Da ein Großteil des Erfolgs eines Unternehmens von der Produktivität seiner Mitarbeiter abhängt, ist die Mitarbeiterproduktivität einer der wichtigsten Faktoren im Unternehmen. Engagierte Mitarbeiter in den eigenen Reihen zu wissen, macht es Unternehmen wesentlich einfacher, die Geschäftsziele zu erreichen und mehr Umsatz zu generieren. Das Beste aus seiner Zeit zu machen, ist kein strategisches, sondern ein menschliches Problem. Und rein menschliche Probleme führen zu finanziellen Problemen. Vergeudete Zeit und unmotivierte Mitarbeiter verursachen jedes Jahr Produktivitätsverluste in Billionenhöhe.
Statt Zeitmanagement Prozessautomatisierung
Aus diesem Grund suchen Firmeninhaber und -manager seit Generationen die Ursachen für mangelnde Produktivität und Effizienz vor allem auf der Mitarbeiterebene. So sind die meisten Menschen beispielsweise nicht in der Lage, sich länger als ein paar Stunden pro Tag auf wirklich produktive Arbeit zu konzentrieren. Während früher Zeitmanagementansätze und das Reengineering im Fokus der Steigerung der Mitarbeiterproduktivität standen, steht Unternehmen heute eine Technologie zur Verfügung, mit der fehlende oder geringe Mitarbeiterproduktivität sehr wirksam bekämpft werden kann. Die Entwicklung von Automatisierungslösungen mit Robotic Process Automation (RPA) macht es Unternehmen heutzutage sehr einfach, Prozesse neu zu definieren, Fehler zu reduzieren, Betriebskosten zu senken, Compliance sicherzustellen sowie Leistung und Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu verbessern.
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Benefits von RPA
Kostensenkung
Qualitätssteigerung
Mitarbeiterentlastung
Mit sinnvoller Arbeit gegen Fluktuation, Fehlzeiten und Produktivitätsverluste
Der Grad der Zufriedenheit der Mitarbeiter hängt nicht in erster Linie vom Geld ab, wie landläufig immer angenommen wird. Mitarbeiter wünschen sich vielmehr eine Arbeitsatmosphäre, in der sie sich wohlfühlen und eine Aufgabe, die sie fordert, die ihren Fähigkeiten Rechnung trägt, an der sie deshalb Freude haben. Jeder möchte eine sinnvolle Arbeit verrichten, eine Arbeit, bei der er seine Talente und Fähigkeiten sinnvoll einsetzen kann. Aber sinnvolle Arbeit ist nicht nur eine nette Dreingabe, sie ist essenziell für die Fähigkeit der Mitarbeiter, ihre Arbeit gut zu machen. Sich täglich wiederholende, monotone Arbeit ist das Gegenteil von sinnvoller Arbeit. Sie vergeudet die Energie der Mitarbeiter mit unerfüllter, langweiliger und letztlich demotivierender Arbeit. Mitarbeiter, die sich nicht mit einer sinnvollen Arbeit beschäftigen können, können sich auch nicht mit ihrem Job identifizieren. Die Kosten für mangelndes Engagement sind Fluktuation, Fehlzeiten und Produktivitätsverluste.
Geld ist nicht alles
Unternehmen können die Produktivität und Leistung von Mitarbeitern positiv beeinflussen, indem sie eine Umgebung schaffen, in der sich die Mitarbeiter engagiert und wertgeschätzt fühlen. Das trägt vor allem bei der Generation Y und Z mehr zur Arbeitszufriedenheit bei als jeder noch so dicke Gehaltsscheck. Kein Mitarbeiter ist sonderlich motiviert und engagiert, wenn er sich stundenlang mit banalen und stupiden Aufgaben beschäftigen muss. Aber es sind genau diese Situation, in denen RPA Abhilfe schafft und die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter verbessern kann.
Bots sorgen für eine engagierte Belegschaft
RPA eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, auf Mitarbeiter- und Teamebene die Arbeitsprozesse so umzustrukturieren, dass die Dynamik der gesamten Organisation verändert wird. Die Bemühungen der Mitarbeiter -aber auch ganzer Teams – können auf die Gesamtmission des Unternehmens neu fokussiert werden, indem man ihnen Werkzeuge an die Hand gibt, um Aufgaben durch den Einsatz von Bots pünktlich und mit größerer Genauigkeit zu erledigen. RPA-Bots automatisieren nicht nur die Datenverarbeitung und arbeiten rund um die Uhr, sondern geben den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, sich auf die interessanteren und kreativeren Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren. Das führt zu einer weitaus engagierteren Belegschaft, die auch mehr Zeit hat, Wissen zwischen Funktionseinheiten zu teilen und neue Ideen offen zu diskutieren.
