Process Automation – Was ist der Unterschied zwischen BPA & RPA

Intelligentes Prozessmanagement kann den Weg zur Automatisierung durch Software-Roboter ebnen

Im Zuge der Digitalisierung ist der Bedarf nach klar strukturierten Prozessen größer denn je. Aus diesem Grund müssen Unternehmen nicht nur schneller, flexibler und aktiver sein, sondern müssen außerdem einen klaren Fokus auf die vorhandenen Geschäftsprozesse setzen. Das bedeutet, dass vorhandene Prozesse und Strukturen kritisch analysiert, bewertet und überdacht werden, sodass eine Modernisierung des gesamten Unternehmens stattfinden kann. Hierbei kann Business Process Automation eine tragende Rolle spielen und die Vorleistung für erfolgreiche Robotic Process Automation leisten.

Was verbirgt sich hinter Business Process Automation?

Bei Business Process Automation oder auch BPA handelt es sich um eine automatisierte Auslagerung von Geschäftsprozessen. Im Grundsatz soll der personelle Aufwand reduziert und somit die Kosten innerhalb des Unternehmens gesenkt werden. Dabei fokussiert sich BPA auf die Restrukturierung aktueller Kernaufgaben und des Workflows innerhalb eines Unternehmens, sodass Tagesaufgaben effizienter gestaltet werden können.

Welches Unternehmen ist nicht auf der Suche nach optimierten Prozessen, welche Mehrwerte, eine optimierte Effizienz und zeitgleich sinkende Kosten bieten. Dieses Ziel kann durch eine permanente Anpassung und Optimierung oder durch die komplette Überholung eines Prozesses erzielt werden. An genau diesem Punkt setzt Business Process Automation an. Dabei wirft BPA keinen Blick auf die täglichen Abläufe, sondern auf die Prozessdurchführung. Um die Kommunikation zwischen den IT-Bereichen und den anderen Abteilungen zu erleichtern, wird auf Modellierungssprachen wie BPMN oder BPEL gesetzt. So sollen vor allem Prozesse beschleunigt und die Ausführungszeiten eines einzelnen Prozesses reduziert werden. Die Zeit, welche zur Gewinnung granularer Einblicke und verbesserter Lösungen investiert wird, bringt einen langfristigen Mehrwert mit sich. Hierdurch können passende Workflows aufgebaut werden, welche ein effektives und effizientes Arbeiten fördern.

Was versteht man unter Robotic Prozess Automation?

Robotic Process Automation (RPA) soll die menschliche Interaktion mit einem System simulieren, sodass diese Prozesse automatisiert und beschleunigt bearbeitet werden können. Zu den typischen Einsatzfeldern eines Software-Roboters gehören die Archivierung, Indexierung und der Versand standardisierter Schreiben, ohne dass ein weiterer menschlicher Kontakt mit dem System benötigt wird. Vor allem der Aspekt, dass menschliche Arbeit auch zu Fehlern führt, verdeutlicht die Vorteile von RPA. Einerseits werden potenzielle Fehlerquellen reduziert. Andererseits haben die Mitarbeiter, welche für operative Aufgaben benötigt wurden, nun freie Kapazitäten, welche wiederrum in die Entwicklung des Geschäfts investiert werden können.

Die Besonderheit der RPA ist der Umstand, dass die Technologie keinerlei Änderungen am eigentlichen Prozess voraussetzt. Die einzige Voraussetzung zum Einsatz eines Software-Roboters ist das Vorhandensein eines standardisierten Prozesses. Zudem müssen keinerlei Programme geschrieben werden, welche im Nachhinein als Insellösung zur Interaktion zwischen verschiedenen Systemen agieren. Der Software-Roboter ersetzt lediglich den menschlichen Nutzer und imitiert dessen Verhalten. Dennoch ergibt es durchaus Sinn, bestehende Prozesse bei einer RPA-Programmierung zur adjustieren, um eine bessere Effizienz zu erreichen.

RPA-Einführungsvideo

Vorteile von RPA

  • Kostensenkung
  • Qualitätssteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Welcher Unterschied herrscht zwischen BPA und RPA?

Aus den Definitionen beider Ansätze geht hervor, dass Business Process Automation einen grundlegenden Fokus auf die Optimierung bestehender Geschäftsprozesse setzt. Hierbei wird ein radikaler Ansatz verfolgt, der die Neuaufsetzung eines nicht funktionierenden Prozesses vorsieht. Dahingegen ist Robotic Process Automation ein Ansatz, der die Programmierung eines Software-Roboters vorsieht. Dieser agiert wie der typische Anwender und verbessert die Bearbeitungsgeschwindigkeiten sowie die Kosteneffizienz eines Prozesses. Dennoch trägt RPA nicht dazu bei, einen fehlerhaften Prozess zu automatisieren. Vielmehr wird ein Software-Roboter entwickelt, um die manuellen Aufgaben zu reduzieren und die Arbeit effizienter zu gestalten.

Aus diesem Grund können vor allem Unternehmen, welche keine komplette Restrukturierung aller Geschäftsprozesse planen, den Einsatz von RPA avisieren. Insbesondere im Zusammenspiel mit einem erfahrenen Entwicklungspartner kann der Einsatz eines Software-Roboters einen wahren Mehrwert für das Unternehmen bringen. Eine Grundlage, um RPA zum Erfolg zu verhelfen, ist die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Mitarbeiter, die die Vorteile der Technologie kennenlernen, werden dafür sorgen, dass diese im Unternehmen adaptiert wird. Andernfalls könnte Robotic Process Automation als negative Entwicklung verstanden werden und die Mitarbeiter stellen sich gegen die weitere Entwicklung.

Wie können beide Technologien zusammen genutzt werden?

Im Rahmen der Digitalisierung nimmt der Begriff des Prozesses eine besondere Rolle ein. Doch bevor eine Vertiefung in einen der beiden Ansätze avisiert wird, sollte ein grundlegendes Verständnis über das eigene Ziel gewonnen werden. Im Grundsatz sollte die Entscheidung fallen, ob bestehende Prozesse automatisiert durch einen Software-Roboter oder stattdessen neu strukturiert und aufgesetzt werden sollen. Grundsätzlich bietet die Automatisierung jeglicher Art einen Mehrwert für ein Unternehmen und sorgt für eine kontinuierliche Evolution des bestehenden Prozesses.

Während Business Process Automation kein wirklich neues Thema für Unternehmen ist, sondern eine Notwendigkeit, um Kunden zu adressieren und im Wettbewerb zu bestehen, ist Robotic Process Automation ein vergleichsweise neues Thema. Dabei verfügt diese Technologie über das Potenzial viele operative Tätigkeiten zu automatisieren. Dies ist insbesondere unter der Berücksichtigung der gewonnen Kapazitäten eine positive Entwicklung, denn somit kann das Personal an der strategischen Ausrichtung des Unternehmens arbeiten. Vor allem Prozesse, die Aufgrund einer geringen Standardisierung oder wegen einer hohen Fehleranfälligkeit nicht automatisiert bearbeitet werden können, können durch den Einsatz von BPA optimiert werden. Ist dieses Vorgehen erfolgreich, so kann anschließend RPA etabliert werden. Mit der Kombination von Robotics und Künstlicher Intelligenz würde sich in Zukunft zudem eine weitere Stufe der Automatisierung etablieren lassen, welche die Bearbeitung umfangreicherer Prozesse ermöglichen würde.

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