Center of Excellence – Kommandozentrale für erfolgreiche Prozessautomatisierung

Wie RPA-Projekte nach der ersten Pilotphase auf den nächsten Reifegrad gehoben werden können

 Process Automation Meeting

Robotic Process Automation (RPA) ist längst ein anerkannter technologischer Game Changer, wenn es um die Prozessoptimierung und Automatisierung geht. Aber je weiter ein Unternehmen auf seiner RPA-Reise voranschreitet, desto mehr müssen sich die Verantwortlichen Gedanken darüber machen, wie sie Prioritäten setzen, eine Strategie entwickeln und Verfahren standardisieren können. Denn nachdem die ersten tastenden Experimente mit RPA erfolgreich verlaufen, wird vielen Unternehmen klar, dass sie einen anderen Ansatz wählen müssen, um das Automatisierungsprojekt auf die nächste Stufe des Reifegradmodells zu heben.

Bevor Sie RPA im gesamten Unternehmen in größerem Stil einrichten und einsetzen können, müssen eine Reihe wichtiger Faktoren berücksichtigt werden, wie z. B. der Aufbau einer Infrastruktur, die Definition der Ziele, die Bereitstellung der Ressourcen und die Überwachung des Fortschritts des Programms. Vor allem die Beseitigung von Ineffizienzen bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen und eine schnellere Umsetzung der RPA-Projekte stehen ganz oben auf der Agenda. Ein Center of Excellence (CoE) sorgt nicht nur für die notwendige Transparenz über die Vorteile der Implementierung robotergestützter Prozessautomatisierung und hilft der Idee, sich in Bereichen durchzusetzen, die sonst möglicherweise gegen Veränderungen resistent wären. Ein CoE bildet in erster Linie die Blaupause für eine standardisierte und reibungslose unternehmensweite Umsetzung von RPA-Projekten. Ein gut implementiertes RPA CoE ist ein wesentlicher Baustein, um die digitale Transformation und Innovation im Unternehmen voranzutreiben.

Was ist ein Center of Excellence (CoE)?

Man könnte ein Center of Excellence als eine Gruppe von Experten, eine Art Kommandozentrale bezeichnen, die etwas im Unternehmen bewegen und voranbringen wollen bzw. sollen. Ein CoE kann ein kleines Team sein, von zwei oder drei Personen - oder auch viel größer. Letztendlich hängt die Größe des CoE von der Größe des Unternehmens und den Zielen ab, die im Rahmen der Prozessautomatisierung gesetzt wurden.

Ein CoE bietet den strukturellen Rahmen, um das Wachstum von RPA innerhalb eines Unternehmens zu steuern und, was am wichtigsten ist, die erzielten Vorteile über die anfängliche Experimentierphase hinaus zu erhalten. Gerade Organisationen, die dabei sind, den nächsten Schritt bei der Einführung von RPA zu machen, sollten ein CoE ernsthaft in Erwägung ziehen, um die Vorteile des sich ständig weiterentwickelnden Umfangs intelligenter Automatisierungsprodukte effizient zu nutzen. Ein CoE hilft bei der Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von RPA, von der Entwicklung des Business Case für eine Automatisierungsmöglichkeit bis hin zur Unterstützung eines großen Bot-Ökosystems in der Unternehmens-Umgebung. Ein CoE hilft Unternehmen, RPA nachhaltig, effektiv und schnell im Unternehmen zu implementieren und in die Organisation einzubetten und das angesammelte Wissen und die Ressourcen für zukünftige RPA-Projekte vorzuhalten.

