Erfolgreiche Prozessautomatisierung in Unternehmen

Die 5 Schritte zur erfolgreichen Prozessautomatisierung mit RPA

 Robotic Process Automation (RPA)

Prozessautomatisierung mit Robotic Process Automation bietet Unternehmen eine Reihe bedeutender Vorteile. Werden standardisierte, wiederkehrende Aufgaben von der Software-Robotern erledigt, steigt die Effizienz erheblich. Es wird zudem weniger Personal benötigt, das sich mit eintönigen Aufgaben beschäftigen muss. Dies senkt die Kosten deutlich und erhöht den Gewinn des Unternehmens. Diese Erfolge sind aber nur dann zielsicher zu erreichen, wenn die passende Automatisierungsstrategie zugrunde gelegt wird. Idealtypisch wird Prozessautomatisierung in den nachfolgend erklärten 5 Schritten implementiert.

1. Die richtigen Prozesse für die Prozessautomatisierung erkennen

Welche Prozesse am besten für eine Automatisierung geeignet sind, lässt sich oft erst nach einer eingehenden Analyse der gesamten Geschäftsabläufe feststellen. Deshalb ist eine umfassende Beratung durch einen erfahrenen RPA-Spezialisten dringend zu empfehlen. Eine professionelle Analyse ermöglicht es dem Unternehmen, Kosten für überflüssige Automatisierungsschritte zu sparen. Gleichzeitig werden aber auch keine Arbeitsabläufe übersehen, deren Automatisierung zu einer bedeutenden Effizienzsteigerung führen würde.

2. Die erkannten Prozesse für die Robotic Process Automation standardisieren

Die üblichen Geschäftsabläufe wachsen in den Unternehmen mit der Zeit zu komplizierten Komplexen zusammen. Dabei unterscheidet sich häufig die Handhabung ähnlicher Prozesse von Abteilung zu Abteilung – und sogar von Arbeitsgruppe zu Arbeitsgruppe – stark. Sollen diese Prozesse automatisiert werden, ist es sehr wichtig, interne Abläufe vorab zu vereinheitlichen. Sind die Prozesse auf diese Weise standardisiert, wird es leicht, einfach und – vor allem – kostengünstig sein, die Robotic Automation Software auf die ausgewählten Arbeitsschritte anzuwenden.

Hintergrund: Robotic Process Automation

Vorteile von RPA

  • Kostensenkung
  • Qualitätssteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

3. Die Automated Workflow Software implementieren

Bei der Einführung von RPA geht es darum, die Software Roboter an denselben Benutzerschnittstellen agieren zu lassen, an denen die menschlichen Mitarbeiter zuvor ihre Aufgaben erledigt haben. Somit ist eine zeit- und kostenaufwendige Umstellung der vorhandenen IT-Landschaft nicht erforderlich.
Die Konfiguration der Automated Workflow Software erfolgt daher schnell. Die Ausgaben für das Unternehmen bleiben gering. Die Amortisationszeit ist mit etwa sechs Monaten extrem kurz.

4. Die einzelnen Prozesse bei der robotergesteuerten Prozessautomatisierung überwachen

Nach der Einführung der RPA ist es von Bedeutung, die automatisierten Abläufe genau zu überwachen. Auf diese Weise lässt sich schnell feststellen, ob die ausgeführten Prozesse von den Mitarbeitern richtig gehandhabt werden und die Prozessautomatisierung somit zu den gewünschten Ergebnissen führt.
Fallen bei der Überprüfung wiederholte Bedienungsfehler auf, kann die Robotersoftware noch genauer angepasst werden, um einen noch effizienteren Ablauf zu gewährleisten.

5. Auf die Einhaltung der Compliance-Richtlinien bei der Robotic Process Automation achten

Die RPA Automation kann dafür programmiert werden, sicher und genau alle gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Wichtig ist dabei, die aktuellen Bestimmungen in vollem Umfang bei der Programmierung zu berücksichtigen.
Geschieht dies, verschafft die Prozessautomatisierung dem Unternehmen die gewünschte Rechtssicherheit und gibt ihm die Möglichkeit, Gerichtsstreitigkeiten zu entgehen, die aus der Unachtsamkeit des Personals entstehen können.

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