Einfache Datenmigration mit Robotic Process Automation

Wie RPA den Prozess der Datenmigration optimieren und automatisieren kann

Unter heutigen Gesichtspunkten finden Software-Roboter vor allem im operativen Tagesgeschäft Anwendung. Vor allem Finanzinstitute und Banken setzen dabei auf die Automatisierung regelmäßig auftretender Standardprozesse. Neben prozessualen Verbesserungen sorgen vor allem standardisierte Prozessabläufe für mehr Effizienz im Tagesgeschäft. Allerdings besitzt Robotic Process Automation auch das Potenzial zur Automatisierung einmalig auftretender Aufgaben. Im Folgenden verdeutlichen wir Ihnen das Potenzial von RPA bei der Automatisierung der Datenmigration.

Was versteht man unter einer Datenmigration?

Die Übertragung der Daten eines Systems in ein anderes System gehört mittlerweile zu den regelmäßig auftretenden Geschäftsvorfällen. Insbesondere die Einführung eines neuen Systems oder die Migration von Kundendaten nach einer Unternehmensübernahme sind klassische Gründe, die eine Datenmigration erfordern. Eine der größten Herausforderungen bei der Migration neuer Daten ist die Anpassung der Datenstruktur. Nur wenn diese Anpassung vorgenommen wird, ist eine reibungslose Verfügbarkeit aller Daten sichergestellt.

Dementsprechend ist ein Migrationskonzept für die erfolgreiche Datenübertragung erforderlich. Neben der Planung umfasst dieses die organisatorischen und technischen Anforderungen. Auch das entsprechende Migrationsverfahren muss ein fixer Bestandteil eines Migrationskonzepts sein. Zudem sollten die Ziele identifiziert und beschrieben und die Datendefinition festgehalten sein. Für die anschließende Datenübertragung muss eine Unterscheidung der verschiedenen Stammdaten vorliegen. Vor allem Lieferanten-, Kunden- und Organisationsdaten sind hierbei zu unterscheiden. Außerdem sollten auch die Bewegungsdaten, wie beispielsweise Bestellungen und Aufträge, definiert werden.

Folgende Schritte sind bei einer erfolgreichen Datenmigration zu beachten:

  1. Datenexport und -bereinigung
  2. Anpassung der Daten an die neue Datenstruktur
  3. Datenzusammenführung und Import

Bei der klassischen Migration spielen die Stammdaten auch im neuen System eine tragende Rolle. Dahingegen sind die Bewegungsdaten von geringerer Bedeutung. Hilfreich ist dabei die Festlegung des interessanten Betrachtungszeitraums. Nicht benötigte Daten lassen sich dahingegen archivieren – aber auch hier sollte eine entsprechende Handhabung im Konzept definiert werden.

Was ist Robotic Process Automation?

Bei Robotic Process Automation (RPA) handelt es sich um eine Technologie zur softwarebasierten Prozessautomatisierung. Im Fokus dieser Technologie stehen vor allem repetitive Massenprozesse mit einem hohen Maß an Standardisierung. Durch die eigenständige Bearbeitung des Prozesses durch den Software-Roboter können Unternehmen wertvolle Ressourcen freisetzen und im Zuge der digitalen Transformation in wertschöpfende Aufgabengebiete einbinden. Dabei hilft die Prozessautomatisierung auch, die Effizienz der Prozessbearbeitung zu steigern. Bisher standen vor allem Prozesse, die dauerhaft und regelmäßig zu bearbeiten sind, im Fokus der Automatisierungsprojekte. Allerdings ist ein Einsatz im operativen Tagesgeschäft nicht zwingend erforderlich, um einen positiven Business Case zu erhalten. Vielmehr kann ein Software-Roboter auch als eine Automatisierungslösung für einmalig auszuführende Aufgaben fungieren. Dabei gilt vor allem die Verarbeitung besonders großer Datenmengen als möglicher Anwendungsfall.

