeitung von Bestellungen

Auch das Bearbeiten von Kundenbestellungen lässt sich mithilfe von RPA automatisieren. In der Regel handelt es sich bei einem Bestellprozess um einen standardisierten Vorgang, welcher das Versenden einer Bestellbestätigung, einer Zahlungsaufforderung, das Drucken eines Lieferscheins, das Erstellen der Rechnung sowie deren Versand an den Kunden beinhaltet. Mittels RPA lassen sich die einzelnen Schritte einfach und schnell automatisieren. Zudem kann die Software den aktuellen Lagerbestand anpassen, sodass automatisch Nachbestellungen initiiert werden. Weiterhin lassen sich die logistischen Schritte durch intelligente Lagersysteme optimieren.

3. Bearbeitung von Kundenanfragen

Kundenanfragen erfordern im Tagesgeschäft einen hohen Zeitaufwand. Umso wichtiger sind strukturierte Prozesse, welche einen Einsatz von RPA ermöglichen. So können Anfragen von Kunden mit Hilfe von Software-Roboterm besonders schnell bearbeitet und somit die Kundenzufriedenheit nachhaltig gesteigert werden. Zudem werden wichtige Themen, welche nicht dem standardmäßigen Prozess entsprechen, an die Sachbearbeiter delegiert. Dies führt zu einer optimierten Bearbeitung sowie einer Priorisierung von Kundenanliegen. Zudem lassen sich somit die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten reduzieren und Kosten einsparen. Idealerweise können Kunden durch den Einsatz von RPA benötigte Dokumente wie Rechnungen oder Kontoauszüge automatisch zugestellt werden.

4. Realisierung von Datenübertragungen

Insbesondere im Rahmen der komplexen und komplizierten Datenübertragung kann RPA ein sinnvolles Tool sein. Hierzu gehören etwa Datenübertragungen zwischen Systemen. Exemplarisch können mobile Anwendungen ein leichtes und innovatives Nutzerinterface bieten und im Hintergrund komplexe Übertragungen initiieren. Hierbei kann PRA die Rolle des Users übernehmen und die Interaktion zwischen den Systemen übernehmen. Dies gilt auch bei der Datenerfassung, Konsistenzprüfung sowie bei der Überprüfung der logischen Zusammenhänge. Zudem entfällt das bekannte Fehlerpotenzial, welches das manuelle Arbeiten eines Menschen birgt.

5. Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung gilt als ein besonders komplexes Einsatzfeld, da bei den Vorgängen steuerliche Regularien einzuhalten sind. Die Arbeitnehmer sind auf eine korrekte Abrechnung angewiesen, die nur mit Hilfe der fehlerfreien Abwicklung durch Software-Roboter sichergestellt werden kann. Auch Änderungen an den Stammdaten können durch RPA unterstützt werden. Bei der Änderung von Lohnsteuerklassen oder Freibeträgen können Software-Roboter beispielsweise die Verteilung an sämtliche Systeme übernehmen, sodass ein manueller Aufwand entfällt. Auch die Übertragung von Daten aus den Zeitmanagementsystemen kann mit Hilfe von RPA optimiert und automatisiert werden. Durch die Zeitersparnis in der Datenübertragung haben Mitarbeiter mehr Zeit für die Datenauswertungen. Leidig ist für viele Arbeitnehmer auch das Thema Reisekostenabrechnung. Die Systeme gelten in der Regel als unpraktisch und die Abwicklung als kompliziert. RPA kann hier die Reisekosten in das Buchungssystem übernehmen und sämtliche Daten auf Vollständigkeit, Konsistenz und Plausibilität überprüfen.

RPA-Einführungsvideo

Vorteile von RPA

  • Kostensenkung
  • Qualitätssteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

6. Formulareingaben

Robotic Process Automation kann sämtliche Back-Office-Prozesse optimieren. Dies gilt vor allen für standardisierte Prozesse, welche einen hohen manuellen Aufwand aufweisen. Beispielsweise kann die Vertragskündigung durch einen Kunden automatisiert werden. Während im normalen Prozessablauf die Annahme der Kündigung und die anschließende Prüfung und Durchführung durch einen Mitarbeiter ausgeführt werden, kann dies in Zukunft mittels RPA automatisiert werden. Das führt dazu, dass standardisierte Formulare, welche im Rahmen der Sachbearbeitung ausgefüllt und an den Dienstleister oder Kunden verschickt werden, nicht mehr von Mitarbeitern ausgefüllt werden müssen. Stattdessen übernimmt RPA die Erfassung des Kundenanliegens und bearbeitet sämtliche Formulare. Im letzten Schritt muss der Mitarbeiter das fertige Anliegen lediglich archivieren, sodass eine Nachvollziehbarkeit der eigentlichen Bearbeitung gewährleistet wird.

