Welche Rolle spielt ein Business Analyst bei RPA-Projekten?

Business Enabler der Prozessautomatisierung mit breitem Skill-Set

Der Job eines Business Analyst ist eine sowohl herausfordernde als auch abwechslungsreiche Tätigkeit, die verschiedene Fähigkeiten wie Zeitmanagement, Beziehungsmanagement und Problemlösungskompetenz erfordert. Im Rahmen der Prozessautomatisation mittels Robotic Process Automation (RPA) spielt der Business Analyst (BA) eine ganz besondere Rolle. So fungiert er als Vermittler zwischen dem Unternehmen, das einen bestimmten Prozess automatisieren muss, und den in aller Regel externen Entwicklern, die tatsächlich einen Roboter erstellen. Im Innenverhältnis unterstützt er die Ziele des RPA Centre of Excellence (COE) in Bezug auf die Transformation von Unternehmen und Betriebsabläufen, das Design Thinking und die End-to-End-Bereitstellung der vereinbarten Roboterprozesse und trägt mit seiner Expertise dazu bei, dass das Robotic Operations Center (ROC) mit einem durchdachten Support- und Maintenance-Konzept die Arbeit der Bots sicherstellt.

RPA-Erklärvideo

Benefits von RPA

  • Kostensenkung
  • Effizienzsteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Der Mann für den Wissenstransfer zwischen Fachabteilung und Entwicklern

Aus der RPA-Perspektive sammelt ein Business Analyst die Prozessanforderungen von den Mitgliedern des Geschäftsbereichs, analysiert die Geschäftsprozesse, evaluiert die Geschäftsanforderungen und Benutzeranforderungen in den verschiedenen Abteilungen in enger Zusammenarbeit mit den betreffenden Fachabteilungen. Anschließend identifiziert er potenzielle Automatisierungsmöglichkeiten, formuliert die Spezifikationen für die zu automatisierenden Prozesse, leistet einen maßgeblichen Beitrag zum Entwurf und zur Entwicklung von RPA-Prozessen und entwickelt einen Plan für eine RPA-Strategie. Der BA-Spezialist ist für den gesamten Wissenstransfer vom Fachbereich auf die Ebene der technischen Lösung, d.h. zu den Entwicklern, zuständig.

Er erstellt ein Prozessbeschreibungsdokument und ein Lösungsentwurfsdokument im Detail. Dazu muss er die Anzahl der Bots, die für die Implementierung der Lösung erforderlich sind, berechnen und eine allgemeine Kosten-Nutzen-Analyse erstellen auf der Basis der Kosten für die Infrastruktur, Lizenzen, Implementierung und Wartung einerseits und der erwarteten bzw. angestrebten Einsparungen andererseits. Dabei bewertet er auch die Effizienzsteigerung einer Roboterautomation im Vergleich zu einer traditionellen Automatisierung und prüft die Skalierbarkeit der vorgeschlagenen RPA-Client-Architektur. Darin wird er von den Fachabteilungen kontinuierlich durch die Bereitstellung von Erkenntnissen während der Projektphase unterstützt. Diese fließen wiederum in eine ständig aktualisierte Dokumentation für alle RPA-Projektvertreter und die Fachbereichsmitarbeiter während der gesamten Projektlaufzeit ein, die regelmäßig über den Projektfortschritt informiert, um ein effektives Projektmanagement zu gewährleisten.

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Vom Lösungsentwurf bis zur Übergabe

In der Lösungsentwurfsphase erhebt und analysiert der BA Daten und Prozesselemente für die bestehenden und die automatisierten Prozesse (To-Be-Prozesse). Er erstellt das Prozessdesign-Dokument (PDD), mit dessen Hilfe er Wissen aus dem Geschäftsbereich an das Entwicklungsteam weitergibt. Er bestimmt das Automatisierungspotenzial jedes einzelnen Prozesses, was auch das Herausfiltern der für die Automatisierung ungeeigneten Prozesse impliziert, um den Arbeitsumfang zu bestimmen. Er führt die Opportunity-Bewertung der gewählten Prozesse durch, bei der er die Prozesskomplexität berücksichtigt.

In der Implementierungsphase, in der die Bots erstellt werden, muss der BA eng mit den RPA-Entwicklern zusammenarbeiten, um die Einhaltung der definierten Standards zu gewährleisten. Er überwacht und verfolgt auftretende Änderungen und leitet den Änderungsmanagementprozess ein, indem er die Auswirkungen der vorgeschlagenen Änderungen bewertet.

