Geschäftsprozessmanagement als wichtiger Erfolgsbaustein in Unternehmen

Nur mit effizienten Prozessen können Unternehmen im Wettbewerb bestehen

 Prozessoptimierung

Die Globalisierung und immer komplexere Geschäftsprozesse forcieren den Wettbewerb in allen Bereichen unseres Wirtschaftslebens. Die Anforderungen der Kunden an die Qualität von Dienstleistungen und Produkten steigt kontinuierlich. Nur wenn es dem Unternehmen gelingt, seine Geschäftsprozesse sinnvoll in die Unternehmensstruktur zu integrieren und flexibel an die jeweiligen aktuellen wirtschaftlichen Herausforderungen anzupassen, kann es erfolgreich im Wettbewerb bestehen. Viele Unternehmen sind daher dazu übergegangen, entsprechende Programme zum Geschäftsprozessmanagement zu initiieren.

Was versteht man unter Geschäftsprozessmanagement?

Das Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist Managern und Unternehmensverantwortlichen auch unter dem Begriff Business Process Management (BPM) geläufig und ein wichtiger Hebel zur Steuerung und Optimierung von Unternehmen. GPM dient der Anwendungssystem- und Organisationsgestaltung aus der Perspektive der betrieblichen Abläufe. Gegenstand des BPMs ist das Identifizieren, das Planen, das Dokumentieren, die funktionsübergreifende Gestaltung, die Überwachung, die Steuerung und die kontinuierliche Optimierung der Geschäftsvorgänge und –abläufe eines Unternehmens. Das Prozessmanagement liefert Unternehmen zahlreiche Methoden und Kennzahlen, um den aus den Unternehmenszielen abgeleiteten Gestaltungs- und Optimierungsauftrag erfolgreich realisieren zu können.

Die Anforderungen an einen Geschäftsprozess leiten sich aus der Strategie und den Kundenbedürfnissen ab, die als Richtgrößen für Prozessmodifikation gelten. Unter einem Geschäftsprozess versteht man dabei eine Reihe von Aufgaben, Abläufen und Einzeltätigkeiten, an deren Ende ein Produkt oder die Erbringung einer Dienstleistung steht. Ein Prozess beinhaltet also alle Schritte, um ein geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen. Jeder Prozess muss einen definierten Input und Output aufweisen, um der Definition eines Prozesses gerecht zu werden.

Vielfach wird zwischen einen Business-BPM als Managementkonzept im Unternehmen und zwischen einem Technology-BPM als Konzept zur IT-Unterstützung und Automatisierung von Geschäftsprozessen unterschieden.

Welche Ziele verfolgt das Geschäftsprozessmanagement?

Großen Einfluss auf die Ziele und den Stellenwert der Geschäftsprozesse hat die Strategie des Unternehmens. Ändert sich die Strategie, hat das unmittelbare Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse. Das Geschäftsprozessmanagement verfolgt mit der optimalen Verkettung der wertschöpfenden Aktivitäten das Ziel, die operative und strategische Steuerung der Prozesse zur Erfüllung der Unternehmensziele effektiv und effizient zu realisieren. Mit anderen Worten geht GPM der Frage nach: Wer macht was, wann, wie, womit und zu welchem Zweck. Die gewonnenen Informationen über die eigenen Geschäftsprozesse aus dieser Frage helfen, um sich auf den Kunden auszurichten und als Ergebnis die Unternehmensziele besser zu erreichen. Eine mangelnde Fokussierung auf die Geschäftsprozesse führt im Regelfall zu einer sinkenden Kundenzufriedenheit und somit mittel- bis langfristig auch zu einer Zielverfehlung.

Das Geschäftsprozessmanagement verfolgt dabei das Ziel, die Effizienz, die Flexibilität und die Transparenz eigener Geschäftsprozesse im Unternehmen zu erhöhen. Durch ein entsprechendes Modulieren der Prozesse soll die Qualität der Prozesse und der Ergebnisses (im Sinne eines Outputs) erhöht werden. Im Rahmen eines ökonomischen Managements der Geschäftsprozesse lässt sich durch die Messung der Leistungsfähigkeit anhand monetärer Größen Einsparpotenzial aufdecken. Durch ein Senken der Kosten, die sich im Ablauf des Prozesses ergeben, können Rentabilitätsziele erreicht und der Gewinn maximiert werden. Zusätzlich lässt sich durch die geschaffene Transparenz auch eine Dokumentation der einzelnen Prozesse im Sinne der rechtlichen Anforderungen sicherstellen. Hierzu gehört auch die Abbildung der Unternehmenseinheit mitsamt allen Rollen und allen Rechten. Schlussendlich können Schnittstellen aufgezeigt und Synergien geschaffen werden.

Aus diesen Zielsetzungen lassen sich auch entsprechende Tätigkeitsbereiche für das BPM in der Praxis ableiten:

  • Analyse
  • Modellierung
  • Ausführung
  • Monitoring
  • Optimierung

Jedes GPM-Projekt startet mit der Ist-Analyse aller Prozesse. Nach der Planung folgen die Modellierung der entsprechenden Prozesse und die Ausführung der Prozesse. Eine besondere Relevanz hat in der Praxis das Monitoring der definierten und eingeführten Prozesse. Die aus der Überwachung gewonnenen Erkenntnisse können für die weitere Optimierung der Prozesse genutzt werden.

