Geschäftsprozessautomatisierung – rationalisierte Prozesse für fundierte Entscheidungen

BPA ist ein wichtiger Baustein im Puzzle der Digitalen Transformation

 business process automation

Im Zuge der Digitalen Transformation ist jedes innovative und wettbewerbsfähige Unternehmen bestrebt, sein Geschäft systematisch weiterzuentwickeln und die Qualität der täglichen Arbeit zu verbessern. Als gewinnbringender Ansatz hat sich dafür Business Process Automation (BPA) erwiesen. Die Geschäftsprozessautomatisierung verbessert die operative Agilität und hilft, die Geschäftsprozesse zu optimieren. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und sich schnell an Veränderungen anpassen zu können, ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen ein wichtiger Teil des Puzzles der Digitalen Transformation.

Was ist ein Geschäftsprozess?

Unter einem Geschäftsprozess versteht man eine Reihe verknüpfter Aufgaben, deren Abfolge bestimmten Regeln folgt, und die in der Bereitstellung einer Dienstleistung oder eines Produkts als Organisationsziel enden. Ein Prozess kann einfach oder komplex sein, verfügt aber in jedem Fall über klar definierte Faktoren, die zum Mehrwert einer Dienstleistung oder eines Produkts beitragen, und einen einzigen Output. Diese Faktoren können ein Managementprozess, ein operativer Prozess und/oder ein unterstützender Geschäftsprozess sein.

Der Managementprozess beschäftigt sich mit allen Aktivitäten im Zusammenhang mit Geschäftsprozessen und -systemen, wie z. B. strategische Planung, Budgetierung und Infrastruktur- oder Kapazitätsmanagement. Der operative Prozess beschäftigt sich mit dem Kerngeschäft und der Wertschöpfungskette. Er stellt eine wesentliche Geschäftsaktivität dar und leistet einen Beitrag zur Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung. Unterstützende Prozesse wie Personalwesen und Rechnungswesen unterstützen die Kernprozesse und -funktionen innerhalb eines Unternehmens.

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

Die Geschäftsprozessautomatisierung, die von Henry Ford populär gemacht wurde, ist eine Möglichkeit für Unternehmen, eine möglichst breite Palette sich wiederholender Tätigkeiten und Aufgaben mit Hilfe von Technologie zu rationalisieren. Sie verwendet Software, um zeitaufwendige Routine- und sich wiederholende Prozesse einfach zu automatisieren. Mit BPA reduzieren digital reife Unternehmen ihre Abhängigkeit von menschlichen Eingriffen, indem sie eine Reihe von sich wiederholenden Aufgaben automatisieren. BPA ist die Automatisierung von Prozessen und Abläufen plus Datenmanagement in Echtzeit.

BPA vs. BPM

In den meisten Unternehmen existieren BPA und Business Process Management (BPM) als eigenständige Strategien. Während sich BPA auf die Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen bezieht, geht es bei BPM um die Verwaltung dieser Arbeitsabläufe von Ende zu Ende. Vom Software-Standpunkt aus betrachtet, führt eine BPA-Plattform die Automatisierung durch, während eine BPM-Plattform die umfassende Architektur bietet, die ein Unternehmen benötigt, um jeden automatisierten Prozess systematisch zu verwalten.

Wie funktioniert die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

BPA tritt immer dann auf, wenn ein Unternehmen einen Prozess automatisiert. In seiner einfachsten Form handelt es sich bei BPA um integrationsbasierte Lösungen, die es mehreren Anwendungen ermöglichen, miteinander zu kommunizieren. Mit einer Integrationsplattform als Service (iPaaS) zum Beispiel kann man praktisch jede App zusammenfügen, um Teile eines Prozesses zu optimieren. In ihrer komplexesten Form arbeitet BPA mit Prozessmanagement und Künstlicher Intelligenz zusammen, um die Automatisierung über einfache Datenabfragen hinaus zu erweitern. Diese Plattformen werden von Gartner als "intelligente" Geschäftsprozessmanagement-Softwares (iBPMs) bezeichnet.

Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung

Im Allgemeinen hilft die Geschäftsprozessautomatisierung, um alltägliche Abläufe zu beschleunigen und schneller fundierte Entscheidungen treffen zu können. Sie beseitigt Prozess-Engpässe, reduziert regulatorische Risiken und eliminiert manuelle, papierbasierte Prozesse. Darüber hinaus steigert BPA die Produktivität und ermutigt die Mitarbeiter, sich darauf zu konzentrieren, die Organisation voranzubringen, anstatt sie nur zu verwalten. Die meiste Automatisierungssoftware ist online verfügbar und kann ohne jegliche Anleitung installiert und verwendet werden.

Je mehr Prozesse im Unternehmen automatisiert werden, desto mehr können sich die Mitarbeiter auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren. Und damit erhöht sich die Wertschöpfung pro Arbeit. Es gibt keine nutzlosen Prozesse mehr und die Mitarbeiter können sich auf diejenige Arbeit konzentrieren, die mehr Wert für das Unternehmen schafft. Damit erhöht sich auch gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit. Denn stupide, langweilige Routineaufgaben sind Gift für die Motivation und den Spaß an der Arbeit. Und sie sind vielfach auch der Grund für menschliche Fehler. Es besteht immer das Risiko, dass beispielsweise vergessen wird, eine E-Mail abzuschicken. Die Folgen können hier von geringfügig bis katastrophal sein.