Als Verantwortlicher für die Qualitätssicherung muss er auch Testfälle und Test-Szenarien erstellen. Diese Testphase nutzt der BA, um die Arbeit der Bots in einer Echtzeit-Umgebung zu analysieren und hocheffiziente Automatisierungs- und Prozessmodelle zu definieren. Dabei stellt er sicher, dass die erforderlichen Freigaben für die Tests vorliegen.

Wenn die Testphase abgeschlossen ist, muss der BA die Prozesse kontinuierlich überprüfen. Vordefinierte Metriken helfen ihm bei der Messung und Analyse der Effizienz der Bots. Im Problemfall muss er entsprechende Korrekturmaßnahmen einleiten. Er muss Standardarbeitsanweisungsdokumente erstellen, die dem Support-Team helfen, bei Problemen oder Ausfällen geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Darüber hinaus muss der BA möglicherweise auch Schulungssitzungen für das Support-Team leiten, in denen die Entwicklungsleiter das technische Wissen in Bezug auf die Überwachung der Bots und die Behandlung von Fehlern und Ausnahmen weitergeben können.

Schließlich, aber dennoch wichtig, geht es um die Koordinierung der Übergabedokumente zwischen den Beteiligten und die Gewährleistung, dass alle Verfahren des Änderungsmanagements eingehalten werden.

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Multi-Talent mit breitem Skill-Set

Der RPA-BA sollte ein angemessenes Verständnis für jede Geschäftsanforderung haben. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die technische Lösung die Bedürfnisse der Fachabteilung vollständig erfüllt. Zu den generellen Kompetenzen, die für die RPA-BA erforderlich sind, zählen Geschäfts- und Branchenkenntnisse, Neugierde, Geduld, Visionen und natürlich analytische Fähigkeiten.

Da Ausnahmebehandlung und Detailgenauigkeit bei einem RPA-Projekt von größter Bedeutung sind, werden von einem RPA-BA starke analytische, kommunikative und problemlösungsorientierte Fähigkeiten erwartet, um die Projektaktivitäten im Sinne der Fachabteilungen voranzutreiben. Anforderungen müssen dazu klar und prägnant dokumentiert werden, und zwar in einer Sprache, die sowohl von der Unternehmensleitung als auch von den technischen Teams verstanden wird. Das dynamische und agile Umfeld, das durch RPA geschaffen wird, erfordert eine Person, die geduldig und gleichzeitig entschlossen ist, Herausforderungen und Probleme auf intelligente und effiziente Weise zu bewältigen.

Kommunikative Kompetenzen sind für die vielen Arten von Besprechungen, die ein BA ansetzt und durchführt, von entscheidender Bedeutung. Gut organisierte Besprechungen sind ergebnisorientiert. Erfahrungen müssen aufgenommen und verarbeitet, Aufgaben zugewiesen und der jeweilige Projektstatus klar und verständlich für jedes Projektmitglied kommuniziert werden. BAs sind auch Problemlöser. Sie erkennen Probleme frühzeitig und lösen diese, indem sie sich des Fachwissens von Experten bedienen, die den Prozess in- und auswendig kennen. Auf diese Weise wird die Problemlösung eher zu einer Art Brückenbau. Denn oftmals sind Brücken zwischen den Vorstellungen der Fachabteilungen oder den Prozessen erforderlich, die in Silos gelagert sind.

Ein BA muss auch ein Meister des Interviews sein. Denn er muss Wissen aus den Köpfen der Mitarbeiter extrahieren. Und nur wenn er alle Details wirklich erfasst hat, kann er diese Informationen auf ihren kleinsten gemeinsamen Nenner destillieren, um eine komplexe Automatisierung zu unterstützen. Dazu können mehrere iterative Interviews erforderlich sein. Dies erfordert ein echtes Interesse und die Fähigkeit, eine authentische Verbindung herzustellen.

Während der Entwicklungsphase arbeitet die BA mit dem Entwicklerteam zusammen, um sicherzustellen, dass die RPA-Lösung wie erwartet entwickelt wird. Technische Herausforderungen und Abhängigkeiten müssen rechtzeitig im Projektteam kommuniziert werden, damit über Alternativen nachgedacht wird und rechtzeitig geeignete Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können, um den Projektzeitplan im grünen Bereich zu halten.