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Methoden und Techniken des Geschäftsprozessmanagements

Im Bereich des Geschäftsprozessmanagements gibt es zahlreiche Methoden und Techniken, die zur Lösung der komplexen Problemstellungen beitragen. Hierbei werden Vorgehensweisen definiert, die den Einsatz der einzelnen Techniken bestimmen. Bei den etablierten Techniken handelt es sich um wiederholbare und zielgerichtete Vorgehensweisen zur systematischen Problemlösung. In der Praxis werden diese Techniken auch als Werkzeuge bezeichnet. Insbesondere beim BPM kommen Techniken wie die ABC-Analyse, Durchlaufzeitenberechnungen, SWOT-Analysen und BPMN 2.0 zur Anwendung.

Eine häufig eingesetzte Technik ist das Business Process Model and Notation (BPMN). Hierbei greifen die Anwender auf verschiedene Symbole zurück, welche zur Modellierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen genutzt werden. Durch die Visualisierung eines Prozesses lassen sich schneller Schnittstellen und Ineffizienzen aufdecken sowie Abhängigkeiten identifizieren. Dahingegen ist die SWOT-Analyse eine Technik zur strategischen Planung eines Geschäftsprozesses. Vor allem die Bestimmung der aktuellen Positionierung sowie die Entwicklung einer passenden Strategie gehören zu den Aufgaben dieses Ansatzes.

Die Techniken sind wiederum Teil der verschiedenen Methoden des Geschäftsprozessmanagements, die auch als Managementkonzepte, Steuerungsinstrumente oder Führungskonzepte bezeichnet werden. Methoden wie das Business Process Reengineering, das Total Quality Management, die Balanced Scorecard und Six Sigma finden dabei besonders in der Praxis Anwendung. Der am häufigsten genutzte Ansatz ist das Business Process Reengineering. Er kommt zum Zuge, wenn Geschäftsprozesse komplett neu gestaltet werden sollen, wie das bei vielen Digitalisierungsansätzen der Fall ist. Im Fokus stehen drastische Verbesserungen hinsichtlich der Kosten, Effizienz und Qualität.

Auf der Managementebene ist Six Sigma ein etablierter Ansatz zur Verbesserung von Prozessen. Hierbei werden die Prozesse beschrieben, gemessen, analysiert, verbessert und anschließend mithilfe statistischer Mittel überwacht. Der Kernprozess von Six Sigma ist Define, Measure, Analyse, Improve, Control (DMAIC). Alle Ziele, die mit dieser Methodik verfolgt werden, orientieren sich an einem finanzwirtschaftlichen Erfolg und an der Kundenzufriedenheit.

Die Rolle von Geschäftsprozessmanagement bei der Prozessoptimierung und -automatisierung

Eine der Kernaufgaben des Prozessmanagements ist die Überwachung und Optimierung bestehender Prozesse. Bis heute bestehen zahlreiche Prozesse aus einer Bandbreite hoch manueller Arbeitsschritte. Im Digitalisierungszeitalter sind die verschiedenen technologischen Methoden der Motor, der es Unternehmen ermöglicht, zeitintensive Schritte effizient zu gestalten. Durch die Automatisierung von Prozessen steigern Unternehmen nicht nur ihre Wirtschaftlichkeit, sondern insbesondere auch ihre Kundenorientierung durch die Optimierung der Prozessqualität.

Besonders moderne Technologien wie die Robotic Process Automation (RPA), Künstliche Intelligenz, Deep Learning oder Blockchain tragen zu Verbesserung der Prozesse bei. So sorgt RPA beispielsweise für die Automatisierung manueller und wiederkehrender Prozesse. Im Fokus stehen Aufgaben der klassischen Sachbearbeitung. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Unternehmen wertvolle Ressourcen gewinnen und Mitarbeiter für wertschöpfende Aktivitäten einsetzen. Das Zukunftsfeld der KI erlaubt auch die Auswertung unstrukturierter Daten sowie deren anschließende Analyse. Durch diesen Ansatz können zahlreiche neue Geschäftsmodelle etabliert und das Geschäft optimiert werden. Die Blockchain-Technologie steckt dahingegen noch in den Anfängen und bietet sich als sicheres und nicht manipulierbares Register an.

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Fazit

Das Geschäftsprozessmanagement hat für Unternehmen eine hohe Relevanz. Intelligentes Geschäftsprozessmanagement ebnet den Weg zum digitalen Unternehmen. Bereits im heutigen Geschäftsalltag trägt die Optimierung bestehender Prozesse einen großen Anteil zum unternehmerischen Erfolg bei. Man muss nicht im Kaffeesatz lesen können, um zu erkennen, dass die Relevanz des Geschäftsprozessmanagements noch weiter zunehmen wird. Nur Unternehmen, die ihre Prozesse systematisch analysieren, planen, steuern und optimieren, haben eine Chance auf eine erfolgreiche Zukunft. In Verbindung mit Zukunftstechnologien wie RPA und KI entwickelt die Prozessoptimierung eine unschätzbare Wirkung, indem sie einen ungeahnten wirtschaftlichen Mehrwert im Unternehmen schaffen kann. Die vollautomatisierte Abarbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen führt zu Kosten- und Zeitreduktion und zur Qualitätssteigerung durch Vermeidung menschlicher Fehler und verkürzte Reaktionszeiten auf Kundenanforderungen.

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