FAQ – Die 10 häufigsten Fragen zu Robotic Process Automation

Frequently Asked Questions zum Thema Robotic Process Automation (RPA)

FAQs zu Robotic Process Automation Robotic Process Automation

FAQs zu Robotic Process Automation

Robotic Process Automation (RPA) ist eine der beliebtesten Methoden zur Prozessdigitalisierung. Doch bei der Beurteilung dieser Technologie stellen sich Interessierte regelmäßig die gleichen Fragen. So fragen sich viele Nutzer, welche Prozesse vornehmlich durch RPA bearbeitet werden sollten oder wie ein Software-Roboter Entscheidungen treffen kann. Im Folgenden haben wir die Antworten auf die zehn häufigsten Fragen zusammengestellt.

1. Welche Prozesse sind für die Automatisierung mit RPA geeignet?

Die Auswahl der richtigen Prozesse zur Automatisierung hat bei der RPA-Implementierung eine besondere Relevanz. Nur wenn die richtigen Prozesse ausgewählt werden, lassen sich schnell Erfolge realisieren. Grundsätzlich empfehlen wir, dass Prozesse mit einem mittleren bis hohen Volumen gut für die RPA-Implementierung geeignet sind. Hierbei muss darauf geachtet werden, dass diese Prozesse standardisiert sind und repetitiv bearbeitet werden. Zusätzlich sollten die Inputdaten in digitaler und strukturierter Form vorliegen, da ansonsten die unmittelbare Bearbeitung durch den Software-Roboter nicht möglich ist und eine entsprechende Umsetzung vorgeschaltet werden muss. Erfüllt ein Prozess diese Anforderungen, so kann eine Automatisierung mittels RPA eine schnelle und vielversprechende Lösung darstellen. 

2. Kann ein Software-Roboter eigenständige Entscheidungen treffen und die passenden Handlungszweige bearbeiten?

Der Software-Roboter imitiert in der Bedienung das menschliche Verhalten und muss aus diesem Grund trainiert werden. Hierfür müssen klare und strukturierte Prozesse vorliegen, die auch entsprechend dokumentiert sein sollten. Sind diese Voraussetzung erfüllt, lassen sich nahezu alle regelbasierten Prozesse mithilfe von RPA automatisieren. Vor allem Entscheidungen in Form von If-, Else- und Then-Befehlen sowie Do While- und For-Schleifen gehören zu den etablierten Mitteln der Prozessautomatisierung mittels RPA. Zum Umgang mit Abbrüchen eignen sich Breaks oder Throw Exceptions, über die dem Software-Roboter der Umgang mit Fehlern beigebracht werden kann. 

3. Müssen alle Prozessschritte vom Software-Roboter mithilfe der Benutzeroberfläche ausgeführt werden?

Grundsätzlich soll ein Software-Roboter die Aktionen eines menschlichen Benutzers imitieren, sodass er auch alle Schritte des jeweiligen Prozesses abbildet. Das bedeutet auch, dass Schritte, welche vom Mitarbeiter über eine Schnittstelle an ein anderes Programm übergeben und anschließend durch dieses ausgewertet wurden, weiterhin auf die identische Art ausgeführt werden. Dementsprechend muss der Software-Roboter lediglich die Eingabe sowie die abschließende Bearbeitung des übergebenen Ergebnisses vornehmen. Somit müssen die Prozesse des anderen Programms – etwa Zugriffe auf eine Datenbank – nicht durch den Software-Roboter abgebildet werden. Allerdings ist der Software-Roboter vergleichsweise frei zu programmieren, sodass dieser auch eine interne Datenverarbeitung vornehmen kann. Demnach kann eine RPA z.B. auch Kalkulationen vornehmen, ganze Datensätze formatieren und Arrays im Zwischenspeicher lagern, um das Ergebnis in einer Datei zu speichern. 

4. Wer sind die größten und wichtigsten RPA-Anbieter?

Zum aktuellen Zeitpunkt gelten UiPath, Automation Anywhere und Blue Prism als wichtigste Anbieter von RPA-Software. Doch neben diesen Marktführern gibt es auch einige kleinere Anbieter auf dem Markt. Insbesondere die Lösungen von UiPath zeichnen sich durch zahlreiche Komponenten von Drittanbietern aus – als Grund lässt sich Offenheit der Software anführen. Bei Automation Anywhere gilt vor allem die einfache Implementierung der Standardlösung als einer der Hauptgründe zur Wahl dieses Anbieters. Zahlreiche unabhängige Tests heben zudem die gute Produkt-Strategie und den guten Kundensupport hervor. Auch Blue Prism gehört in Tests regelmäßig zu den besten Anbietern von Software-Roboter-Lösungen. Dabei ist die schnelle Anpassbarkeit der Software einer der großen Vorteile dieser Plattform. Auch die Robustheit der Software hebt diese von der Konkurrenz ab. 