Informationsüberlastung - ein weltweites Phänomen
Informationsüberlastung ist eine wachsende Herausforderung für Organisationen auf der ganzen Welt. Auch wenn die Informationsüberlastung ein bekanntes Phänomen ist, haben die meisten Unternehmen noch keine Lösung dafür gefunden. Dabei werden die Menschen täglich mit Informationen aus E-Mail-Postfächern, App-Benachrichtigungen, Social-Media-Kanälen und dem Internet bombardiert. Und das zusätzlich zu all den Informationen, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen.
AI Camp Wolfsburg - Wir halten Sie auf dem Laufenden
Das AI Camp Wolfsburg unter der Federführung der Weissenberg Group & der IHK Lüneburg-Wolfsburg bietet eine Mischung aus Impulsvorträgen, Panel & Diskussionen zum Thema Künstliche Intelligenz (KI) und findet jährlich in Wolfsburg statt. Die Teilnahme ist kostenlos.
Ständige Erreichbarkeit verhindert effektive Arbeit
Es ist kaum nachzuvollziehen, warum viele Arbeitskulturen ständige Erreichbarkeit, Reaktionsfähigkeit und einen leeren Posteingang belohnen. Noch immer herrscht in vielen Unternehmen die Überzeugung, dass ständige Erreichbarkeit die Produktivität steigert. Dabei ist längst erwiesen, dass sie auf lange Sicht die Fähigkeit eines jeden untergräbt, effizient und effektiv zu arbeiten. Denn die Informationsüberflutung verringert nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter, indem sie diese verlangsamt, sondern wirkt sich auch auf deren Fähigkeit aus, Aufgaben zu verarbeiten und zeitnah intelligente Entscheidungen zu treffen. Informationsüberlastung vermindert die Effektivität und Effizienz von Wissensarbeitern und führt zu vermindertem Verständnis. Sie beeinträchtigt die Konzentration und verhindert Innovationen, weil Mitarbeiter gestresst und frustriert sind. Die Folge: sie machen natürlich Fehler. Einfach ausgedrückt heißt das, die Informationsüberflutung schaltet das Gehirn aus!
Mitarbeiter - die E-Mail-Sklaven von heute
Eine interessante Studie zeigt, dass Mitarbeiter etwa 115 E-Mails pro Tag bearbeiten und dennoch ein Drittel der Informationen, die über E-Mails ausgetauscht werden, nicht wahrnehmen. Rund die Hälfte eines Arbeitstages verbringen Mitarbeiter mit der Bearbeitung von E-Mails. E-Mails sind wie ein Virus, der sich über alle Grenzen hinaus verbreitet. Wir verwenden E-Mails für alles, was mit Kommunikation und Zusammenarbeit bei der Arbeit zu tun hat, auch wenn dies nicht mehr der effektivste Weg ist. Wer heutzutage nicht innerhalb weniger Stunden auf eine E-Mail antwortet, wird auch schon einmal für tot gehalten. Längst sind wir alle im Wesentlichen zu E-Mail-Sklaven geworden. Nicht zuletzt auch, weil Unternehmen eine Arbeitskultur geschaffen haben, in der erwartet wird, dass Mitarbeiter sofort auf E-Mails antworten – auch am Wochenende.
Mit Bots gegen den Information Overflow
Alle repetitiven Prozesse, die eingehende oder ausgehende E-Mails betreffen, sind gute Kandidaten für die E-Mail-Automatisierung. Ein RPA-Bot kann E-Mail-Postfächer überwachen, eingehende Nachrichten erfassen oder einen Prozess basierend auf einer eingehenden E-Mail auslösen. Diese „E-Mail-Bots“ können E-Mails öffnen, lesen, sortieren, Daten daraus extrahieren, die erforderliche Arbeit daraus erledigen, antworten und Zusammenfassungen ungelesener E-Mails erstellen und diese als einzelne kombinierte E-Mail an den Empfänger senden. RPA kann auch verwendet werden, um E-Mails zu untersuchen, die an bestimmte Ziele versandt wurden, sie automatisch anhand bekannter Inhaltstypen kategorisieren, bestimmte Informationen extrahieren und sogar die extrahierten Daten so strukturieren, dass sie in vorhandene Verarbeitungssysteme integriert werden können. Die Automatisierung bestimmter E-Mail-Prozesse kann einen wesentlichen Beitrag leisten, den Information-Overflow, für den in aller erster Linie die tägliche Flut an E-Mails verantwortlich ist, effektiv zu bekämpfen. Weniger Ablenkung durch zu viele E-Mails bedeutet eine eindeutige Steigerung der Produktivität.
