In zahlreichen Unternehmen befinden sich die ersten RPA-Projekte bereits in Umsetzung. Allerdings birgt eine sofortige Umsetzung eines potenziell interessanten Anwendungsfalls viele Unwägbarkeiten und damit letztendlich auch die Gefahr, zu scheitern. Statt sich Hals über Kopf in ein RPA-Projekt zu stürzen, empfiehlt es sich, mit einer Machbarkeitsstudie, einem Proof of Concept (PoC), den Grundstein für ein erfolgreiches RPA-Projekt legen. Mit einem PoC lassen sich die eigenen Erwartungen bei der Projektumsetzung spezifizieren und eine allgemeine Vertrauensbasis für weitere Automatisierungsbestrebungen und –maßnahmen schaffen.
Der Proof of Concept (PoC) als Entscheidungsgrundlage
Mithilfe von Robotic Process Automation lassen sich vor allem manuelle und repetitive Aufgaben automatisieren und somit die Effizienz im Unternehmen steigern. Von der Einführung von RPA versprechen sich viele Unternehmen den großen Wurf. Ohne ausreichendes Wissen um die Voraussetzungen und Möglichkeiten von RPA wollen sie so viele hochkomplexe Prozesse wie möglich auf einmal automatisieren. Eine angemessene Potenzialanalyse, welche Prozesse überhaupt das Potenzial zur Automatisierung haben, findet selten statt. Dabei zeigt sich allerdings, dass nahezu 50 Prozent der RPA-Projekte scheitern. Außerdem werden zwischen 30 und 50 Prozent der Projekte gestoppt, da die gewünschten Erfolge nicht realisiert wurden. Dieses Problem lässt sich mithilfe einer Proof of Concept vermeiden.
Ein solcher PoC zeigt den Interessengruppen auf, dass die Technologie im bestehenden Unternehmensumfeld – hier insbesondere in der IT-Landschaft – funktioniert. Auch die gesetzlichen Anforderungen spielen hierbei eine entscheidende Rolle. Eine gute Vorarbeit liefert zudem einen Anhaltspunkt vom monetären Nutzen eines Software-Roboters, sodass die potenziellen Einsparungen bereits zu Beginn der Prozessautomatisierung nachvollziehbar sind. Vor allem aber werden die Risiken, die eine Prozessautomatisierung mit sich bringt, reduziert. In erster Linie wird hier der Aufwand unterschätzt, die Prozesse zu automatisieren. Und mit steigendem Aufwand schießen die Automatisierungskosten in die Höhe. Von einem schnellen Return on Investment als maßgebliches Ziel eines solchen Automatisierungsprojekts kann dann keine Rede mehr sein. Ein PoC dient einer angemessenen Chancenbewertung und sorgt für ein starkes Fundament, das auch in Zukunft noch das Potenzial zur Skalierung bietet.
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Die Vorteile eines Proof of Concepts
Die Durchführung eines PoC ist ein gängiger Weg für Unternehmen vor der eigentlichen RPA-Einführung festzustellen, ob ein RPA-Projekt sein Versprechen hält. Anhand der Automatisierung eines vergleichsweise kleinen Prozesses können Unternehmen beobachten, wie die RPA-Lösung mit vorhandenen Systemen, Anwendungen, Daten und Prozessen in ihrer Zielumgebung zusammenarbeitet und in welchem Umfang sich die Kosten reduzieren lassen.
Zudem erhalten die Betroffenen einen Einblick in die Technologie und können die Anforderungen für laufende und spätere Automatisierungsprojekte spezifischer formulieren, wodurch das Risiko der Entwicklung unrealistischer oder nicht effizienter Roboter reduziert wird. Auch in der für Unternehmen wichtigen Frage der Compliance erbringt der PoC einen klaren Nachweis der Umsetzbarkeit der unternehmensspezifischen Compliance-Anforderungen. Der PoC liefert den Beweis, ob die Automatisierung des Prozesses in den Grenzen der spezifischen Umgebung des Unternehmens funktioniert oder nicht und legt damit den Grundstein für die weitere Entwicklung.
