Document Automation – mehr als nur die Digitalisierung von Dokumenten

Breite Anwendbarkeit der Dokumentenautomatisierung erlaubt Einsatz in den unterschiedlichsten Branchen und Unternehmen

 Ordner voller Dokumenten

In Unternehmen jeder Größenordnung gibt es eine Vielzahl von Dokumententypen, die täglich von den Mitarbeitern verwendet und erstellt werden. Dabei verbringen sie viel Zeit damit, den passenden Inhalt und das passende Styling für diese Dokumente zu finden, sie dann zu erstellen, zu überprüfen, zu begutachten, zur Genehmigung vorzulegen, zu überarbeiten, zu korrigieren und sicherzustellen, dass sie an den richtigen Empfänger zugestellt und am richtigen Ort archiviert werden. Das Handling von Dokumenten wird zunehmend zu einer Herausforderung für Unternehmen. Immer mehr Betriebe suchen daher nach innovativen und interaktiven Lösungen, wie sie das Handling von Dokumenten vereinfachen und Zeit und Geld bei der ressourcenaufwendigen Dokumentenerstellung sparen können. Document Automation wird von vielen Unternehmen dabei als des Pudels Kern gesehen. Aber was verbirgt sich hinter Document Automation?

Was ist Document Automation?

Document Automation verwendet Software zur Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Dokumentenlebenszyklus von der Erstellung bis zur Speicherung. Der Prozess der Dokumentenautomatisierung startet mit dem automatischen Sammeln von Daten aus verschiedenen Dokumenttypen und internen sowie externen Quellen wie Datenbanken, Tabellenkalkulationen und E-Mails. Aus den extrahierten Daten werden dann neue Dokumente wie Rechnungen, Verträge und Bestellformulare oder intelligente Vorlagen, in denen Expertenwissen verarbeitet wird, erstellt. So kann garantiert werden, dass immer die richtigen und korrekten Daten verwendet werden, um jedes Mal genau die Dokumente auszugeben, die auf die jeweiligen internen und externen Anforderungen perfekt zugeschnitten sind. Dokumente, die via Document Automation in Smart Forms (interaktive Dateien) umgewandelt wurden, verschieben die Daten auch abteilungsübergreifend nach Geschäftsregeln und -beschränkungen. Die Idee dahinter ist, Inkonsistenzen zu beseitigen und die Zeit für sich wiederholende Aufgaben wie das Ausfüllen von Dokumenten zu reduzieren. Je häufiger ein bestimmter Dokumententyp erstellt wird, desto sinnvoller ist die Dokumentenautomatisierung.

Wie funktioniert Document Automation?

Der erste Schritt in der Dokumentenautomatisierung ist die Extraktion von Daten aus Dokumenten.

Nach dem Extrahieren der Daten übernimmt ein Dokumentverarbeitungstools die Prüfung der Gültigkeit und Qualität der Quelldaten anhand unternehmensinterner Richtlinien, Geschäftsregeln und öffentlicher Vorgaben. Anschließend wird der Wert des Dokuments gesteigert, indem verwandte Attribute aus externen Quellen hinzugefügt werden. Nachdem die Daten gesammelt und bearbeitet wurden, wird der gewünschte Dokumenttyp mit entsprechenden Document Automation Tools erzeugt, da die manuelle Bearbeitung dieses Prozesses möglicherweise fehleranfällig ist und lange dauert. Im Gegensatz dazu können diese Tools die gewünschten Dokumente in kürzerer Zeit und ohne Fehler generieren.

Drei Ansätze

Aber Dokumentenautomatisierung ist nicht gleich Dokumentenautomatisierung. Man unterscheidet hier drei Ansätze:

  • die vollautomatisierte Dokumentenautomatisierung, bei der kein Benutzer bei der Dokumentenerstellung eingreift und Art und Inhalt des Dokuments durch die Vorlagen, die verfügbaren Daten und die hinterlegten Geschäftsregeln bestimmt werden,
  • die benutzergesteuerte Dokumentenautomatisierung, bei der der Benutzer über den Inhalt entscheidet, da keine Geschäftsregeln für die Dokumentenerstellung zugrunde gelegt werden können, auch wenn der Inhalt des Dokuments größtenteils durch Daten und Geschäftsregeln bestimmt wird,
  • die hybride Dokumentenautomatisierung, bei der die Dokumente automatisch auf der Basis von Daten und Geschäftsregeln erstellt werden und der Benutzer nur bei fehlenden Daten eingreift.

