RPA als Business-Enabler in Krisenzeiten

Wie Unternehmen jetzt Robotic Process Automation für die Krisenbewältigung nutzen können

Das Corona-Virus hat die Wirtschaft fest im Griff. Unternehmen, ganze Branchen stellen den Betrieb ein. Wirtschaftsexperten diskutieren bereits, ob die Wirtschaft mit einer kurzen und heftigen Rezession, mit einem anhaltenden Abschwung oder gar mit einem Kollaps rechnen muss. Wie immer im Leben gibt es zwei Möglichkeiten, als Unternehmen mit den Auswirkungen einer derartigen Krise umzugehen. Die Hände in den Schoß legen und abwarten, bis es vorbei ist, in der stillen Hoffnung, das Desaster irgendwie zu überleben, oder das Heft in die Hand nehmen und überlegen, wie man die Krise meistern, die negativen Folgen minimieren und sein Unternehmen für die Zeit nach Corona aufstellen kann, um schnell wieder in die Erfolgsspur zu kommen.

Da vermutlich am Ende der Krise keiner ins Mittelalter zurückkehren möchte, sich beim Handel auf seine regionalen Märkte beschränken will und auch nicht wieder zu Papier und Bleistift greifen will, wird kein Unternehmer folglich darum herum kommen, intensive Überlegungen anzustellen, wie er die digitalen Technologien für die Krisenbewältigung in seinem Unternehmen nutzen kann.

RPA für schnelle Resultate

Dabei ist es jetzt wichtig, in einem ersten Schritt schnell Resultate zu erzielen. Eine Technologie wie Robotic Process Automation (RPA) hat das Potential, Unternehmen die Angst vor der Krise und deren Folgen zu nehmen. Denn RPA ist in der Lage, Kosten zu senken, Organisationen produktiver zu machen und den Geschäftsbetrieb auch in schlechten Zeiten aufrecht zu erhalten. Jedem Unternehmen kann man daher nur raten, jetzt kleine, hochvolumige Prozesse zu automatisieren, für die die Mitarbeiter aufgrund der Krisenbewältigung keine Zeit mehr haben oder für die keine Mitarbeiter mehr zur Verfügung stehen.

Aufgrund der umfangreichen Erfahrungen bei der Automatisierung von Prozessen in den unterschiedlichsten Branchen und diversen Bereichen bieten sich nachfolgende drei Prozesse besonders an:

  1. Rechnungsstellung, Mahnverfahren
  2. Buchhaltung
  3. Kundensupport

Vor allem wenn Mahnungen und Pfändungen drohen bzw. ansteigen, sollte sich die Prozessautomatisierung auf den Finanzbereich konzentrieren. Aber auch die vielen Rechnungseingänge können trotz Umsatzrückgang oft nicht so schnell gebucht werden, wie es erforderlich wäre. Auch im Kundenservice und Vertrieb wollen Unternehmen gerade in dieser Zeit keine Abstriche machen, da Bestandskunden weiterhin betreut und neue Kunden akquiriert werden müssen.

Der richtige Zeitpunkt gute Ideen zu sammeln

Mehr denn je sind die Unternehmen jetzt gefragt, die Gesundheit von Mitarbeitern, Kunden und Partnern zu schützen, die Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit aufrecht zu erhalten, die Liquidität zu schonen und kurzfristig Kosten zu reduzieren, aber auch die Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten - und nicht abzuwürgen. Die Anwendungsmöglichkeiten von RPA für die Automatisierung von Geschäftsprozessen sind im Prinzip nur durch die eigene Vorstellungskraft begrenzt. Und die Nutzung von Bots war noch nie so einfach.

Das gilt nicht nur für die aktuelle Krise. Neben dem sofort realisierbaren Automatisierungspotenzial sind Unternehmen gut beraten, die Chance jetzt zu nutzen, auch für die Zeit nach der Krise die richtigen Prozesse für eine Automatisierung zu bestimmen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, gute Ideen zu sammeln, um automatisierbare Prozesse zu identifizieren, die für das Unternehmen auch nach Covid-19 einen echten Unterschied machen und einen echten Mehrwert bieten.

Über den Krisentellerrand hinausblicken

In Krisenzeiten wie diesen ist nicht ängstliches Denken, sondern vor allem auch vorausschauendes Planen gefragt. Nur wer künftig auf automatisierte, intelligente, unabhängige Geschäftsprozesse und Services setzen kann, wird nach der Krise schnell wieder in die Erfolgsspur zurückfinden. Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung hat das Zeug dazu, all das zu leisten. So kann eine intelligente Prozessautomatisierung die Simulations- und Prognosefähigkeiten von Unternehmen deutlich verbessern, so dass Krisen durch vorbeugende, proaktive Entscheidungen ihr Bedrohungspotenzial verlieren. Denn überall dort, wo Unternehmen gut aufgestellt sind und die Geschäftsprozesse und Organisation digital transformiert und automatisiert wurden, ist auch eine "Business Continuity" in der Krise gewährleistet.

Selbst ist das Unternehmen

Dabei haben Unternehmen durchaus die Möglichkeit, in Zeiten, in denen sie aufgrund der Kontaktsperre auf sich selbst gestellt sind, in Eigenregie die relevanten Prozesse für eine Automatisierung zu finden. Am Anfang aller Automatisierungsbestrebungen steht ein strukturiertes Vorgehen für die zielgerichtete und erfolgreiche Auswahl eines geeigneten Prozesses. Dazu bedarf es keiner aufwendigen und kostspieligen Projekte.

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Über den UiPath Automation Hub können wir unsere RPA Assessments nun auch 100% remote für unsere Kunden anbieten. Dadurch werden aktuelle Kapazitäten für die Identifikation von Quick-Win-Prozesse nutzbar.

Checkliste zur Prozessaufnahme- und prüfung

Ein wichtiger Wegweiser ist dabei die von Weissenberg entwickelte Checkliste, die nicht nur die Kosten für die Prozessaufnahme, sondern auch mögliche Einstiegsbarrieren in die Prozessautomatisation senkt. Die Weissenberg-Checkliste, die ein Baustein der Weissenberg-Methode ist, fungiert nicht nur als Plattform zum Sammeln von all den Prozessen, die nicht optimal funktionieren. Sie bietet Unternehmen ein erprobtes und standardisiertes Verfahren, um einfach, schnell, zielgerichtet und kostengünstig Prozesse für die Automatisierung mittels RPA erfolgreich eigenständig zu identifizieren, aufzunehmen und zu dokumentieren.

Damit ist die Checkliste ein nützliches Tool, um die guten Ideen der Mitarbeiter für die Automatisierung von Prozessen festzuhalten und den Grad der Automatisierbarkeit des Prozesses zu bestimmen. In leicht nachvollziehbaren Schritten mit entsprechenden Erläuterungen und Hinweisen werden die Mitarbeiter durch das Process Mining geführt von der Prozessbeschreibung über die verschiedenen Aspekte der Prozessausführung, der Erfassung von Prozesskennzahlen und Prozesskriterien bis hin zur detaillierten Beschreibung der Prozesskomplexität.

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Als Beitrag zur Bewältigung der Corona-Krise stellt Weissenberg die Checkliste kostenlos zur Verfügung. Zur Unterstützung bietet Weissenberg ein begleitendes Beratungsgespräch zum Ausfüllen der Checkliste an, in dem offene Punkte geklärt und Fragen beantwortet werden können.

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