Einsatzbereiche für Robotic Process Automation im Bereich Human Resources

Wie Sie Ihre Personalprozesse mit RPA effizienter gestalten können

 Besprechung in der Personalabteilung

Hinter dem digitalen Wandel verbirgt sich ein Megatrend, der ganze Branchen revolutioniert. Dabei halten neue Technologien wie künstliche Intelligenz, Blockchain, Deep-Learning oder Robotic Process Automation immer häufiger Einzug in Unternehmen, vereinfachen dort die Arbeit und sorgen für effizientere Prozesse. Vor allem Robotic Process Automation (RPA) überzeugt mit geringem Implementierungsaufwand sowie schnell realisierbarem Mehrwert und lässt sich auch im Bereich des Personalmanagements einsetzen.

Was versteckt sich hinter Robotic Process Automation?

Bei Robotic Process Automation, kurz auch als RPA bezeichnet, handelt es sich um eine Technologie zur Bearbeitung standardisierter und wiederkehrender Aufgaben, wie sie z. B. in der Sachbearbeitung vorkommen. Diese Tätigkeiten sind technisch anspruchslos und verzeichnen ein signifikantes Volumen im Tagesgeschäft. Eine Automatisierung dieser Aktivitäten sorgt für eine höhere Effizienz und schafft dadurch freie Kapazitäten, welche für zukunftsrelevante oder wertschaffende Tätigkeiten genutzt werden können.

Oftmals wird RPA mit einer physischen Maschine assoziiert. Allerdings handelt es sich hierbei nicht um Roboter im klassischen Sinne, sondern um eine Software. Diese Software interagiert mit den vorhandenen Systemen und imitiert das Verhalten des Anwenders. Als großer Vorteil dieser Software-Roboter gilt der Umstand, dass diese nicht direkt in die bestehenden Systeme eingreifen. Somit muss kein kostspieliges Investment zur Anpassung der Software erfolgen. 

RPA-Einführungsvideo

Vorteile von RPA

  • Kostensenkung
  • Effizienzsteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Welchen Mehrwert bieten Software-Roboter im HR?

Ein Blick in die typische Personalabteilung zeigt, dass diese Unternehmensbereiche oftmals stark manuell organisiert sind. Mitarbeiter und Kandidaten müssen lange Wartezeiten in Kauf nehmen und die Bearbeitung persönlicher Anliegen kann mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Dabei sind viele HR-Prozesse repetitiv und volumenstark, sodass sich eine Möglichkeit zur Implementierung von Robotic Process Automation anbietet.

Dabei werden die bestehenden Prozesse zunächst bezüglich Effizienz und Effektivität analysiert und optimiert. Anschließend können zahlreiche Prozesse inzwischen vollständig automatisiert werden, sodass lediglich ein Mindestmaß an menschlichen Eingriffen benötigt wird. Oft wird der Mensch vor allem bei komplexeren Vorgängen oder zur Definition oder Optimierung von Prozessen benötigt. 

Grundsätzlich sollten Software-Roboter bei HR-Prozessen genutzt werden, die repetitiv, regelbasiert, fehleranfällig, saisonal und zeitkritisch sind. Somit lassen sich die Bearbeitungskosten reduzieren und die Qualität und Effizienz der einzelnen Prozesse steigern.

Welche Prozesse können durch RPA optimiert werden?

Trotz des zunehmenden Digitalisierungsgrades zeigt sich, dass viele Personalabteilungen noch immer teilweise „analog“ arbeiten. Dabei bieten die Software-Roboter vielfältige Möglichkeiten, die Personalreferenten von zeitraubenden Routinetätigkeiten zu entlasten und die Bearbeitungsgeschwindigkeit zu erhöhen. Zudem lassen sich manuelle Bearbeitungsfehler durch eine automatisierte Bearbeitung vermeiden.

10 Beispielprozesse aus dem Human Resources-Bereich

Im Folgenden stellen wir Ihnen zehn typische HR-Prozesse vor, die durch den Einsatz von RPA-Software optimiert werden können. 