Benefits von RPA

  • Kostensenkung
  • Effizienzsteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Der Einsatz von RPA als Alternative zu maschinellen Datenmigrationsprogrammen

Auch bei der Migration komplexer und umfangreicher Datenmengen kann sich der Einsatz von RPA lohnen. Im Regelfall erfordert eine Datenmigration den mehrfachen Durchlauf eines Prozesses. Im Gegensatz zum Regelprozess ist der Einsatz des Software-Roboters in diesem Fall jedoch zeitlich begrenzt und mit einem definierten Ziel versehen. Folglich ergibt sich im spezifischen Anwendungsfall ein Projektcharakter. Neben einer schnellen Umsetzung spielt vor allem die Qualität eine entscheidende Rolle. Im Normalfall sind die zu migrierenden Daten kerngeschäftsrelevant oder kundenbezogen.

Als klassisches Beispiel für die Datenmigration hat sich die Übernahme von Versicherungsverträgen beim Zusammenschluss mehrerer Versicherungsunternehmen herausgestellt. Vor allem für die federführende Versicherung ergeben sich hohe Anforderungen, denn sämtliche Daten müssen in das eigene Bestandssystem integriert werden. Vor allem in dieser Branche sind altbackene Systeme und Formate der Standard. Dementsprechend groß ist die Herausforderung bei der Übertragung und Aufbereitung dieser Daten. Im ersten Schritt sind Datenmapping-Vorgaben zu erstellen, die im Anschluss die Grundlage für den RPA-Prozess darstellen. Vor allem alte Mainframe-Anwendungen ermöglichen im Anschluss eine nahezu latenzfreie Übertragung der notwendigen Daten. Doch neben der reinen Geschwindigkeit spielt auch die Erfassungsqualität eine tragende Rolle bei der Übertragung der Daten. Um Fehlerquellen auszuschließen, sollten die benötigten Felder in den Anwendungen direkt ausgelesen und angesprochen werden. Häufig genutzt Screenscraping-Technologien sind dahingegen zu vermeiden, da diese als fehleranfällig gelten.

RPA bietet Vorteile in den Bereichen Qualität, Geschwindigkeit und Kosten

Einer der großen Vorteile bei der Datenmigration mittels RPA ist der Verzicht auf maschinelle Migrationsprogramme. Technisch realisiert werden kann eine Datenmigration beispielsweise mittels ETL-Tools. Bei der Auswahl eines ETL Werkzeuges müssen aber die Soft- und Hardware Anforderungen berücksichtigt werden, da nicht jedes Tool sich für alle Systeme eignet. Durch den Einsatz von RPA lässt sich sicherstellen, dass die definierten Eingaberegeln berücksichtigt werden. Insbesondere die Berücksichtigung alltäglicher Prüfroutinen ist bei der Migration der Daten hilfreich. Auch die Entwicklung mittels Workflows erleichtert die Migration sämtlicher Daten und ermöglicht den Verzicht auf Programmtests. Stattdessen müssen die Verantwortlichen lediglich Prozesstests veranlassen, sodass eine schnellere Projektumsetzung möglich ist.

Insgesamt ist RPA mehr als eine Alternative zur klassischen Dateneingabe durch Mitarbeiter. Mithilfe der Technologie lassen sich Engpässe in den IT-Abteilungen umgehen und verfügbare Ressourcen im Zielbereich einsetzen. Außerdem lassen sich mithilfe der Technologie von Mitarbeitern verursachte Fehler im produktiven Umfeld vermeiden, deren Behebung mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden ist. Ein Software-Roboter durchläuft gleichbleibende, definierte Prozesse und das fehlerlos.

RPA vermeidet das Risiko von versteckten, schwer zu findenden Bugs

RPA ist nicht nur eine Alternative zur maschinellen Migration, sondern im Besonderen zur manuellen Datenmigration. Denn je größer die Anwendung desto höher sind die Kosten für die Umstellung. Das ist leicht nachzuvollziehen, wenn man bedenkt, dass bei der manuellen Datenmigration der Entwickler erst den Programmcode des alten Systems liest und dann den neuen Code schreiben muss. Bei historisch gewachsenen Systemen kann der Arbeitsaufwand leicht explodieren, vor allem wenn während der Migration noch am alten System weiterentwickelt wird. Denn für eine erfolgreiche Migration ist es wichtig, dass die migrierte Anwendung sich so verhält wie das Original und sich keine Unterschiede in der Logik einschleichen. Was nur zu leicht passieren kann, da Menschen bekanntlich Fehler machen. Da zudem Fehler nicht systematisch passieren, sondern eher zufällig, erhöht sich das Risiko von versteckten und schwer erkennbaren Bugs.

