RPA-Einstieg – Fünf typische Fehler beim ersten Projekt

5 Tipps, wie Ihnen der Robotic Process Automation-Einstieg noch besser gelingt!

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) bietet modernen Unternehmen viele Vorteile: Die Effizienzsteigerung, die Kostenreduktion und die daraus resultierende Wettbewerbsstärke sind nur einige der Vorzüge, auf die kein zukunftsorientierter Betrieb auf Dauer verzichten kann.
Der Einstieg in Robotic Process Automation und die Implementierung von RPA-Lösungen im Betrieb können allerdings mit Problemen und Hürden verbunden sein. Das Wissen darüber, wie solche Hindernisse einfach, sicher – und vor allem schnell – zu überwinden sind, ist für jedes Unternehmen von hohem Wert.
Deshalb widmen wir uns an dieser Stelle den fünf häufigsten Hürden, denen die Betriebe im Laufe der Automatisierung begegnen können und ihren Lösungswegen.

1. Fehler – Zu hohe Anzahl an Anwendungsvariationen

Die Voraussetzung für die Robotic Process Automation (RPA) sind standardisierte, wiederkehrende Abläufe. Ist in einzelnen Prozessen eine Vielzahl an Entscheidungen notwendig, dann ist es erforderlich, diese genau zu identifizieren und Entscheidungsregeln zu definieren.
Ratsam ist es, in einem solchen Fall eine Arbeitsgruppe aus den ausführenden Mitarbeitern und Automatisierungsexperten zu bilden, die klare Modelle und Abläufe der einzelnen Arbeitsprozesse erstellen und damit einen deutlichen Überblick über die Arbeitsschritte verschaffen. Die Modelle machen deutlich, an welchen Stellen des Gesamtprozesses die Automatisierung mit Software-Robotern am sinnvollsten ist oder wo vorher eine Umstrukturierung des Prozesses notwendig sein könnte.

2. Fehler – Fehlende Werkzeuge für eine genaue Leistungsbewertung

Die meisten Unternehmen führen keine Daten über die Effizienz einzelner Prozesse. Diese Informationen sind jedoch für die Automatisierung der Abläufe sehr wichtig. Gesonderte Messverfahren können deshalb erforderlich sein, um die notwendigen technischen Daten – inklusive der üblichen Variationen – zusammenzutragen. Liegt eine umfassende Leistungsbewertung vor, wird die Effizienzsteigerung – und damit der Erfolg der Robotic Process Automation – messbar sein.

3. Fehler – Keine Daten über die Breite der Prozessvariationen

Klare und übersichtliche Informationen über alle notwendigen Prozessschritte, Teilprozesse und Prozesspfade sind für eine erfolgreiche Automatisierung unabdingbar. Dabei ist eine fachgerechte Beurteilung der einzelnen Prozessschritte von Bedeutung. Auf diese Weise können überflüssige Abschnitte erkannt und aus dem Prozessverlauf herausgenommen werden. Die Robotic Process Automation Technology kann dann noch genauer und zielgerichteter eingesetzt werden. Eine bemerkbar höhere Zeit- und Kostenersparnis ist das sichere Ergebnis.

4. Fehler – Missachtung der üblichen Schwankungen

In jedem Betrieb sind die Routineprozesse darauf abgestellt, was aktuell gewünscht und zurzeit erforderlich ist. Treten Marktschwankungen auf – beispielsweise in der Nachfrage der Kunden oder im Angebot der Zulieferer – muss die Produktion angepasst werden.
Auch bei der Umstellung auf Robotic Process Automation ist es wichtig, solche Änderungen zu berücksichtigen, um die regelmäßig notwendigen Anpassungen leicht, einfach und sicher zu gestalten.

5. Fehler – Fehlende Vorbereitung auf die unerwarteten Änderungen

Der Markt ist immer in Bewegung, Änderungen sind unausweichlich. Manche der Veränderungen sind unbedeutend, andere sind so gravierend, dass die gesamten Produktionsketten aufgelöst und neu organisiert werden müssen. Jedes Unternehmen muss auf solche Umstellungen vorbereitet sein. Dies ist ein Bestandteil des Geschäftslebens und ein Grund für die Unternehmen, stets einen aktuellen Rapid Change Management Plan zu unterhalten, um die genutzten RPA-Lösungen an den aktuellen Bedarf anzupassen oder neue Prozesse effizient zu erfassen und zu automatisieren.

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