Datenschutz leicht gemacht mit Robotic Process Automation (RPA)

Der Software-Bot als Wächter des Datenschutzes

Die Datenschutzgesetze bereiten vielen Unternehmen angesichts der strengen Anforderungen an die Einhaltung der Sicherheit personenbezogener Daten und des Datenschutzes im Allgemeinen erhebliche Kopfschmerzen. Praktisch jede Organisation verarbeitet persönliche Informationen wie Namen, Telefonnummern, Bankkontonummern, persönliche Identitätsnummern oder Postanschriften von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern, die in Dutzenden oder Hunderten von Systemen gespeichert werden. Angesichts der steigenden Datenflut haben viele Unternehmen Schwierigkeiten sicherzustellen, dass die gesetzlichen Bestimmungen zur Verwaltung dieser Daten eingehalten werden. Es fehlt an geeigneten Systemen zu einer effektiven Überwachung der verschiedenen Datenquellen. Robotic Process Automation (RPA) kann das Problem lösen, da mit Hilfe von RPA die Entdeckung, Einbindung, Inventarisierung, Klassifizierung, Validierung und Zuordnung von sensiblen Daten aus und in verschiedenen Geschäftsprozessen über unterschiedliche Datenbanken hinweg automatisiert werden kann.

Jede Transaktion so exakt wie die andere

RPA ist eine Technologie, die Software-Roboter verwendet, um sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben in vorhandenen Anwendungen automatisiert auszuführen. Dabei ahmt ein sogenannter Bot die Arbeit eines Mitarbeiters nach und kann so manuelle Tätigkeiten in Büroabläufen übernehmen, die bislang von den Mitarbeitern ausgeführt wurden. Im Vergleich zu einem Menschen langweilt sich ein Bot bei der Arbeit nicht und ist bei der 5.000. Transaktion noch genauso aufmerksam, wie bei der ersten, wodurch Bearbeitungsfehler praktisch nicht mehr vorkommen. RPA ist einfach zu verwenden und bietet einen schnelleren ROI ohne kostspielige Infrastrukturinvestitionen und zeitaufwendige Codierung. Durch das verringerte Fehlerrisiko und die Fähigkeit, die definierten Schritte sorgfältig zu befolgen, können Sicherheitsrisiken drastisch reduziert werden.

Benefits von RPA

  • Kostensenkung
  • Effizienzsteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Compliance-Probleme antizipieren

Software-Bots können die Einhaltung des Datenschutzes sicherstellen, indem sie strukturierte Daten zuordnen, persönliche Informationen in einer Organisation identifizieren und klassifizieren. Um die Einhaltung der Anforderungen beispielsweise der DSGVO an die Datenanonymität zu gewährleisten, kann RPA Daten vor dem Speichern pseudonymisieren und Kunden im Falle eines Datenverstoßes automatisch informieren. Sobald bei der Überwachung Insider-Bedrohungen oder Datenverluste entdeckt werden, können automatisch Datensicherheitskontrollen eingesetzt werden, um Bedrohungen zu begegnen, Systemfehler zu beheben, verloren gegangene Daten zu rekonstruieren und zukünftige Probleme zu verhindern. Da ein Software-Roboter alle seine Aktionen in einer Protokolldatei speichert, können Unternehmen Compliance-Probleme besser antizipieren und verwalten, proaktiv interne Überprüfungen des Compliance-Status durchführen und bei Bedarf effektiv auf ein erforderliches Audit reagieren.

Effektive Datenverarbeitung

Eine der größten Herausforderungen bei der Gewährleistung der Einhaltung des Datenschutzes ist die Verwaltung der Datenzuordnung. RPA vereinfacht die Datenzuordnung, indem in einer Organisation gespeicherte Informationen identifiziert und klassifiziert werden. Die Automatisierung des Prozesses sorgt für Sicherheit, erhöht die Effizienz und senkt die Kosten.

Optimierung der Datenverwaltung

Wenn es um das Recht betroffener Personen auf Datenlöschung, das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Zugriff oder die Datenübertragbarkeit geht, hilft RPA, den Prozess zur Verwaltung von Dateneinwilligungen durch Automatisierung zu vereinfachen und zu beschleunigen. Denn Kunden können das Unternehmen jederzeit auffordern, Informationen darüber zu erhalten, wie ihre persönlichen Daten gespeichert und verwendet werden. Ebenso können sie verlangen, dass ihre persönlichen Daten gelöscht werden. Ein manueller Prozess zur Bearbeitung dieser Anforderungen kann langwierig, zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Darüber hinaus kann eine Verzögerung oder ein Fehler die Konformität des Prozesses mit den Datenschutzbestimmungen beeinträchtigen. Generell ermöglicht es RPA Unternehmen, das ihnen obliegende Datenschutzmandat besser einzuhalten.

Benachrichtigungen über Verstöße

Die meisten Datenschutzgesetze oder -vorschriften schreiben vor, dass die Behörden und anschließend die betroffenen Personen bei Datenschutzverstößen innerhalb eines bestimmten Zeitraums informiert werden müssen. Bei umfangreichen Verstößen kann das zu einer großen Herausforderung für die Unternehmen werden. Software-Roboter können bei der effektiven Ausführung des Auftrags hilfreich sein, indem sie die entsprechenden Stellen und die betroffenen Personen innerhalb des vorgeschriebenen Zeitrahmens benachrichtigen.