1. Kandidaten-Sourcing: HR-Bots zur Kandidatenansprache und Kandidatenauswahl

Der Personalauswahlprozess gehört zu den Kernaktivitäten einer jeden HR-Abteilung. Insbesondere in Zeiten des digitalen Wandels wird Fachpersonal dringender denn je benötigt. Dabei stellen die Kandidatenansprache sowie der anschließende Personalauswahlprozess einen umfangreichen und zeitaufwendigen Vorgang dar. Hierbei müssen Kandidaten recherchiert und angesprochen, sowie die eingereichten Unterlagen analysiert werden, sodass die passenden Bewerber auf die Auswahlliste der Bewerbungskandidaten gelangen. Grundsätzlich gilt im Personalwesen die Regel, dass für die Auswahl eines einzelnen Bewerbers rund drei Arbeitstage benötigt werden.

Um diesen umfangreichen und zeitintensiven Prozess zu automatisieren, kann RPA eingesetzt werden. Wir von der Weissenberg Group sprechen hierbei von „Roboticsourcing“. Der Software-Roboter kann dabei die Daten aus verschiedenen Datenquellen abrufen und punktuell verifizieren. Die gesammelten Daten werden mit dem Anforderungsprofil der ausgeschriebenen Stelle abgeglichen. Durch dieses transparente und objektive Verfahren werden Kandidaten und Bewerber entsprechend der persönlichen Qualifikationen ausgewählt. Zudem lassen sich auf diese Weise passende Fragen für Interviews generieren, sodass eine optimale Gestaltung des Prozesses ermöglicht wird. 

2. Dokumententenmanagement im Bewerbungsprozess

Das Erstellen, Versenden und Kontrollieren spezifischer Dokumente für Bewerber ist mit einem hohen Arbeitsaufkommen verbunden. Dabei müssen diese Unterlagen den Anforderungen des Bewerbers, des Unternehmens und ggf. auch gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die manuelle Kontrolle sämtlicher Dokumente und Daten resultiert in einem hohen Arbeitsaufwand und kann zudem menschliche Fehler produzieren. Der Einsatz von Robotic Process Automation erleichtert diesen Prozess. Sämtliche Korrespondenz kann durch die Software sowohl individuell als auch rechtlich korrekt dargestellt werden. Neben der reinen Texterstellung kann der Software-Roboter im Hintergrund verschiedene Anforderungen überprüfen und darauf bei Bedarf automatisch reagieren. Bei fehlenden Dokumenten kann ein Software-Roboter beispielsweise automatisiert eine E-Mail an den Bewerber senden und darin um die Nachreichung dieser Dokumente bitten.

3. Onboarding - Account-Erstellung und Rechtevergabe

Nachdem der Bewerbungsprozess komplett abgeschlossen wurde und ein Arbeitsvertrag vorliegt, beginnt der Onboarding-Prozess.

Hierzu gehören das Anlegen eines Nutzeraccounts, die Vergabe einer E-Mail-Adresse, die Verteilung der korrekten Rechte und die Bestellung des benötigten IT-Equipments. Oftmals sind diese Vorgänge nicht standardisiert, sondern erfolgen anhand der spezifischen Stellenbeschreibung. Da die Vergabe von Nutzungsrechten oftmals nicht durch das Personalwesen erfolgt, muss zudem eine Koordinierung über mehrere Abteilungen hinweg erfolgen. Je nach Vorlaufzeit und Auslastung der Abteilungen stehen oft nicht alle Arbeitsmittel und Konfigurationen am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters zur Verfügung.

Die Nutzung von Software-Robotern ermöglicht eine automatisierte Initialisierung des Workflows. So kann RPA z. B. automatisch die Einrichtung des Nutzeraccounts veranlassen und anschließend die Bestellung der benötigten Hardware auslösen. Zusätzlich werden die benötigten Systemzugriffe beantragt und erforderliche Schulungen zu Produkten oder Systemen gebucht. Schlussendlich werden alle benötigten Dokumente an den Bewerber geschickt, sodass dieser bereits am ersten Arbeitstag arbeitsfähig ist.

4. Einführung und Training

Mitarbeiter müssen ständig über die neusten Geschäftsprozesse und -aufgaben informiert sein, welche einen Einfluss auf die unternehmerische Tätigkeit haben. Diese Informationen müssen für Neueinsteiger und Angestellte gleichzeitig bereitgestellt werden, da ansonsten die Compliance-Anforderungen im Unternehmen nicht erfüllt werden können. Zudem zeigt sich, dass ein vorhandener Nachschulungsbedarf eher aus Zufall entdeckt wird. Dementsprechend werden Defizite nicht transparent dargestellt und kommuniziert.