Welcher Automatisierungsansatz gewählt wird, hängt letztendlich davon ab, wie viele bei der Dokumentenerstellung zu treffenden Entscheidungen durch automatisierte Vorlagen in intelligente, informationsgesteuerte Entscheidungen umgewandelt werden können.

Welche Vorteile bietet Document Automation?

Generell kann jedes Unternehmen von der Automatisierung von Dokumenten profitieren. Je größer die Bedeutung des Dokuments ist, desto sinnvoller, wertvoller ist seine Automatisierung. Aber auch Unternehmen, die täglich eine große Anzahl von Dokumenten händeln, sollten die Dokumentenautomatisierung priorisieren. Angesichts der jährlich zunehmenden Dokumenten-Transaktionen können Unternehmen durch die Integration von Automatisierungstools erheblich Zeit durch eine schnellere Dokumentengenerierung und -verarbeitung sparen. Die Automatisierung der Dokumentenproduktion erhöht die Effizienz und Compliance, denn die Verwendung intelligenter Vorlagen für die Dokumentenerstellung reduziert potenzielle Ungenauigkeiten, die Unternehmen wirtschaftlichen und rechtlichen Risiken aussetzen können. Durch die Gewährleistung der Konsistenz mit der Geschäftslogik und genauen Daten können Unternehmen ihre Dokumente sicher bereitstellen.

Kein Spielraum mehr für menschliches Versagen

Das Erstellen und Weiterleiten digitaler Dokumente wird mit der richtigen Plattform für die Dokumentenautomatisierung wesentlich vereinfacht. Der Spielraum für menschliches Versagen bei der Erstellung und Fertigstellung eines Dokuments wird durch die automatisierte Dokumentenproduktion auf ein Minimum reduziert. Durch das digitale Ausfüllen von Dokumenten kann es nicht zur Eingabe unleserlicher oder falscher Daten kommen. Dagegen sind manuelle Prozesse zur Dokumentenerstellung anfällig für menschliche Fehler, die zu Verzögerungen führen und die Arbeitsbelastung in Unternehmen erhöhen können. Die Dokumentenautomatisierung reduziert diese Fehler und benachrichtigt die Mitarbeiter, wenn die erforderlichen Informationen fehlen.

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Standardisierte, zugriffssichere Vorlagen und Strukturen

Im Rahmen der Dokumentenautomatisierung werden alle Dokumente in der Cloud und in einem Workflow gespeichert. Kein Dokument verschwindet damit mehr im Nirvana separater Laufwerke oder E-Mail-Ablagen. Die Dokumentenautomatisierung kann standardisierte Vorlagen und Strukturen für Dokumente bereitstellen, ohne dass weitere Layouts und Formatierungen erforderlich sind. Der Zeit-, Geld- und Papieraufwand für die Verwaltung von Hardcopy-Dokumenten verringert sich. Die Speicherung digitaler Dokumente an einem zentralen Ort macht physische Aktenschränke im Büro überflüssig und schützt gleichzeitig alle Dokumente, indem der Zugriff auf Inhalte basierend auf einem Benutzerprofil gesteuert werden kann. So kann der Zugriff auf vertrauliche Dokumente auf eine begrenzte Anzahl von Benutzern beschränkt werden, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die benötigten Dokumente haben.

Cleveres Wissensmanagement

Verzweigungslogik, automatisierte Erinnerungen und vorab ausgefüllte Informationen ermöglichen einen automatisierten Informationsworkflow, der die Genauigkeit und Effizienz der Dokumentenverarbeitung verbessert, ohne die Sicherheit sensibler Informationen zu beeinträchtigen. Die Digitalisierung von Dokumenten und die Automatisierung des Dokumentprozesses zeigt potenzielle Lücken und Ineffizienzen im Workflow auf. Mit all den oben genannten Faktoren spart die Dokumentenautomatisierung letztendlich Geld und erhöht die Rentabilität. Last but not least verbessert die Automatisierung von Dokumenten auch das Wissensmanagement im Unternehmen. Fachwissen wird in automatisierten Vorlagen kodifiziert und verwaltet, die dann vom Unternehmen aufbewahrt werden, auch dann, wenn der ursprüngliche Verfasser das Unternehmen verlässt. Dies reduziert den Abfluss wertvollen Wissens.

