BPMN – Durchblick mit visuellen Geschäftsprozessdiagrammen

Business Process Model and Notation erleichtert die Entscheidungsfindung durch leicht verständliche Diagramme

 Workflow werden mit Hand gezeichnet

Im Rahmen des Business Process Management (BPM) stellt die Prozessmodellierung eine einleitende Phase dar, in der Arbeitsabläufe in Form von Prozessmodellen abgebildet werden. Hierbei hat sich die graphische Modellierungssprache Business Process Model and Notation (BPMN) als eine offene Standardnotation etabliert, die zur Definition von Geschäftsprozess-Workflows verwendet wird. Es handelt sich um eine beliebte und intuitive Grafik, die von allen Geschäftsbeteiligten, einschließlich Geschäftsanwendern, Geschäftsanalytikern, Softwareentwicklern und Datenarchitekten leicht verstanden werden kann.

Woher kommt BPMN?

BPMN wurde von der Business Process Management Initiative (BPMI), die Ende 2000 gegründet wurde, entwickelt und in der BPMN 1.0-Spezifikation im Mai 2004 erstmals der Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Die BPMI wollte für seine XML-Ausführungssprache, eine sehr technische Prozessausführungssprache, eine grafische Notation als Front- End entwickeln. Zu dieser Zeit gab es aber rund 30 konkurrierende Anbieter von Notationen und Werkzeugen auf dem Markt. Aus der Erkenntnis heraus, dass es dringend notwendig war, einen gemeinsamen Standard zu schaffen, entstand BPMN. In diese Spezifikation sind mehr als zwei Jahre Arbeit der BPMI Notation Working Group eingeflossen, in der ein Großteil der Anbieter von Notationen und Werkzeugen mitarbeitete.

Verständliche Prozesse für jedermann

Das Hauptziel der BPMN-Bemühungen war es, eine Notation bereitzustellen, die für alle Geschäftsanwender verständlich ist, von den Geschäftsanalysten, die die ersten Entwürfe der Prozesse erstellen, über die technischen Entwickler, die für die Implementierung der Technologie verantwortlich sind, bis zu den Managern, die diese Prozesse verwalten und überwachen.

Die Entwicklung der BPMN war ein wichtiger Schritt zur Verringerung der Fragmentierung, die durch die Vielzahl von Prozessmodellierungswerkzeugen und -notationen entstanden war.

Seit der Fusion von BPMI mit der OMG, der Object Management Group, im Jahr 2005 wird BPMN von der OMG gepflegt. Die kontinuierliche Verbesserung und Verfeinerung von BPMN mündete 2011 in BPMN 2.0. Zu den Verbesserungen zählen:

  • Ein einheitlicher Standard für Modelle und Diagramme, der unabhängig vom verwendeten Software-Tool konsistent bleibt.
  • Funktionen, die die BPMN mit dem Business Process Definition Model (BPDM) in Einklang bringen.
  • Programmöffnungen zur Einbindung von Choreografie und Orchestrationen, entweder integriert oder eigenständig.
  • Möglichkeiten zur Erstellung von XML-Systemen, die Modelle transformieren und damit entscheidungsunterstützende Daten für Manager und Analysten bereitstellen.

Was ist BPMN?

BPMN definiert ein Geschäftsprozessdiagramm (BPD), das auf einer Flowcharting-Technik basiert, die für die Erstellung grafischer Modelle von Geschäftsprozessabläufen zugeschnitten ist. Ein Geschäftsprozessmodell ist also ein Netzwerk aus grafischen Objekten, d. h. Aktivitäten (Arbeit) und den Flusssteuerungen, die ihre Ausführungsreihenfolge festlegen und definieren. Mit BPMN wurde ein einfacher Mechanismus für die Erstellung von Geschäftsprozessmodellen geschaffen, der gleichzeitig in der Lage ist, auch die den Geschäftsprozessen innewohnende Komplexität zu handhaben. Dafür klassifiziert der BPMN-Standard die grafischen Elemente nach Kategorien. Eine solche visuelle Darstellung anhand von grafischen Elementen macht es den Anwendern leicht, die Logik eines Prozesses zu verstehen.