Die Erkenntnisse aus der Validierung der ausgewählten RPA Software oder Plattform und des Engagements der beteiligten Ressourcen, die ein PoC liefert, lassen sich auf weitere, größere Projekte übertragen. Sie stellen so sicher, dass trotz des anfänglichen Aufwands die Entwicklungszeit späterer RPA-Einführungen maßgeblich sinkt. Dementsprechend ergibt sich beim Einsatz der Technologie auch eine verbesserte Produktivität.
Das weitere Vorgehen beim RPA-Einstieg
Auch für den PoC gilt: Über eine erfolgreiche Einführung einer RPA-Lösung entscheidet die Auswahl der richtigen Prozesse. Arbeitsintensive, regelbasierte Prozesse mit einem einen hohen manuellen Anteil und einer hohen Fehleranfälligkeit eigenen sich besonders für die Automatisierung. Eine umfassende Prozessdokumentation beinhaltet Modelle und Abläufe der einzelnen Arbeitsprozesse, um sich einen deutlichen Überblick über die notwendigen Prozessschritte, Teilprozesse und den Prozesspfad zu verschaffen und die Entscheidungsregeln definieren zu können.
Darüber hinaus fließen die gewonnen Erkenntnisse aus dem Feedback der internen und externen Stakeholder zur Funktionalität des PoC in die Projektdokumentation ein und dienen zur Überarbeitung der Methoden und Rahmenbedingungen. Mithilfe dieses Vorgehens lassen sich die Anforderungen für weitere Software-Roboter bei der Entwicklung spezifizieren. Die Bedeutung der Prozessaufnahme nicht nur für den Erfolg eines PoC, sondern generell für den Erfolg eines jeden RPA-Projekts kann nicht oft genug betont werden.
Sobald die Projektphase abgeschlossen ist, folgt die Ableitung von Best Practices sowie die Qualifikation weiterer Prozesse zur Automatisierung. Insbesondere das Automatisierungsteam sollte hinsichtlich der eigenen Fähigkeiten weiterentwickelt werden. Die aktive Kommunikation der technologischen Möglichkeiten im Unternehmen trägt zudem dazu bei, dass die Bekanntheit der Robotic Process Automation im Unternehmen steigt und ein breiterer Mitarbeiterkreis mögliche Automatisierungspotenziale identifiziert. Im letzten Schritt lassen sich die Best Practices als Basisaktivitäten im Unternehmen etablieren. Die Vorteile der RPA Technologie müssen klar im Unternehmen kommuniziert werden, sodass sämtliche Geschäftsbereiche die technologischen Möglichkeiten ausschöpfen können.
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Herausforderungen bei der Einführung von Software-Robotern ohne PoC
Nachdem es in den vorherigen Abschnitten um die Vorteile eines Proof of Concept bei der RPA-Einführung ging, möchten wir Ihnen im Nachgang Herausforderungen aufzeigen, welche aus einem fehlenden PoC resultieren können.
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Falsche Erwartungen an die Technologie
Eines der häufigsten Probleme, welches zum Scheitern eines RPA-Projekts führt, ist der Erwartungshorizont der Auftraggeber. Grundsätzlich nimmt die Digitalisierung des Kerngeschäfts für viele Unternehmen eine tragende Rolle in der Strategieformulierung ein. Das bedeutet, dass die Einführung der Robotic Process Automation ein Mittel zum Zweck ist, um schnellstmöglich Effizienzen zu realisieren und Prozesse zu automatisieren. Dabei sollen oftmals sehr komplexe Prozesse automatisiert werden, da diese eine besonders hohe Effizienzsteigerung nach sich ziehen. Insbesondere eine ausführliche Bewertung der Prozesse, welche überhaupt automatisierbar sind, findet nicht statt. Dementsprechend scheitern die RPA-Projekte oftmals an der falschen Erwartungshaltung. Durch ein vorheriges Proof of Concept wird die Erwartungshaltung auf das wirklich Machbare reduziert und das Potenzial der Technologie aufgezeigt.