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In einer Erstberatung erläutern Ihnen unsere Experten, wie Sie mit Robotic Process Automation Ihre Geschäftsprozesse automatisieren können und beantworten gerne Ihre Fragen.
Zeitfalle Multitasking
Entgegen der weitverbreiteten Überzeugung vieler Menschen, sind wir nicht „Multitasking“-fähig. Was als Multitasking bezeichnet wird, ist nichts weiter als Kontextwechsel. Das heißt, die volle Aufmerksamkeit wechselt sehr schnell von einer Aufgabe zur nächsten Aufgabe. Was auf den ersten Blick produktiv erscheint, hat in Wirklichkeit nichts mit Produktivität zu tun. Der Kontext-Wechsel ist dabei ein unsichtbarer und zugleich sehr gefährlicher Faktor, der die Mitarbeiterproduktivität nachhaltig beeinflusst, da er langfristiger auch der Intelligenz und Aufmerksamkeitsspanne schadet. Nach jedem Wechsel zu einer anderen Aufgabe, beispielsweise, um auf eine Frage es Kollegen zu reagieren, E-Mails zu checken oder sich um eine andere dringende Angelegenheit zu kümmern, dauert es fast eine halbe Stunde, bis die Aufmerksamkeit wieder voll und ganz der ursprünglichen Aufgabe gilt. Aber Spitzenleistungen kann man nur abliefern, wenn man über einen längeren Zeitraum mit voller Konzentration an einer einzigen Aufgabe arbeitet, frei von Ablenkungen.
Kontext-Wechsel führt zu sinkender Produktivität
In der allgemein verbreiteten Arbeitsatmosphäre, die geprägt ist von Push-Benachrichtigungen und dem ständigen Druck, schnell reagieren zu müssen, werden die meisten Arbeitnehmer heutzutage geradezu zum „Multitasking“ gezwungen. Diese Einstellung vieler Unternehmen ist umso unverständlicher, als dass durch den ständigen Kontext-Wechsel der Stress erhöht wird und die geistige und kreative Kapazität sinkt. Dies führt letztendlich zu einer verminderten Arbeitsqualität mit langfristigen Auswirkungen auf die geistige und körperliche Gesundheit. Ganz zu schweigen von den Kosten, die den Unternehmen durch die sinkende Produktivität entstehen.
RPA vermeidet Multitasking
Um eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der die Mitarbeiterproduktivität nicht durch häufigen Kontext-Wechsel beeinträchtigt wird, müssen Unternehmen die Leistungsphilosophie und die Art und Weise, wie gearbeitet wird, überdenken. Führungskräfte müssen eine Kultur schaffen, die konzentrierte Arbeit über hektische Betriebsamkeit stellt und nicht diejenigen belohnt, die „always on“ sind. Zudem geht es auch darum, Mitarbeiter zumindest schon einmal vor unwichtigen und nebensächlichen Ablenkungen zu schützen. Bei einer Überprüfung der Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe lassen sich schnell Aufgaben identifizieren, um die sich ein Software-Roboter mindestens genauso gut kümmern kann, wie ein Mitarbeiter. Von der einfachen Posteingangsautomatisierung bis hin zu vollständigen Automatisierungsplattformen gibt es viele Möglichkeiten, wie Unternehmen Automatisierungstechnologie einsetzen können, um den Mitarbeitern eine kontinuierliche, konzentrierte Erledigung Ihrer Aufgaben zu ermöglichen. Das Verwalten von E-Mails, Push-Benachrichtigungen und sich wiederholenden Dateneingabejobs mit Hilfe von RPA-Software kann dazu beitragen, Ablenkungen und die Notwendigkeit von Multitasking zu vermeiden. Auf diese Weise können sich die Mitarbeiter auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und hervorragende Ergebnisse erzielen.
Fazit