Vertraute Formen

Ein Geschäftsprozessdiagramm besteht aus einer Reihe von grafischen Elementen. Diese Elemente ermöglichen die einfache Entwicklung von Diagrammen, die den meisten Business-Analysten bekannt vorkommen werden, wie z. B. ein Flussdiagramm. Die Elemente wurden so gewählt, dass sie sich voneinander unterscheiden lassen. Dazu werden Formen verwendet, die den meisten Modellierern vertraut sind. Aktivitäten sind z. B. Rechtecke und Entscheidungen sind Rauten. Damit stehen Notationskategorien zur Verfügung, die es dem Leser eines Geschäftsprozessdiagramms ermöglichen, die Grundtypen der BPMN Elemente zu erkennen und das Diagramm zu verstehen. Innerhalb der grundlegenden Kategorien von Elementen können zusätzliche Variationen und Informationen hinzugefügt werden, um die Anforderungen an die Komplexität zu unterstützen, ohne das grundlegende Aussehen des Diagramms zu verändern. Die vier Grundkategorien von Elementen sind:

Flow Objects

Flow Objects sind Elemente, die miteinander verbunden sind, um Geschäftsabläufe zu bilden. Flow-Elemente sind die primären Elemente, die das Verhalten eines Prozesses definieren. Es gibt drei Arten von Flow-Elementen: Ereignisse, Aktivitäten und Gateways.

Connecting Objects

Um Flow Objekte miteinander zu verbinden, werden verschiedenen Konnektoren, sogenannte Verbindungsobjekte verwendet. Es gibt Sequenzflüsse, Nachrichtenflüsse, Assoziationen und Datenassoziationen.

Swimlanes

Swimlanes stellen die Teilnehmer eines Prozesses dar. Es gibt zwei Arten von Swimlanes: Pools und Lanes.

Artifacts

Mit Artifacts können weitere Informationen hinzugefügt werden. Artefakte sind

  • Datenobjekte, die die Daten zeigen, die für eine Aktivität erforderlich sind,
  • Gruppen, in denen verschiedene Aktivitäten zusammengefasst werden,
  • Annotationen, die dem Leser des Modells/Diagramms einen verständlichen Eindruck verschaffen sollen.

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Welche Vorteile bringt BPMN

BPMN ermöglicht es, Geschäftsprozesse einer Organisation in einer klaren und konsistenten Weise zu erfassen und zu dokumentieren, die sicherstellt, dass relevante Stakeholder, wie z. B. Prozessverantwortliche und Geschäftsanwender in den Prozess eingebunden sind. So kann das Team effektiver auf alle in den Prozessen identifizierten Probleme reagieren. Die BPMN bietet umfassende und dennoch reichhaltige Notationen, die sowohl von technischen als auch nicht-technischen Stakeholdern leicht verstanden werden können. Die Geschäftsprozessmodellierung bietet wichtige Vorteile für Unternehmen und Organisationen. Als da wären:

  • Bei BPMN handelt sich um einen Industriestandard, der vom OMG-Konsortium entwickelt wurde, einer nicht gewinnorientierten Industriegruppe.
  • BPMN bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Abläufe durch Geschäftsprozessdiagramme zu definieren und zu verstehen.
  • BPMN stellt eine Standardnotation bereit, die für alle Geschäftsbeteiligten leicht verständlich ist.
  • BPMN überbrückt die Kommunikationslücke, die häufig zwischen Geschäftsprozessdesign und -implementierung entsteht.
  • BPMN ist einfach zu erlernen und dennoch leistungsfähig genug, um die potenziellen Komplexitäten eines Geschäftsprozesses darzustellen.

BPMN verbessert die betriebliche Effizienz

Mit einem besseren Verständnis der Prozesse und Beziehungen eines Unternehmens sind Entscheidungsträger viel besser in der Lage, die Effizienz zu steigern, wo immer sie können. Wenn alle Prozesse vollständig optimiert sind, kann sich das Unternehmen über eine höhere Produktivität, eine kosteneffektivere Nutzung der Ressourcen und eine Denkweise der kontinuierlichen Optimierung freuen.