Ein ausgeprägter technischer Scharfsinn, die Kenntnis neuester technologischer Fortschritte und Trends, begleitet von bereichsübergreifendem Wissen in Bezug auf die Branchenexpertise machen einen BA zu einem idealen Kandidaten für die Verbindung zwischen allen Projektbeteiligten. Neben kritisch-analytischem Denken und einer großen Neugierde sollte auch logisches Denken zu den Eigenschaften eines RPA-BA gehören, um die verborgenen Automatisierungsmöglichkeiten von Geschäftsprozessen zu finden. Ausgeprägte Führungsqualitäten sind unumgänglich, um das gesamte Projektteam trotz auftretender Widrigkeiten und mitunter divergierender Ansichten zu einem erfolgreichen Projektabschluss zu führen.

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ITler mit Managementwissen

Grundsätzlich sollte ein RPA-BA einen Bachelor-Abschluss in Informatik, IT, MIS, Ingenieurwesen, Wirtschaft oder einem verwandten Bereich vorweisen. Speziell sollte ein RPA-BA Erfahrung mit einer oder mehreren RPA-Technologien (z. B. UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism) mitbringen und über mindestens 2 bis 4 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Programmierung (einschließlich Skripting/Codierung), SQL und relationale Datenbanken sowie Anwendungsentwicklung mitbringen. Hinlängliche Erfahrung mit Prozessanalyse, -entwurf und -implementierung, bei der Bewertung von geschäftlichen und technischen Anforderungen, mit System-Tests einschließlich User Application Testing (UAT) und Fehlerbehebungen sind von Vorteil, um den Job eine RPA-Business Analysten erfolgreich ausführen zu können. BPMN-Kenntnisse (Business Process Model und Notation) sind ebenfalls sehr hilfreich, da vor jeder Automatisierung eine Bestandsaufnahme des Ist-Prozesses durchgeführt wird. In der Regel werden die Prozesse in Form von BPMN-Diagrammen erläutert, die Details in Bezug auf Standardarbeitsanweisungen und Interaktionen zwischen verschiedenen Akteuren und Systemen enthalten und leichter auf mögliche Verbesserungsbereiche hin kritisch untersucht werden können.

Kognitive, intelligente Automatisierung sichert RPA-BA-Jobs

In einer Welt, die technologisch immer komplexer wird, werden Menschen gebraucht, die technologisches Wissen mit unternehmerischem Denken kombinieren. Je stärker die Spezialisierung ist, desto besser sind in der Regel die Aussichten. Die weiterhin rasante Implementierung von RPA in Unternehmen auf breiter Basis hebt die Prozessoptimierung auf ein völlig neues Niveau. Die aktuellen Trends in der robotergesteuerten Prozessautomatisierung verschieben die Rolle der Software von reinem RPA hin zu integrierten kognitiven Automatisierungsplattformen und versetzen der Automatisierungswelle einen neuen Schub. Die nächste Stufe der Automatisierung kommt mit der Einbindung von maschinellen Lernfunktionen und Künstlicher Intelligenz, um RPA intelligent bereitzustellen.

Aber es sind die RPA-Business Analysten, die Innovationen in den Unternehmen vorantreiben und als Enabler der Prozessautomatisierung fungieren. Es sind die RPA-BAs, die die Business-Anwender im bedarfsgerechten Umgang mit den Ergebnissen von kognitiven Automatisierungsplattformen schulen und eine konsistente Automatisierungsstrategie gewährleisten. Deshalb werden RPA-Business Analysten auch in den nächsten Jahren zu den äußerst begehrten Mitarbeitern gehören.

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Fazit:

In unserer heutigen Welt, in der die Technologie rasante Veränderungen erfährt, ist die Geschäftsanalyse eine Praxis, die sich ständig weiterentwickelt und mittlerweile den Ton angibt, wenn es darum geht, dem Design zukünftiger Lösungen eine durchdachte Richtung zu geben. Tatsächlich wird von einem RPA-Business Analysten erwartet, dass er ein Teil des RPA COE und ROC ist, um die Geschäftsziele und -aktivitäten optimal zu unterstützen. Es wird von ihnen erwartet, dass sie sich kontinuierlich über die neuesten Trends und Technologien auf dem Laufenden halten, um mit den sich ständig verändernden IT-Landschaften und Prozessherausforderungen umgehen zu können. Ausgestattet mit den notwendigen Hard- und Softskills wird der RPA-Business Analyst letztendlich ein wesentliches Rad im Getriebe der Automatisierung sein und bleiben.

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