5. Wo wird RPA installiert und welche Infrastruktur wird dafür benötigt?

Die Installation des Software-Roboters erfolgt auf der vom jeweiligen Anbieter spezifizierten Hardware. Hierbei muss es sich nicht zwingend um einen zentralen Server handeln, sondern auch die Installation auf einem Arbeitsplatz-Rechner ist im Rahmen der RPA-Implementierung möglich.  

 Robotic Process Automation (RPA)

Die Weissenberg Group selbst arbeitet mit mehreren RPA-Tools, sodass wir uns bei der Softwareauswahl ausschließlich an den Bedürfnissen unserer Kunden orientieren. Unsere RPA-Experten überprüfen gern, welches Software am besten für Sie geeignet ist und unterstützt Sie im Anschluss bei der Wahl der passenden Hardware, sodass einem reibungslosen RPA-Einsatz nichts im Wege steht.

6. Wie lange dauert die Automatisierung eines kleinen Prozesses?

Nachdem die grundlegende Entscheidung zur Implementierung einer RPA getroffen wurde, stellt sich auch die Frage nach der Implementierungsdauer. Diese richtet sich dabei an dem Umfang sowie der Art der auszuführenden Datenmanipulationen. Grundsätzlich gilt, dass die Entscheidung zwischen zwei oder mehreren Varianten – exemplarisch das Drücken eines Buttons – schneller programmiert werden kann, als z. B. ein Vergleich zweiter Tabellen. Bei letzterem Beispiel hängt die Implementierungsdauer maßgeblich von der Formatierung und der Datenstruktur der Tabellen ab. Die reine Anzahl der Schritte spielt dabei nur eine untergeordnete Rolle, sodass die Komplexität der einzelnen Schritte höher gewichtet werden muss. 

7. Was passierte bei einer Prozessänderung oder einer Hinzunahme neuer Prozesse?

Grundsätzlich sollte die Automatisierung eines Prozesses möglichst modular gestaltet werden. Ein Hauptprozess kann die einzelnen Funktionen bei Bedarf abrufen. Durch diesen Ansatz lassen sich Änderungen in einzelnen Prozessschritten einfacher implementieren. Zudem können auf diese Art auch zusätzliche Prozessschritte oder ganze Teilprozesse eingefügt werden. Die Implementierung eines komplett neuen Prozesses kann unabhängig von eventuell bestehenden Prozessen erfolgen.

8. Wie groß ist der Anpassungsaufwand bei Systemupdates

Das Update eines bestehenden Systems hat in der Regel keinen Einfluss auf die Funktion der RPA, denn oftmals handelt es sich lediglich um stabilitätsverbessernde Änderungen. Kommt es dahingegen zu einer Anpassung der Benutzeroberfläche, so kann diese Änderung normalerweise innerhalb kürzester Zeit berücksichtigt werden. Lediglich große Änderungen, welche einen Einfluss auf die Funktionsweise – etwa aufgrund der Umstrukturierung ganzer Funktionen im System – haben, führen zu einem erhöhten Arbeitsaufwand. Im Regelfall wird ein Zeitfenster von zwei bis drei Tagen zur Implementierung und Test der Änderungen veranschlagt. 

9. Welche Daten protokolliert ein Software-Roboter – gehören hierzu auch persönliche und vertrauliche Daten?

Bei einem Software-Roboter handelt es sich im Normalfall um keine Standardsoftware. Stattdessen ist diese hoch spezialisiert und auf den jeweiligen Anwendungsfall ausgelegt. Im Rahmen des Ablaufs werden verschiedene technische Informationen protokolliert, die in der Regel keine personenbezogenen Daten beinhalten. Sobald es einen Bedarf zur Dokumentation gibt, muss dieser separat berücksichtigt und implementiert werden. Somit hat jeder Kunde die Möglichkeit, die übermittelten Daten eigenständig zu definieren.

10. Gibt es einen erfahrungsmäßigen Return on Investment?

Im Rahmen der Digitalisierung sollen schnelle Erfolge durch den Einsatz neuer Technologien erreicht werden. RPA überzeugt im Vergleich zu anderen Software-Projekten mit kurzen Return on Investment (ROI) Zeiten. Die Erfahrung zeigt, dass dieser Punkt oftmals bereits nach sechs bis 12 Monaten erreicht wird. Eher die Ausnahme sind die selten Fälle, bei denen sich der Eintritt des ROI auf mehr als zwei Jahren hinauszögert. Grundsätzlich gilt hierbei jedoch die Regel, dass ein hohes Prozessvolumen und lange Durchlaufzeiten der ausgewählten Prozesse einen schnellen ROI gewährleisten. 

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Fazit

Vor allem repetitive Prozesse mit einem hohen Arbeitsaufkommen stehen im Fokus der Automatisierung mittels RPA. Die zu automatisierenden Prozesse sollten dabei stets standardisiert sein und idealweise nicht zu viele Varianten aufweisen. Eine wichtige Kenngröße für den Erfolg ist der ROI, dessen Messung nicht vernachlässigt werden sollte.

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