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Datendokumentation

Die in einem Unternehmen gespeicherten Daten stammen in aller Regel aus unterschiedlichen Datenquellen. Jedes Unternehmen muss die Datenerhebung und alle Datenverarbeitungsaktivitäten aufzeichnen und dokumentieren, um jederzeit Rechenschaft über die Datenverarbeitung abgeben zu können – vor allem dann, wenn es um den Umgang mit personenbezogenen Daten geht. Software-Bots sind in der Lage, das Löschen, Hinzufügen und Verändern der Daten aufzuzeichnen und entsprechende Überwachungsprotokolle zu generieren. Die Überwachungsprotokolle ermöglichen wiederum eine zeitnahe Analyse, um Verstöße gegen das Datenschutzgesetz zu identifizieren und zu melden. Die Bots tragen auch dazu bei, die Einhaltung der festgelegten Richtlinien sicherzustellen und bei Nichteinhaltung entsprechende Warnungen zu generieren.

Sicherheitsoperationen

Software-Roboter können auch zum Erkennen und zur Reaktion auf Bedrohungen eingesetzt werden. Dazu sammeln sie relevante Informationen über Bedrohungen und technische Daten, die eine schnelle und effiziente Analyse von Malware und Bedrohungswarnungen ermöglicht. Einmal erfasst, kann die Robotiklogik dabei helfen, Entscheidungen darüber zu treffen, wann und wie zu reagieren ist. Darüber hinaus können automatisierte Maßnahmen ergriffen werden, um die Behebung von Vorfällen zu koordinieren.

RPA kann die Effizienz und Qualität des Bedrohungs- und Schwachstellenprogramms verbessern, indem sie dabei hilft, Schwachstellen im Unternehmen zu verstehen und Abhilfemaßnahmen nach Priorität zu ordnen. Sie kann dann eingesetzt werden, um System- und Anwendungsadministratoren automatisch über die zu treffenden Maßnahmen zur Gefahrenabwehr und deren Durchführung zu informieren.

Phishing-Prävention

Phishing-Angriffe sind eine der häufigsten Bedrohungen, denen Unternehmen heute ausgesetzt sind. Eine Phishing-E-Mail richtig zu analysieren und darauf zu reagieren, kann schon bei einer einzigen E-Mail ein zeitaufwendiger Prozess sein. Dies macht den Anti-Phishing-Prozess zu einem hervorragenden Kandidaten für eine Automatisierung, da durch die automatisierte Analyse der Phishing-Angriffe und der Einleitung von Gegenmaßnahmen Unternehmen mehr Warnmeldungen effektiver bearbeiten, wodurch das Risikomanagement verbessert und die Angriffsfläche verringert wird.

Dazu extrahiert der Software-Roboter die Indikatoren (URLs/IPs) aus der Nachricht, vergleicht sie mit Quellen zu Bedrohungsinformationen, generiert einen Bericht und erstellt ein Ticket mit allen relevanten Informationen. Im Rahmen seiner Analyse überprüft er den Nachrichten-Header, scannt die E-Mail auf verdächtigen Inhalt, durchsucht den Anhang nach Malware und validiert die Authentifizierungsprotokolle. Als Gegenmaßnahme führt er im Ernstfall einen Antiviren-Scan durch, aktualisiert den Firewall-/Spamfilter, deaktiviert wenn nötig die betroffenen Benutzerkonten, bereinigt den E-Mail-Server und benachrichtigt die betroffenen Parteien.

Erstberatung mit unseren RPA-Experten! Robotic Process Automation

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In einer Erstberatung zu Robotic Process Automation erläutern Ihnen unsere erfahrenen RPA-Consultants, wie Sie die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen mit Robotic Process Automation automatisieren können und beantworten gerne Ihre Fragen.

Fazit:

Angesichts der Fülle an (personenbezogenen) Daten, die täglich in den Unternehmen verarbeitet, verwaltet und gesichert werden müssen, ist die Überwachung und Einhaltung der diversen Datenschutzbestimmungen manuell kaum noch machbar. Die Entwicklung entsprechender Programme und Anwendungen könnte eine Option sein, ist jedoch mit hohen Kosten verbunden. Der Software-Roboter bietet den Unternehmen dagegen einen kostengünstigen und sehr effektiven Ausweg aus diesem Dilemma. Denn der digitale Mitarbeiter hat kein Problem mit Routineaufgaben. Für ihn stellt es kein Problem dar, jeden Tag tausende Male dieselbe Prüfroutine durchzuführen und denselben Bericht über dieselben Vorgänge zu erstellen. Zudem können – je nach Anzahl der Software-Roboter – unzählige Systeme gleichzeitig überprüft werden, wodurch die Zeit, die zum Erkennen von Sicherheitsverletzungen und zur Einleitung entsprechender Gegenmaßnahmen erforderlich ist, drastisch reduziert wird.

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