Prozessmodellierung: Einführung in Business Process Modeling

Methoden, Ziele und Nutzen der Prozessmodellierung

Unternehmen arbeiten selten mit höchster Effizienz. Um sicherzustellen, dass eine Organisation so gut wie möglich arbeitet, müssen ihre Prozesse ständig neu bewertet, verbessert und manchmal sogar vollständig überarbeitet werden. Zudem hat die Digitalisierung unabhängig von Branche und Unternehmensgröße durch die kontinuierliche Entwicklung und Verbreitung moderner Informations- und Kommunikationssysteme einen maßgeblichen Einfluss auf eine Vielzahl von Geschäftsprozessen. Dies erfordert ein Umdenken bei den etablierten Geschäftsprozessen. Selbst bestehende digitale Prozesse müssen immer wieder angepasst werden, um die Wettbewerbsfähigkeit langfristig sicherzustellen.
Ein guter Ansatz, um Geschäftsprozesse zu analysieren, zu verbessern und zu automatisieren, ist das Business Process Modeling (BPM). Die Techniken des Business Process Modeling ermöglichen dabei nicht nur die ausführliche Analyse der Prozesse, sondern auch deren Visualisierung. Im Folgenden stellen wir Ihnen das Business Process Modeling vor und zeigen Ihnen, wie dieser Ansatz Unternehmen bei der digitalen Transformation unterstützt.

Was ist Business Process Modeling (BPM)?

Das Business Process Modeling, auch als Prozessmodellierung bezeichnet, ist ein Ansatz zur Visualisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen. Dabei stellt die Modellierung von Prozessen einen kritischen Erfolgsfaktor im Rahmen eines effektiven Geschäftsprozessmanagements dar.

Mithilfe von BPM lassen sich bestehende Prozesse analysieren, verbessern und auch automatisieren. Im Regelfall liegt die Prozessmodellierung im Verantwortungsbereich von Business Analysten. Diese verfügen über die entsprechende Erfahrung und Expertise bei der Modellierung der Prozesse. Für die Analyse unklarer oder sehr komplexer Prozesse eignen sich sogenannte Process Mining Tools sehr gut.

Das Ziel der Prozessmodellierung besteht im Regelfall darin, die Prozessgeschwindigkeit zu optimieren oder die Zykluszeit einer vollständigen Transaktion zu reduzieren. Die Verbesserung der Qualität oder die Reduktion von Kosten spielt ebenfalls eine tragende Rolle. In der Praxis sind vor allem IT-Projekte die treibende Kraft, dass sich das Management für eine Prozessanalyse entscheidet. Außerdem sorgt der technologische Fortschritt dafür, dass BPM-Modelle nahezu vollständig automatisiert ausführbar sind. Somit steigern entsprechende Projekte nachhaltig die Produktivität in den entsprechenden Unternehmen.

Warum ist BPM wichtig?

Die Prozessmodellierung befähigt Unternehmen zur Verfolgung und Realisierung unterschiedlichster Ziele. Beim grundlegendsten Ziel handelt es sich um die Erfassung und Dokumentation eines vorhandenen Geschäftsprozesses. Die erstmalige Analyse eines Prozesses gewährt dem Unternehmen detaillierte Einblicke in die internen Abläufe. Hierdurch profitiert das Unternehmen nachhaltig von einer steigenden Transparenz. Dementsprechend lassen sich Aufwände und Kosten besser analysieren. Außerdem schafft die Prozessanalyse ein grundlegendes Verständnis für den Prozess auf Kundenseite und ermöglicht, die konkreten Abläufe sowie die daraus resultierenden Aufwendungen nachzuvollziehen. Dieses hohe Maß an Transparenz wird durch die Analyse jeder Aktivität innerhalb eines Geschäftsprozesses erreicht.

Einen besonderen Mehrwert bietet eine solche Analyse bei der Identifikation redundanter Aktivitäten oder unnötig eingesetzter Ressourcen. Die visuelle Auswertung dient dem Management als Entscheidungsgrundlage zur Verbesserung des Prozesses. Des Weiteren speichert BPM das Wissen im Unternehmen. Noch immer konzentriert sich dieses Wissen meistens auf wenige Mitarbeiter, die dieses dann nur unzureichend weitergeben. Mit einer ausführlichen Dokumentation und Visualisierung dieses Wissens lässt sich diesem Problem begegnen.

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Methoden der Prozessmodellierung

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten zur Geschäftsprozessmodellierung. Dementsprechend gibt es in der Praxis nicht nur den einen Ansatz, der eine erfolgreiche Geschäftsprozessmodellierung ermöglicht. Alle Methoden des BPM verfolgen das identische Ziel, die existierenden Informationen zu den eigenen Geschäftsprozessen zu nutzen, um die Unternehmensziele besser zu erreichen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die am häufigsten verwendeten Ansätze.

Business Process Modeling Notation (BPMN) – Die Standardsyntax zur Prozessmodellierung

BPMN 2.0 gilt als die Standardsyntax zur Prozessmodellierung. Insbesondere Prozessanalysten setzen auf diesen Standard, um nachvollziehbare Prozesse zu entwickeln. Die Anwendung dieser Spezifikationssprache ist vergleichsweise einfach, denn mit den zur Verfügung stehenden Symbolen lassen sich komplette Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe modellieren.

Bei den grafischen Elementen ist folgende Unterscheidung vorzunehmen:

  • Flow Objects (Aktivitäten, Entscheidungspunkte und Ereignisse)
  • Connecting Objects (Sequenz- und Meldungsflüsse)
  • Pools und Swimlanes (Organisationen, Benutzerrollen und Systeme)
  • Artifacts (Kommentare, Datenobjekte usw.)