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Hauptaufgabe: Verankerung von RPA im Unternehmen

Die Aufgabe eines Center of Excellence besteht darin, die gemeinsamen Best Practices und Arbeitsstandards für einen unternehmensweit einheitlichen Automatisierungsprozess zu definieren und die Governance-Standards zu implementieren, um sicherzustellen, dass Best Practices und Standards eingehalten werden. Das CoE-Team unterstützt die Fachabteilungen und Geschäftsbereiche bei der Auswahl der Automatisierungsprozesse und der Bewertung des Reifegrads des jeweiligen RPA-Projekts. Das geschieht operational durch direkte, persönliche und/oder indirekte Anleitung in Form von Lehrinhalten, Tools & Vorlagen und durch aktive Mitwirkung bei der Umsetzung von Best Practices. Es beurteilt, priorisiert, realisiert Automatisierungsprojekte, es überwacht den gesamten RPA-Lebenszyklus, verwaltet die Bots in der Produktivumgebung und entwickelt Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung der Standards. Das CoE wählt die notwendigen Tools aus, stellt die notwendige IT-Infrastruktur zur Verfügung und organisiert Wartung und Support.

Ein CoE erleichtert Aufbau und Skalierung von Bots

Ein Center of Excellence dient dazu, identifizierte und geplante Automatisierungsprojekte zu etablieren, die den aktuellen und zukünftigen Geschäftsbedürfnissen entsprechen, und gleichzeitig das Risiko eines unkontrollierten Einsatzes und einer unkontrollierten Verbreitung dieser Technologie im Unternehmen zu vermeiden. Mit dem zunehmenden Einsatz intelligenter Automatisierung nimmt zwangsläufig auch der Grad der Komplexität zu, der für die Integration mit anderen Anwendungen erforderlich ist. Das Verständnis des breiteren Technologiestacks zur Erleichterung einer effizienten Wiederverwendung und Integration wird immer wichtiger. Ein gut funktionierendes CoE verwaltet den gesamten RPA-Zyklus von der Entwicklung von Business Use Cases bis hin zur Unterstützung eines riesigen Bot-Ökosystems. Es erleichtert den Aufbau effektiverer Bots und die Skalierung der Bots, wenn nötig, um die Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen.

Mit CoE zum nächsten Reifegrad

Organisationen werden immer komplexer. Häufig arbeiten Teams und Fachbereiche in Silos und teilen ihr Wissen trotz der parallelen Entwicklung verschiedener Fähigkeiten nicht. Ein CoE identifiziert diese Bereiche und bringt interne Ressourcen zusammen, damit sie vom gesamten Unternehmen genutzt werden können. Dies bringt mehr Effizienz in die Organisation und gleichzeitig können Unternehmen mit einem Center of Excellence den nächsten Reifegrad in der Prozessautomatisierung erklimmen.

Im Rahmen der Prozess-Automation stehen viele Unternehmen nach der Pilotphase und dem ersten Proof of Concept (PoC) der RPA-Implementierung vor der Herausforderung, die Nachhaltigkeit des in den unterschiedlichen Fachbereichen entwickelten RPA-Portfolios zu gewährleisten und ein profitables Maß an Skalierbarkeit zu erreichen. Ein Center of Excellence-Model sieht dafür die Entwicklung und Bereitstellung von IT-Infrastrukturen, Tools, Know-how und Best Practice-Lösungen für die Prozessautomatisierung im gesamten Unternehmen vor. Es schafft eine solide Grundlage für eine zukünftige, leistungsstarke Automation Factory.

Der Aufbau eines CoE ermöglicht es den Unternehmen, die Kontrolle über die verteilten automatisierten Prozesse zu übernehmen und das volle Potenzial der durch RPA geschaffenen Effizienz auszuschöpfen. Zudem scheitern viele RPA-Projekte an einfachen Fehlern bei der Implementierung. Die Verwendung robuster und effizienter Methoden gebündelt in einem CoE erhöht die Erfolgschancen der unternehmensweiten Automatisierungsprojekte.