7. Kundendatenpflege

Die Kundendatenpflege beschreibt die Verwaltung der Kundenstammdaten. Oftmals kommt es im unternehmerischen Alltag dazu, dass Kunden eine neue Adresse, einen neuen Namen oder eine Änderung weiterer Stammdaten mitteilen. Diese Prozesse gehen mit einem hohen administrativen Aufwand einher. Im Rahmen der Digitalisierung kann eine Automatisierung dieser Stammdatenänderungen realisiert werden. Einerseits können Kunden die Änderungen über digitale Dienste vornehmen, sodass eine systemseitige Änderung im Hintergrund realisiert wird. Zudem können Mitteilungen analysiert und mittels RPA bearbeitet werden. Die Effizienz des Prozesses kann angehoben und automatische Schreiben zur Änderung der personenbezogenen Daten an den Kunden verschickt werden.

8. Statusmeldungen und Versandbenachrichtigungen

Bereits im Rahmen des Bestellprozesses deutete sich an, dass RPA ein umfangreiches Repertoire an Prozessen automatisieren kann. Insbesondere im Rahmen der Statusmeldungen und Versandbenachrichtigungen trifft dies zu. Sobald ein Paket fertig frankiert und für die Auslieferung an den zuständigen Spediteur übergeben wurde, kann dem Kunden ein Tracking des Pakets angeboten werden. Viele Spediteure realisieren dies mithilfe der eigenen Homepage. Um dem Kunden ein bequemeres und schnelleres Einsehen der Bestelldetails zu ermöglichen, kann RPA die Daten im Bedarfsfall aktualisieren und an den Kunden kommunizieren.

9. Beschwerdemanagement

Das Beschwerdemanagement ist eines der wichtigsten Tools, um die Servicequalität eines Unternehmens zu erfassen. Dennoch werden die Beschwerden oftmals nicht richtig oder lediglich unzureichend durch die Mitarbeiter erfasst und bearbeitet. Der Einsatz von Robotic Process Automation kann diesen Umstand ändern. Die Software kann zur Analyse der eingehenden Kundenbeschwerden genutzt werden und somit das aktuelle Beschwerdeaufkommen auswerten. Zudem können sich somit Indikationen über Schwächen ableiten lassen. Kunden können im gleichen Zug mit einem passenden Anschreiben adressiert werden, sodass mögliche Klagen aufgrund unbeachteter Informationspflichten vermieden werden.

10. Antragsbearbeitung

Schlussendlich kann auch die Antragsbearbeitung durch RPA optimiert werden. Dies umfasst etwa das Sammeln von Informationen aus den vorliegenden Anträgen sowie den dazugehörigen Dokumenten und reicht bis zum Abgleich dieser Daten mit den bestehenden Daten, welche in den unternehmensinternen Datenbanken gespeichert sind. Zudem kann der Mitarbeiter durch die automatische Extraktion der Daten eine schnellere Sachbearbeitung vornehmen und die Antragsbearbeitung maßgeblich beschleunigen. Im Endeffekt führt dies zu einer gesteigerten Bearbeitungsgeschwindigkeit und einem sinkenden Arbeitsaufwand.

Fazit: RPA ist bereichsübergreifend einsetzbar

Durch RPA lassen sich vor allem die veränderten Kundenanforderungen besser bedienen. Die Kunden erwarten heutzutage eine nahezu unmittelbare Bearbeitung der persönlichen Anliegen, sodass RPA insbesondere im Rahmen der klassischen Sachbearbeitung einen Mehrwert bietet. Standardisierte Prozesse lassen sich durch Robotic Process Automation nahezu vollständig automatisieren. Doch auch aus Sicht des Kunden kann eine automatisierte Bearbeitung von Vorteil sein, denn die durchschnittlichen Antwortzeiten werden reduziert und der Aufwand für den Kunden überschaubar. Im Rahmen der Digitalisierung schafft der Einsatz der Technologie neue Kapazitäten. Mitarbeiter, welche zuvor für Sachbearbeitung abgestellt waren, erhalten mehr Freiräume und können diese für wertschöpfende Tätigkeiten aufwenden. Zudem lassen sich Kosten und Fehlerquellen reduzieren. Dies führt zu weniger Nachbearbeitungen und besseren Renditen.

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