Wie Sie im Unternehmen eine Digital Workforce aufbauen

Was ist eine Digital Workforce und wie unterstützt diese Unternehmen im Tagesgeschäft?

 Prozessdigitalisierung - Arbeitsplatz nach Digitalisierung

Die digitale Transformation zwingt Unternehmen nicht nur dazu, Strukturen und Organisationsformen zu hinterfragen. Vielmehr erfordert die Digitalisierung auch einen tiefgreifenden Wandel in der Personalpolitik. Je schlauer ein Unternehmen wird, desto smarter müssen auch dessen Mitarbeiter sein. Der bisher schon realisierte Grad der Digitalisierung zeigt, dass Algorithmen die Zukunft der Arbeitswelt bestimmen werden und weit über physikalische Prinzipien hinausreichen. In Zukunft wird Software weitgehend die Abwicklung der alltäglichen Geschäftsprozesse übernehmen.

Was ist eine „Digital Workforce“?

Bei der Digital Workforce, im deutschen digitale Belegschaft, handelt es sich um ein skalierbares Team digitaler Software-Roboter. Diese automatisieren ausgewählte Prozesse vollständig oder sorgen für eine partielle Automatisierung und unterstützen auf diese Weise Mitarbeiter bei der Arbeit. Dabei lassen sich die entsprechenden Roboter innerhalb kürzester Zeit implementieren und zur Bearbeitung spezifischer Aufgaben einsetzen. Im Fokus entsprechender Roboter stehen repetitive Prozesse mit einem hohen Auftragsvolumen.

Dabei übernehmen die Software-Roboter sogar die Erledigung kompletter Prozesse und entlasten somit die Mitarbeiter. Die gewonnenen Ressourcen können im Rahmen strategischer und wertschöpfender Aktivitäten dann gewinnbringender für das Unternehmen eingesetzt werden. In bestimmten Fällen können Menschen und Roboter auch miteinander interagieren zu lassen. So ist die direkte Kommunikation mit Kunden oftmals besser über menschliche Arbeitskräfte zu gewährleisten, während die Roboter den Menschen dahin gehend unterstützen, dass sie die Bearbeitungen im System vornehmen. Auf diese Weise unterstützt der Roboter den Mitarbeiter bei der Kundenbetreuung.

Die Stärke der Digital Workforce kann variieren und lässt sich kontinuierlich an die jeweiligen Anforderungen anpassen. Somit spielt die Skalierbarkeit für die Umsetzung der Digital Workforce eine tragende Rolle und muss im Realbetrieb gewährleistet werden. Die Skalierbarkeit beruht dabei auf einem Mix aus flexiblen Automatisierungslösungen und Best Practices.

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Welche Kerntechnologien gibt es zur Realisierung einer Digital Workforce?

Für den Aufbau einer digitalen Belegschaft gibt es unterschiedliche Anforderungen. Immer öfter werden sich dann technologische und menschliche Intelligenz auf Augenhöhe begegnen. Für eine erfolgreiche, effiziente Zusammenarbeit zwischen dieser neugeschaffenen Digital Workforce und den Mitarbeitern müssen sich diese zu Datenexperten weiterentwickeln. Neben den richtigen Mitarbeitern müssen auch eine anforderungsgerechte Software eingesetzt werden sowie eine passende Einstellung der Mitarbeiter gewährleistet sein.

Die Wahl der richtigen Software

Insbesondere der Einsatz von Robotic Process Automation gilt als Grundlage, um kleinere Automatisierungsprojekte zu realisieren. Hierbei kann es sich beispielsweise im ersten Schritt um die Automatisierung eines einzelnen Arbeitsschritts handeln. Zu einem späteren Zeitpunkt kann dieser automatisierte Prozess die Etablierung eines Workflows im gesamten Unternehmen unterstützen. Der Vorteil einer solchen Lösung besteht in der einfachen Skalierbarkeit. Nach der Implementierung lässt sich die Software beliebig häufig und ohne stark steigende Kosten mehrfach verwenden.