Wo wird Dokument Automation angewendet

Rein theoretisch bietet jedes Unternehmen eine ideale Spielwiese für Document Automation. Denn Unternehmen produzieren und bearbeiten täglich eine Vielzahl von Dokumenten angefangen von Versicherungspolicen, Hypotheken- oder Kreditkartendokumente, Verkaufsangebote, Angebotsanfragen über Rechtsdokumente, Arbeitsverträge, Gesundheits- und Sicherheitsverfahren und datengesteuerte Kundenkommunikation bis hin zu E-Mails und Web-Inhalten.

Einige dieser Dokumente können 80 bis 100 Seiten umfassen, mit Hunderten von optionalen Absätzen und Datenelementen. Eine Software zur Automatisierung von Dokumenten ist in der Lage, auf der Grundlage der Transaktionsdaten automatisch die richtigen Dokumentvariablen auszufüllen.

Einfaches Handling von hunderten von Dokumenten

Mitarbeiter in großen Organisationen erstellen täglich Tausende von Geschäftsdokumenten, Präsentationen und E-Mails. Ohne ein Dokumentenautomatisierungssystem kann die Produktion sich wiederholender Dokumente zu stundenlanger, unnötiger Arbeit führen. Im Versicherungswesen können Versicherungspolicen und Bescheinigungen je nach Art auch Hunderte von Seiten umfassen und spezifische Informationen über den Versicherten enthalten. In der Vergangenheit wurden diese Pakete mit Versicherungsdokumenten typischerweise durch das Abtippen von Freiform-Briefen, das Hinzufügen von vorgedruckten Broschüren, die Bearbeitung von Vorlagen und das Anpassen von Grafiken mit den erforderlichen Informationen erstellt, dann manuell sortiert und alle Dokumente in ein Paket eingefügt und an den Versicherten versandt. Diese zeitraubende Tätigkeit wird von Document Automation Systemen in einem Bruchteil der Zeit erledigt, da sie auf einen Pool von Informationen, Formularen, Vorlagen und Textbausteinen zugreifen können. Auch Immobilienmakler profitieren von der automatisierten Dokumentenerstellung. Sie müssen täglich mehrere Wohnungs- und Häuservermittlungen gleichzeitig abwickeln und dazu die jedes Mal oft mehrseitigen Hypothekendokumente zusammen- und erstellen. Auf der Grundlage der Transaktionsdaten können Document Automation Systeme automatisch die richtigen Dokumentvariablen ausfüllen und die entsprechenden Dokumente erstellen.

Auf Nummer sicher

Im Rechts- und Compliance-Umfeld kann die Automatisierungstechnik zur Erstellung von Rechtsdokumenten wie Term Sheets, Arbeitsverträgen und Nachlassdokumenten, Service Agreements oder Zulassungsverfahren verwendet werden. Im Gesundheitswesen ermöglicht die Automatisierung von Dokumenten einen reibungsloseren Betrieb der medizinischen Einrichtungen und eine höhere Konformität bei der Bestellung von Verbrauchsmaterialien, der Verwaltung von Mitarbeitern und der Verbesserung der Patientenversorgung. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen, Massenbestelldokumente und Patientenchecklisten sorgen diese digitalen Dokumente für Effizienz und Genauigkeit.

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Fazit:

Die Automatisierung von Dokumenten ermöglicht es Organisationen, Dokumente schnell und korrekt zu erstellen und das umständliche manuelle Ausfüllen sich wiederholender Dokumente durch vorlagenbasierte Systeme zu ersetzen. Ohne ein Dokumentenautomatisierungssystem kann die Produktion sich wiederholender Dokumente zu stundenlanger, unnötiger Arbeit führen. Unternehmen sind in der Lage, bei komplexen Dokumenten, die von Vertriebs- und Rechtsabteilungen erstellt werden, ein sehr strenges Maß an Governance und Qualitätssicherung zu gewährleisten. Mitarbeiter können schnell hochkomplexe Dokumente mit dynamischen Vorlagen erstellen und dabei sicher sein, dass sie den aktuellsten Dokumentinhalt verwenden. Unternehmen, die die Automatisierung von Dokumenten implementieren, sparen Zeit und setzen ihre Ressourcen sinnvoller ein, da sich die Mitarbeiter auf höherwertige Aufgaben als die Dokumentenerstellung konzentrieren können. Dank ihrer breiten Anwendbarkeit kann die Dokumentenautomatisierung in den unterschiedlichsten Branchen, Unternehmen und Abteilungen eingesetzt werden.

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