Automatisierbare Geschäftsprozesse

Erfahrungsgemäß gibt es in jedem Unternehmen Prozesse, die sich gut automatisieren lassen und Prozesse, die sich weniger gut für eine Automatisierung eignen. Aber allen Prozessen ist gemein, dass es sich um Prozesse handelt,

  • die umfangreich oder repetitiv sind,
  • die den Einsatz mehrerer Mitarbeiter erfordern, was aufgrund der menschlichen Reaktionszeit zu Engpässen führen kann,
  • die zeitkritisch sind,
  • die sich auf den Abschluss anderer Prozesse auswirken,
  • die Compliance- oder Audit-Trails erfordern,
  • die absolut fehlerfrei sein müssen.
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    Phasen der Geschäftsprozessautomatisierung

    Alle Ansätze für eine Automatisierung von Geschäftsprozessen folgen einem 5 Stufenplan.

    Stufe 1

    Identifikation der zu automatisierenden Prozesse

    Um den Bereich der sich wiederholenden Tätigkeiten zu identifizieren, kann man eine grafische und visuelle Darstellung, wie Unternehmen funktionieren, verwenden, auch als Prozesslandkarte bekannt. Dieses Vorgehen hilft, Ineffizienzen und Optimierungspotenzial offenzulegen. Auf dieser Basis kann dann ein optimaler Prozess entworfen werden, um den aktuellen, auf repetitiven Aufgaben basierenden Prozess zu rationalisieren und zu automatisieren.

    Stufe 2

    Business-Ziele aufstellen

    In diese Phase werden die Geschäftsziele für die Prozessautomatisierung festgehalten, um den Gesamtfortschritt des Unternehmens analysieren zu können, gleichzeitig Transparenz zu schaffen und die Komplexität der Organisationsstrukturen zu vereinfachen.

    Stufe 3

    Auswahl der Automatisierungssoftware

    Ist das Ziel definiert, muss die richtige Software zur Automatisierung ausgewählt werden. Es gilt hier, ein Verständnis dafür zu entwickeln, welche Lösungen bestmöglich ihren Anforderungen entgegenkommt. Da es eine Vielzahl von Tools gibt, von cloudbasierten bis zu mobilen Lösungen, kann die Auswahl der richtigen Software eine ziemliche Herausforderung werden. Wichtig ist, dass die Lösung einfach zu bedienen ist und sich in bestehende Tools integrieren lässt, um Datenbanken aus aktueller Software zu extrahieren und nahtlos mit den gespeicherten Daten arbeiten zu können.

    Stufe 4

    Change Management

    Jede größere Veränderung stößt in der Belegschaft auf Widerstand und Einwände, weil sie entweder als unnötig empfunden wird oder ihnen nicht in den Kram passt. Hier gilt es, offen und transparent Verständnis für den Einsatz der Automatisierungssoftware und den Nutzen der automatisierten Prozesse zu schaffen, um einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozessautomatisierung zu garantieren.

    Stufe 5

    Support und Maintenance

    Nach der Implementierung der Software und der Entwicklung eines automatisierten Prozesses müssen diese regelmäßig kontrolliert und gewartet werden, weil sowohl die Tools als auch die Prozesse nicht statisch sind und sich geänderten Marktbedingungen anpassen müssen. Darüber hinaus lässt sich über nutzungsbasiertes Feedback die Schlüsselleistung der Geschäftsprozessautomatisierung messen.

    Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen

    • Der Kundenservice kann durch eine automatisierte Kommunikation im Kundensupport, wie Chatbots, E-Mails oder Tickets zur Fehlerbehebung verbessert werden.
    • In Marketing und Vertrieb lassen sich Lead-Pflege-E-Mails und Kundenaufträge – insbesondere von Bestandskunden – automatisieren.
    • Finanzabteilungen können mit automatisierten Prozessen beispielsweise im Rahmen der Spesen- oder Reisekostenerstattungen die Art und Weise, wie Mitarbeiter Anfragen stellen, wie diese Anfragen validiert und Zahlungen getätigt werden, rationalisiert werden.
    • Beim Vertragsmanagement von Drittanbietern und bei der Gehaltsabrechnung handelt es sich um wiederholende, laufende Geschäftsprozesse, die sich gut als Automatisierungskandidaten eignen.
    • Im Personalwesen können Rekrutierungsprozesse und Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter automatisiert werden.
    • Die Beantwortung von Anfragen von Mitarbeitern nach Passwort-Resets durch automatisierte E-Mails oder Chats, die relevante Links enthalten, über die Mitarbeiter ihre eigenen Passwörter zurücksetzen können, kann die IT-Abteilung entlasten.
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    Fazit:

    Unternehmen neigen dazu, nur dann wirklich auf Effizienz zu achten, wenn sie durch den Marktdruck dazu gezwungen werden. Dieses ist umso unverständlicher, als dass die Kosten und die Komplexität der Automatisierungstechnik in den letzten Jahren gesunken sind, was es Unternehmen jeder Größe ermöglicht, sie zu nutzen, auch wenn die Mitarbeiter technisch nicht versiert und auch keine Programmierer sind. Jeder, der Informationen von einem Ort zum anderen verschiebt, kann eine Automatisierung einrichten und damit die Effizienz von Prozessen steigern. BPA eröffnet kleinen wie großen Unternehmen gleichermaßen die Möglichkeit, problematische oder ineffiziente Prozesse zu automatisieren. Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit, Produktivität, Leistung und Kostenreduzierung sind starke Argumente für die Einführung einer Lösung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.

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