Die richtige Software gilt zudem als Voraussetzung, um kontinuierlich neue Roboter hinzuzufügen. Hierbei kann es sich um physische oder virtuelle Maschinen handeln, auf denen eine Automatisierungssoftware installiert ist. Anschließend lassen sich die Roboter schnell einrichten und konfigurieren. Vor allem hochwertige Plattformen erlauben die Verwendung von Enterprise-Funktionen. Sie erfüllen alle Anforderungen der Unternehmens-IT an Sicherheit, Skalierbarkeit, Revisionssicherheit und Änderungsmanagement. Da sie häufig für wichtige Geschäftsprozesse verwendet wird, verfügen die zentralen Steuerungskomponenten dieser Enterprise RPA-Technologie über die erforderlichen Funktionen, die Unternehmen von unternehmensweit eingesetzter Software erwarten und kennen.

Auswahl der richtigen Mitarbeiter zum Aufbau der Digital Workforce

Außerdem stellt die Einbeziehung der Mitarbeiter eine wichtige Erfolgskomponente dar. In der Regel beginnt der Aufbau der Digital Workforce oftmals mit einem Mitarbeiter oder einem Kernteam. Da diese Mitarbeiter an der ersten Automatisierungsimplementierung beteiligt sind, kennen sie die Software und sollten daher bereit und in der Lage sein, die Einführung der Lösung im ganzen Unternehmen aktiv zu unterstützen sowie weitere Funktionsteams aufzubauen.

Je mehr sich die Mitarbeiter mit dem Potenzial einer Automatisierungsleistung vertraut machen und die Chancen und Vorteile für das Unternehmen verinnerlichen, desto einfacher lässt sich auch die digitale Belegschaft skalieren. Mitarbeiter, die aktiv an der Prozessautomatisierung beteiligt waren und anschließend in anderen Bereichen einführen, können einen großen Anteil zur digitalen Transformation leisten.

Die richtige Einstellung im Unternehmen etablieren

Oftmals haben Manager weitreichende Visionen zur Digitalisierung. Aber jedes Projekt fängt in der Belegschaft an und erfordert deren Mitwirken. Dementsprechend kann die Vermittlung der richtigen Einstellung sowohl als strategische, als auch taktische Erfolgskomponente betrachtet werden. Grundsätzlich kann ein Lenkungsausschuss zur Definition von Richtlinien und Prioritäten einen wertvollen Beitrag leisten.

Ein wesentlicher Vorteil von RPA besteht darin, dass RPA sehr flexibel und einfach etabliert und an die Bedürfnisse der jeweiligen Abteilung angepasst werden. Einmal implementiert, können die Benutzer der Software einige Workflows erstellen und somit die Effizienz des Roboters steigern.

Die Furcht vieler Mitarbeiter, dass die digitale Belegschaft zu einem Abbau der menschlichen Ressourcen führt, ist dabei unbegründet. Vielmehr helfen die Roboter den Menschen bei der Bearbeitung unliebsamer Prozesse und schaffen Arbeitszeit zur Bearbeitung von Aufgaben mit einem höheren Mehrwert für das Unternehmen.

RPA-Erklärvideo

Benefits von RPA

  • Kostensenkung
  • Effizienzsteigerung
  • Mitarbeiterentlastung
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Beispiele aus der Unternehmenspraxis

In der Praxis gibt es bereits zahlreiche Beispiele, die das Potenzial der Digital Workforce verdeutlichen. Zu diesen Best-Practice-Beispielen gehört auch die Audi AG, die in der Fertigung auf Roboter und vernetzte Maschinen setzt. Diese können miteinander kommunizieren und eigenständig arbeiten. Für die Programmierung setzt das Unternehmen zunehmend auf Fachinformatiker mit dem Schwerpunkt der Systemintegration. Insbesondere die Ausbildung entsprechender Fachkräfte hilft beim nachhaltigen Aufbau der Digital Workforce.