Mithilfe dieser vier Elementtypen lassen sich in der Praxis komplexe und vollständige Abläufe darstellen.

Universal Process Notation (UPN)

Eine weitere Möglichkeit zur Prozessmodellierung ist Universal Process Notation (UPN). Hierbei handelt es sich um keine eigenständige Sprache, sondern um einen vergleichsweise pragmatischen Ansatz. Dabei besteht UPN aus mehreren Boxen, die die unterschiedlichen Aufgaben darstellen. Jede Box verdeutlicht die entsprechende Aufgabe, die Verantwortlichkeit und den konkreten Zeitpunkt innerhalb des Geschäftsprozesses.

Dieser Ansatz gilt als nützlich, weil das Ergebnis als Entscheidungshilfe für das Management fungiert und den Endanwendern den konkreten Verlauf eines Prozesses aufzeigt.

Flussdiagramme

Flussdiagramme visualisieren komplexe Prozesse durch einen einfachen und effektiven Ansatz. Sie illustrieren verschiedene Prozessschritte in einer sequenziellen Anordnung und stellen den Prozess vom Input bis zum generierten Output dar. Dementsprechend sind Flussdiagramme die Grundlage für BPMN und vermehrt bei der Darstellung einfacherer Prozesse anzutreffen.

Gantt Diagramme

Bei einem Gantt Diagramm erfolgt keine sequentielle Darstellung des Prozesses. Vielmehr erfolgt die Darstellung mit einem Bezug zur benötigten Zeit. Dementsprechend findet sich die Zeit auf einer der verwendeten Achsen wieder. Als Vorteil eines Gantt Diagramms lässt sich die geschaffene Transparenz hinsichtlich des zeitlichen Umfangs eines Prozesses anführen.

Wie wird ein Business Process Model erstellt?

Die Erstellung eines Geschäftsprozessmodells basiert auf dem Ansatz des Business Process Reengineering. Demnach sollen Geschäftsprozesse sehr einfach strukturiert sein, um eine Verbesserung bei den Leistungsgrößen zu erreichen. Aus der Theorie geht hervor, dass für die erfolgreiche Erstellung eines Business Process Models folgende Anforderungen erfüllt sein müssen:

  1. Analyse der Geschäftstätigkeit
  2. Definition der Geschäftsprozesse
  3. Strukturierung der Geschäftsprozesse
  4. Integration von Geschäftsprozessen
  5. Design der Prozessketten
  6. Zuweisung der Prozessverantwortlichkeit
  7. Externe Prozessverkettung
  8. Prozessverbesserung und Prozessmanagement

Die Rolle von BPM bei der digitalen Transformation von Unternehmen

Vor allen neue Geschäftsideen und Services basieren auf digitalen Technologien, die die Anforderungen und Bedürfnisse der Kunden erfüllen sollen. Mithilfe dieser neuen Technologien lassen sich die agilen Anforderungen des Marktes schneller realisieren. Allerdings zeigt sich auch, dass in zahlreichen Branchen die regulatorischen Anforderungen und somit die Kosten steigen. Nichtsdestotrotz sind diese harten Regulationen kein Grund, um neue Marktteilnehmer vollends zu verschrecken. Vielmehr nutzen diese jungen Unternehmen die Möglichkeiten der Digitalisierung und erstellen gleich vollkommen digitale Prozesse. Dabei spielt das Business Process Modeling keine zentrale Rolle. Vielmehr basieren die digitalen Geschäftsprozesse auf der konsequenten Anwendung von IT auf der grünen Wiese.

Der Mehrwert von BPM liegt in erster Linie darin, dass ein stringenter Einsatz moderner BPM-Tools in etablierten Unternehmen mit einer bestehenden IT-Landschaft ein enormes Optimierungspotenzial bietet. So können Unternehmen moderne Geschäftsprozesse ohne jeglichen Medienbruch schaffen. Einfach gesagt erfahren Unternehmen durch den stringenten Einsatz von BPM „Wer macht was wann und womit?“. So können etablierte Geschäftsprozesse detailliert analysiert und an aktuelle Anforderungen angepasst werden. Außerdem stellt diese umfangreiche Analyse üblicherweise auch die Grundlage für die Automatisierung eines Prozesses mittels Robotic Process Automation (RPA) dar.

Dementsprechend ist die Prozessmodellierung ein wichtiger Grundstein der digitalen Transformation. Dieses zielgerichtete Vorgehen ermöglicht die Integration neuer Trends in die bestehenden und funktionierenden Geschäftsmodelle. Außerdem ist das Business Process Modeling ein aktiver Gestaltungs- und Steuerungsansatz von Prozessen mit dem Ziel, ein agiles und prozessorientiertes Unternehmen zu schaffen.

Fazit

Das Business Process Modeling spielt vor allem in größeren Unternehmen mit einer gewachsenen IT-Landschaft eine bedeutende Rolle. Mithilfe dieses Ansatzes können die Unternehmen Transparenz schaffen und somit bestehende Ineffizienzen aufdecken. Außerdem bildet eine umfangreiche und detaillierte Analyse der Geschäftsprozesse die Grundlage für erfolgreiche Prozessoptimierungen. Auch Prozessautomatisierungen, beispielsweise durch Robotic Process Automation, erfordern eine vorherige Analyse und Optimierung des Geschäftsprozesses. Neben dem Optimierungsgedanken ermöglicht BPM jedoch auch die Dokumentation des entsprechenden Wissens im Unternehmen. Dieses kann ohne hinreichende Dokumentation verloren gehen und somit bestehende Werte vernichten.

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