Der Bereich E-Learning gewinnt immer mehr Relevanz in Unternehmen. Dabei kann eine RPA-Lösung genutzt werden, um automatisiert eine regelmäßige Schulung von Mitarbeitern zu veranlassen. Somit können neue Applikationen bereits zeitnah geschult werden, und die Einführung von neuen Systemen zu unterstützen. Nach der erfolgreichen Beendigung eines Lernprogramms kann dieser Erfolg zertifiziert werden. Zudem kann der Software-Roboter die Qualifikationen des Mitarbeiters mit den Anforderungen der Stelle abgleichen und mögliche Qualifikationen vorschlagen. 

5. Reise- und Ausgabenmanagement

Reisekostenabrechnungen fallen vor allem durch einen hohen manuellen Aufwand auf. Dabei fehlen oftmals passende Abrechnungen, die vorliegenden Ausgaben sind zu hoch, die Formulare wurden fehlerhaft ausgefüllt und der Grund für die Ausgabe wurde nicht transparent genug dargestellt. Aus diesem Grund folgt oftmals eine Nachbearbeitung der Reisekostenabrechnung, welche mit einem steigenden administrativen Aufwand einhergeht.

Mit RPA lassen sich sämtliche Angaben schnell und einfach mit bestehenden Regelungen im Unternehmen abgleichen. Dabei greift der Software-Roboter auf interne und rechtliche Regelungen zurück und ermöglicht eine einfache und standardisierte Bearbeitung

Lassen Sie sich von RPA-Experten beraten Anmeldung

Lassen Sie sich von RPA-Experten beraten

Für die Prozessanalyse sowie die Programmierung der Software-Roboter können und sollten erfahrene Experten wie die Weissenberg Group als externe Berater hinzugezogen werden, um eine reibungslose und zeitnahe Implementierung der Software-Roboter im Unternehmen sicherzustellen.

6. Erstellung von Monatsabrechnungen

Klassische Herausforderungen bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen sind fehlende Angaben zu geleisteten Stunden, Compliance-Anforderungen, regionale Steuerbestimmungen und eine schlechte Datenqualität. Aus diesem Grund sind verspätete Zahlungen keine Seltenheit.

Dabei basieren viele Abrechnungen allerdings auf einem standardisierten Ansatz, sodass eine Automatisierung grundsätzlich möglich ist. Hierbei werden große Datenmengen verarbeitet, sodass die hinterlegten Daten durch eine RPA-Lösung fehlerfrei und konsistent ausgewertet werden können. Zudem kann der Software-Roboter einen automatischen Abgleich mit dem ERP-System durchführen. Auch die automatische Analyse sämtlicher Daten, die Übermittlung an die Finanzämter und die Veranlassung der Transaktionen sind möglich.

7. Mitarbeiterdatenverwaltung

Während eines Angestelltenverhältnisses kommt es häufig zu Änderungen der Personalstammdaten. Zusätzlich muss eine Personalabteilung auch die Daten von Bewerbern und ehemaligen Mitarbeitern verwalten. Aus diesem Grund wird die Verwaltung bereits bei kleineren Unternehmen unübersichtlich. Große Unternehmen benötigen oftmals ganze Abteilungen zur Verwaltung.

Die Datenverwaltung wird inzwischen häufig durch klassische HR-Programme erleichtert, jedoch entsteht dabei noch immer ein hoher manueller Aufwand bei der Datenpflege. Aus diesem Grund bietet sich der Einsatz von RPA an. Neue Personendaten werden automatisch hinterlegt und dem korrekten Mitarbeiter zugeordnet. Zudem können alte Daten archiviert und die Konsistenz über verschiedene Systeme hinweg gewährleistet werden. 

8. Reports und Analysen zu Mitarbeiterbefragungen

Grundsätzlich ist das Reporting stets eine aufwendige Aufgabe. Auch für HR stellt dies keine Ausnahme dar, sodass meist mehrere Mitarbeiter an der Erstellung entsprechender Berichte arbeiten. Diese werden auch als Entscheidungsgrundlage benötigt. Doch bei der Sammlung der Daten müssen oftmals verschiedene Systeme abgefragt und Daten kopiert werden, sodass ein hohes Fehlerpotenzial besteht. 