Ganz zu schweigen davon, dass ein Diagramm oft viel leichter zu verstehen ist als ein langatmiger Text und es eine einfachere Zusammenarbeit ermöglicht. Wenn alle Beteiligten ein besseres Verständnis für die Zusammenhänge zwischen den Geschäftsprozessen haben, können sie außerdem dazu beitragen, die betriebliche Effizienz zu steigern und gleichzeitig Redundanzen abzubauen. Zudem können Änderungen schneller durchgeführt werden, egal ob es sich um die Umsetzung einer neuen Initiative oder die Implementierung neuer Technologien handelt. Generell kann BPMN einen großen Teil des Rätselratens um Geschäftsentscheidungen eliminieren. Dazu trägt nicht zuletzt der schnelle Wissenstransfer bei, da die BPMN-Dokumentation leicht zu entziffern ist und die auch hohe Flexibilität von BPMN, um sich an neue Prozesse, Frameworks und Technologien anzupassen.

Anwendungen von BPMN

Die Geschäftsprozessmodellierung wird verwendet, um eine Vielzahl von Informationen an unterschiedliche Zielgruppen zu transportieren. BPMN ist so konzipiert, dass es viele Arten der Modellierung abdeckt und die Erstellung von Prozesssegmenten als auch von durchgängigen Geschäftsprozessen in unterschiedlichen Detaillierungsgraden ermöglicht. Eigentlich kann BPMN an jedem Punkt im Lebenszyklus eines Projekts eingesetzt werden. Zum Beispiel kann BPMN helfen, den Ist-Zustand zu Beginn eines Projekts zu beschreiben. Nach einer gewissen Progression kann BPMN verwendet werden, um ein Soll-Modell zu erstellen. Modelle, die in den späteren Phasen eines Projekts erstellt werden, weisen oft auch einen höheren Detaillierungsgrad auf. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass BPMN jederzeit dort eingesetzt werden kann, wo es wichtig ist zu verstehen, welche Schritte für einen Prozess notwendig sind und welche Stakeholder verantwortlich sind.

Sicherlich sind die Regeln für BPMN nicht in Stein gemeißelt, aber zum besseren Verständnis sollte bei der Benennung und dem Layout der Prozessaktivitäten beachtet werden, dass

  • zum leichteren Verständnis des Prozessflusses Zeichnen von links nach rechts platziert werden,
  • das objektorientierten Designprinzips bei der Benennung von Aktivitäten verwendet wird,
  • Schlüsselwörter verwendet werden, die im Geschäftskontext üblich sind,
  • ungebräuchlicher Abkürzungen, Artikel oder Pronomen vermieden werden,
  • auch ein Stop-/End-Ereignis verwendet wird, wenn es ein Start-Ereignis gibt,
  • Diagramme auf eine Seite passen,
  • Überschneidungen zur besseren Lesbarkeit reduziert werden.
  • BPMN entfaltet seinen besonderen Wert vor allem für Unternehmen, die ihre Prozesse auf eine Art und Weise dokumentieren wollen, die für alle Beteiligten klar verständlich ist. Es eignet sich auch hervorragend als Grundlage für die Optimierung und Automatisierung von Prozessen.

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Fazit:

Sich auf komplizierte Workflow-Diagramme zu verlassen, kann eine echte Herausforderung sein, wenn es darum geht, die Geschäftsprozesse zu definieren. In diesem Fall hilft ein BPMN-Diagramm, den Prozess viel einfacher aussehen zu lassen. Die visuelle Darstellung, die aus einfach zu verstehenden Schritten besteht, erleichtert auch den Personen, die auf das Verständnis von Geschäftsprozessen angewiesen sind, beim Durchgehen der Geschäftsprozessdiagramme das Aufnehmen aller notwendigen Informationen zum betreffenden Prozess. Ein BPMN-Diagramm überbrückt die Lücke zwischen der Prozessimplementierung und der Prozessintention, indem es relevante Details zu den Geschäftsaktivitäten bietet und durch die gemeinsame und standardisierte Sprache für alle beteiligten Personen Klarheit schafft. Führungskräfte können durch die dargestellten Geschäftsabläufe und die vielen Details effektive Entscheidungen hinsichtlich der Optimierung und Implementierung von Prozessen treffen.

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