Auch der Drogeriekonzern dm setzt im operativen Geschäft auf eine digitale Belegschaft. So spielen bei der Einteilung von Mitarbeitern Big-Data-Algorithmen eine tragende Rolle. So plant nicht der Filialleiter die Schichten der Mitarbeiter, sondern eine Software. Diese berücksichtigt Faktoren wie den Warenbestand, Ferientermine, Wetterprognosen und Verkehrslagen, um eine optimale Besetzung zu gewährleisten.

Die größten Vorteile für Unternehmen

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet zahlreiche Vorteile:

  • schnellere Digitalisierung
  • gesteigerte Produktivität
  • besseres Kundenerlebnis
  • höhere Geschwindigkeit
  • fehlerfreie Prozesse

Außerdem kann die Automatisierung die Integration von Innovationen beschleunigen. So lassen sich Geschäftsprozessanforderungen, die die Zusammenarbeit unterschiedlicher Technologien erfordern, besser managen. Aus diesem Ansatz resultiert auch ein maximaler Nutzen, welcher aus der Automatisierung gewonnen wird.

Insgesamt revolutionieren digitale Mitarbeiter den Arbeitsplatz, da die Digital Workforce schnell und wirtschaftlich als jeder Mitarbeiter die ihr übertragenen Aufgaben erledigt. Die Änderung eines bestehenden Informationssystems bedarf zudem keiner separaten Anpassung, da die Software mit diesem interagiert. Schlussendlich fördert die Transformation einen fehlerfreien und stabilen Arbeitsprozess und reduziert auf diese Weise menschliche Fehler.

Die Rolle des Change Managements beim Aufbau einer Digital Workforce

Der Aufbau einer Digital Workforce ist für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens wichtig. Allerdings müssen die Unternehmen berücksichtigen, dass RPA, Cognitive Computing und Künstliche Intelligenz sehr unterschiedliche Probleme adressieren und lösen. Jede Automatisierung hat Auswirkungen auf die Angestellten und erfordert detaillierte Analysen. Diese Analysen müssen von den betroffenen Teams ausgewertet, angewendet und verstanden werden. Die Mitarbeiter werden zu Datenexperten, die die Daten nicht nur analysieren, sondern auch in Automatisierungslösungen übersetzen. Nichtsdestotrotz dauert dieser Wandel mehrere Jahre an. Mitarbeiter könnten befürchten, dass die eigene Arbeit von der Digitalisierung bedroht ist und sich somit gegen die Einführung einer neuen Technologie wehren. Dementsprechend müssen umfangreiche Aufklärungsinitiativen in das Change Management aufgenommen werden. Nur auf diese Weise kann der nachhaltigen Wandel im Unternehmen stattfinden und erfolgreich von der gesamten Belegschaft getragen werden.

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Fazit

Die Digital Workforce beschreibt eine digitale Belegschaft, die sowohl aus Menschen als auch aus Maschinen besteht. Während Maschinen vermehrt einfache und vor allem standardisierte Aufgaben übernehmen, können sich die Mitarbeiter auf wertschöpfende Tätigkeiten fokussieren.

Allerdings ist der Aufbau einer solchen Workforce eine Herausforderung für ein Unternehmen, denn oftmals verspüren die Mitarbeiter das Gefühl, dass die eigene Arbeitsleistung nicht mehr gefragt ist. Dementsprechend müssen die Mitarbeiter aktiv in den Entwicklungsprozess involviert werden. Nur auf diese Weise lassen sich interne Widerstände abbauen und eine digitale Belegschaft realisieren. In etablierten Strukturen kann der Wandel dabei mehrere Jahre in Anspruch nehmen. Die Berücksichtigung dieses Umstands im unternehmensinternen Change Management ist entscheidend für den erfolgreichen Aufbau einer Digital Workforce.

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