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Fehlerhafte Aufwandschätzungen
In vielen Fällen wird in der Automatisierung ein Allheilmittel zur Effizienzsteigerung gesehen. Die notwendigen Anfangsinvestitionen sollen sich bereits nach kurzer Zeit amortisieren. Eine fehlende Vorstudie führt in der Regel dann zu einer Falscheinschätzung des Projektaufwands. Diese fehlerhafte Schätzung führt dann meistens zu stark steigenden Automatisierungskosten, die eine Einstellung des Projekts zur Folge haben. Das fehlende Wissen, welche Aufwände aus den gestellten Anforderungen resultieren, führt dann oft dazu, dass es schon während der Entwicklung zum Stopp kommen. Die bisherigen Kosten sind unwiderruflich verbrannt worden. Ein konkretes Ergebnis konnte durch das Projekt nicht generiert werden. Ohne ausreichendes Wissen um die Voraussetzungen und Möglichkeiten von RPA treiben Unternehmen die Entwicklung komplexer Prozesse trotzdem weiter voran und wundern sich dann, wenn sie erst zum Ende der Entwicklung mit der Erkenntnis konfrontiert werden, dass keine Einsparung durch den Software-Roboter möglich ist.
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Bürokratische Hindernisse
Ausgangspunkt vieler Automatisierungsbestrebungen sind die eigenen Fachabteilungen. Die Entwicklung der Software-Roboter wird dann an die interne IT-Abteilung delegiert, die oftmals keinen Zugriff oder keine Erfahrung im Umgang mit den entsprechenden Diensten hat und die Umsetzung durch bürokratische Hürden torpediert.
Alternativ kann ein externer Dienstleister mit einem entsprechenden Fokus beauftragt werden. Nichtsdestotrotz bedeutet der Einkauf externer Kompetenz nicht, dass ein Automatisierungsprojekt erfolgreich ist. Zum einen wachsen ausgewiesenen RPA-Spezialisten aufgrund der wenigen erfolgreichen RPA-Projekte nicht auf den Bäumen. Zum anderen verändern sich auch die automatisierten Prozesse im Laufe der Zeit. Wenn in den betreffenden Fachabteilungen kein entsprechendes Know-how aufgebaut wurde, um die Software-Roboter an die veränderten Gegebenheiten anzupassen, hat sich die Effizienzsteigerung nach kurzer Zeit schon wieder erledigt.
Fehlervermeidung mittels Proof of Concept
Unternehmen sollten den Fokus auf kleine Prozesse legen, die sich innerhalb kürzester Zeit umsetzen lassen. Die mit einem PoC zu erzielenden Quick-Wins sorgen für erste Erfahrungen im Unternehmen und helfen beim Aufbau eines Reportings, welches zur Kosten-Nutzen-Schätzung dient. Eine vorherige Analyse der Technologie, Spezifizierung der Anforderungen und Prototypisierung kleinerer Prozesse bietet erste Anhaltspunkte für den Nutzen der neuen Technologie. Zudem wird schnell deutlich, ob die Automatisierung in der bestehenden IT-Landschaft funktioniert. Durch die Realisierung kleinerer Projekte lassen sich auch Rückschlüsse für den Erfolg größerer RPA-Projekte ziehen.
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Fazit
Die Einführung einer Robotic Software Automation birgt viele Vorteile. Dabei ist ein impulsives Vorgehen jedoch nicht förderlich. Stattdessen sollten Unternehmen ein systematisches und vor allem standardisiertes Vorgehen präferieren. Hierzu gehört auch die Durchführung eines Proof of Concepts. Denn damit das Projekt nachhaltig erfolgreich ist, müssen Unternehmen zu allererst die Möglichkeiten von RPA vollständig verstehen und sinnvolle Einsatzgebiete identifizieren. Statt alles auf einmal zu wollen, ist eine Implementierung in kleinen Schritten der richtigere, weil erfolgreichere Weg. Dieses fördert im ersten Schritt die Schaffung eines Konsens im Unternehmen. Alle Beteiligten gewinnen ein Bild über das Potenzial und die Grenzen der Technologie. Langfristig gewinnen die Beteiligten ein besseres Verständnis für die Technologie, sodass auch komplexere Prozesse automatisiert werden können. Denn letztendlich hängt der Erfolg eines RPA-Projektes auch davon ab, wer die neue virtuelle Belegschaft verwaltet und erweitert. Und hier steht einmal mehr der Mitarbeiter im Mittelpunkt.