Durch RPA lassen sich die entsprechenden Reports automatisch aktualisieren. Die Software sammelt und kopiert die benötigten Daten und erstellt regelmäßig neue Reports auf Basis aktueller Daten.

9. Zeit- und Anwesenheitserfassung

Die Zeit- und Anwesenheitserfassung ist für viele Unternehmen ein kostspieliges Unterfangen, da viele Mitarbeiter die Dokumentation von Arbeitszeiten und Urlaubstagen vergessen. Die manuelle Kontrolle dieser Zeiten sorgt für eine sinkende Genauigkeit bei der weiteren Verarbeitung. Zudem besteht die Gefahr, dass Überstunden falsch dokumentiert und eingereicht werden. 

Durch RPA kann eine automatisierte Validierung dieser Zeiten vorgenommen werden. So können verschiedene Reports herangezogen werden, um die Zeiten des Mitarbeiters zu erfassen. Der Software-Roboter kann eine automatische Meldung bei fehlenden Daten veranlassen und somit die manuelle Nacharbeit reduzieren. 

10. Kündigungen und Austritt aus dem Unternehmen

Schlussendlich geht auch der Austritt eines Arbeiternehmers aus dem Unternehmen mit einem hohen Arbeitsaufwand für die HR-Abteilung einher. So ist diese Übergangsphase aufgrund manueller Bearbeitungsschritte sehr fehleranfällig.

Durch die Implementierung von RPA lässt sich dieser Prozess besser organisieren. Dabei werden Teilprozesse automatisiert und sämtliche Eingaben konsolidiert, sodass z. B. Unterlagen automatisch erstellt werden. Weiterhin können per RPA Abschlussbuchungen erstellt, Systemrechte zurückgesetzt, Arbeitszeugnisse angefordert und das Eigentum des Unternehmens wie Arbeitsmittel zurückgefordert werden. 

Weitere Trends im HR

Neben den Software-Robotern finden sich auch weitere technologische Trends im HR wieder. Hierzu gehören beispielsweise künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, Spracherkennung und Chat-Bots.

Sämtliche Technologien werden einen entscheidenden Einfluss auf das Personalwesen haben. So kann künstliche Intelligenz die Leistungsfähigkeit von RPA steigern und die Unterstützung weiterer Prozesse ermöglichen. Zudem könnten auch komplexere Prozesse automatisiert werden oder ganze Bewerbungsdokumente ausgelesen und automatisiert verarbeitet werden. Mit Chat-Bots steht eine Technologie bereit, die eine intelligente Gesprächsführung erlaubt. So können z. B. Mitarbeiter einzelne Änderungen per Chat-Funktion veranlassen oder Dokumenten anfordern. Eine RPA-Lösung kann dann im Hintergrund diese Aktionen ausführen oder dem Mitarbeiter die angeforderten Dokumente automatisiert zusenden. 

Kostenlose Erstberatung mit unseren RPA-Experten! Robotic Process Automation

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In einer kostenlosen Online-Beratung zu Robotic Process Automation erläutern Ihnen unsere erfahrenen RPA-Consultants, wie Sie die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen mit Robotic Process Automation automatisieren können und beantworten gerne Ihre Fragen.

Fazit und Ausblick

HR-Abteilungen sind bei vielen Arbeitsnehmern vergleichsweise unbeliebt. Zu lange dauert die Bearbeitung persönlicher Anfragen und zu intransparent sind die Vorgänge in den Personalabteilungen. Mit dem Einsatz von Robotic Process Automation könnte sich dieses Bild nun allerdings ändern, denn die Bearbeitungszeiten werden merklich optimiert. Zudem steigt die Transparenz der Prozesse deutlich an. Die Qualität der Bearbeitung wird standardisiert und Abrechnungen für Mitarbeiter schneller ausgestellt.

Vor allem im Rahmen des „Roboticsourcing“ ist eine Optimierung möglich, denn Bewerber werden nun anhand objektiver Kriterien gewählt. Somit können vakante Stellen besser besetzt und Anforderungsprofile spezifischer gestellt werden. Mit der Integration von KI und Chat-Bots warten weitere Prozessoptimierungen auf die Arbeitnehmer, welche das Image von Personalabteilungen nachhaltig verbessern könnte.

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