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Praktische Anwendungsfälle für die RPA-basierte Datenmigration

Nachdem die grundsätzlichen Möglichkeiten von RPA bei der Automatisierung der Datenmigration beleuchtet wurden, zeigen wir Ihnen im Folgenden einige spezifischen Anwendungsfälle für den Einsatz von RPA bei der Datenübertragung.

RPA für den ERP-Systemwechsel

Kein Unternehmen ersetzt gerne eine etabliertes ERP-System durch ein neues. Aufgrund der hohen Relevanz von ERP-Systemen für rechtzeitige und bedarfsgerechte Ressourcenplanung und -steuerung gilt die Einführung einer neuen Lösung als besonders komplex und kostspielig. Auch wenn eine neue Software die festgelegten Anforderungen erfüllt, muss trotzdem eine Übertragung aller Daten erfolgen. An dieser Stelle unterstützen Software-Roboter die Migration und übernehmen die aufwendige und umfangreiche Übertragung sämtlicher Daten. Durch den standardisierten Ablauf lassen sich manuelle Übertragungsfehler ausschließen und die Geschwindigkeit der Datenübertragung erhöhen. Außerdem wirkt sich der Einsatz der Technologie positiv auf die Kosten aus, die aufgrund der Datenübertragung sowie der Berücksichtigung etwaiger Migrationskonzepte im Regelfall besonders hoch ausfallen.

Übernahme von Bestandsverträgen

Vor allem in der Banken- und Versicherungsbranche gelten Bestandsverträge als Herausforderung bei der Einführung neuer Systeme. Oftmals zieht sich ein Systemwechsel extrem in die Länge, da sich bestehende Verträge weiterhin im Altsystem befinden. Denn das neue System soll nicht die Nachteile der ehemaligen Lösung adaptieren. Somit kann ein solcher Systemwechsel mitunter mehrere Jahre in Anspruch nehmen. Um dies zu vermeiden, kann RPA bei der Übertragung dieser Verträge helfen. Hierfür lassen sich die bestehenden Daten an die Datenstruktur des Zielsystems anpassen. Auf diese Weise kann ein hohes Maß an Kompatibilität sowie an Qualität gewährleistet werden. Außerdem sinken nachträglich die Kosten, die für den Betrieb zweier Systeme anfallen.

SAP S/4HANA Migration mittels RPA

Mit S/4HANA bietet SAP eine Geschäftssuite mit umfangreichen Funktionen für die Digitalisierung ganzer Geschäftsprozesse. Auch wenn das Potenzial der Software unbestritten ist, so gilt die Migration der benötigten Daten als eine der großen Herausforderungen. Als Lösung präsentiert auch sich in diesem Fall der Einsatz eines Software-Roboters. Durch die Individualisierung des Software-Roboters können komplexe Anforderungen an die Datenstruktur berücksichtigt werden. Außerdem sorgt ein vorheriger Test des Software-Roboters für ein hohes Maß an Qualität bei der Übertragung. Dabei können Unternehmen auch den hohen Compliance-Anforderungen entsprechen.

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Fazit zur RPA-basierten Datenmigration

Der Einsatz von RPA zur Migration komplexer Daten stellt eine sehr effiziente Alternative zu klassischen Migrationsprogrammen dar. Durch den einfachen Aufbau einer solchen Software lassen sich große Datenmengen schnell und mit einer hohen Qualität übertragen. Für die Unternehmen ergibt sich somit eine höhere Geschwindigkeit beim Systemwechsel. Außerdem hat die höhere Effizienz auch sinkende Kosten zur Folge, sodass auch komplexere Anpassungen möglich sind. Wichtig bei diesem Ansatz ist die Verabschiedung vom RPA-Ansatz zur Entwicklung einer nachhaltig einsetzbaren Softwarelösung im operativen Tagesgeschäft.

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