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Best Practices beim Aufbau eines RPA Center of Excellence

Ein Center of Excellence hat einen klaren Auftrag mit messbaren Zielen und ist mit einem entsprechenden Budget ausgestattet. Herzstück eines CoE ist das operative Team. Es hat die Aufgabe, die Automatisierung im gesamten Unternehmen so schnell, effizient und sicher wie möglich umzusetzen und zu steuern. Der RPA-Sponsor, vorzugsweise aus dem Top-Management, gibt die unternehmensweiten, strategischen Prioritäten und messbaren Ziele der Automatisierung vor und stellt die notwendigen Unternehmensressourcen zur Verfügung.

Das operative Team baut die Infrastruktur auf und wählt die passenden Tools aus. Anschließend müssen grundlegende Bereiche der Entwicklungsumgebung wie die Konfiguration der Robotik, Wartung und Support, Performance und Konnektivität in Angriff genommen werden. Es ist die Aufgabe des „RPA-Scouts“, die RPA-Initiativen im Unternehmen kontinuierlich bekannt zu machen und gleichzeitig eine funktionierende Automatisierungspipeline sicherzustellen. Wie die Prozesse aussehen können, die zur Automatisierung vorgeschlagen werden können, sollte durch klar definierte Selektionskriterien festgelegt werden.

Als nächstes müssen Compliance Richtlinien erstellt werden, die die Berechtigungsnachweise dokumentieren und die Sicherheit und den Datenschutz regeln. Sie beinhalten Leistungs-, Produktivitätskennzahlen und –messungen. Bevor es ernst wird, sollten alle Mitarbeiter im CoE und die RPA-Scouts eine mehrtägige RPA Schulung absolvieren. Das versetzt sie in die Lage, später selbst Trainingsmaßnahmen durchzuführen oder entscheiden zu können, welchen externen Dienstleister man mit weiteren Trainingsmaßnahmen betrauen kann.

Ein nicht unwesentlicher Punkt ist die Erstellung der Anforderung an den Einzelprozess und die Abstimmung der Dokumentenrichtlinie. Die Anforderungen an den einzelnen Prozess geben vor, wie ein Prozesskandidat beschrieben werden soll. Die Dokumentenrichtlinien beschreiben, in welcher Art von Diagrammen, in welcher Form sollen (typischerweise in einer Word-Datei) Ansprechpartner festgehalten und Prozessschritte beschrieben werden. Die Definition der Auswahlprozesse umfasst die Planung, in welcher Reihenfolge die Automatisierungsprojekte umgesetzt werden sollen. Der Style Guide umfasst auch die Programmierrichtlinien. Sie dienen dazu, die Qualitätsanforderungen zu dokumentieren.

Um ein Center of Excellence betreiben zu können, bedarf es einer der Größe des CoE angemessenen Belegschaft. Gemeinsam mit der Personalabteilung sollte dann ein geeignetes Stellenprofil erarbeitet, der Bewerbungsprozess organisiert, die Einarbeitungsphase definiert und die Position budgetiert werden.

Die Entwicklungs-/Testumgebung gibt dem Automatisierungsteam die Möglichkeit, die Funktionsweise der Software-Roboter zu überprüfen und zu kontrollieren, bevor sie nach bestandenem Test in der Produktivumgebung ihre Arbeit verrichten. Ist der Prozess hinreichend getestet, geht es im Rahmen der Umsetzungsplanung darum, den RPA-Prozess reibungslos aus der Entwicklungsumgebung in den Regel-/Produktiv-Betrieb zu überführen.

Als letzten Schritt muss das CoE-Team die Strukturen schaffen, um den Service und Support für die Software-Roboter zu gewährleisten. Die Verfahrensanweisungen für den Supportfall werden im Style Guide festgehalten. Um optimalen Service und Support leisten zu können, sollte das CoE die Prozesse und die Infrastruktur mittels eines Monitoring-Dashboards im Blick haben. Auftretende Probleme müssen systematisch nachverfolgbar und bewertbar sein, beispielsweise in einem Ticketsystem.

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Fazit

Für Organisationen, die RPA auf breiter Ebene in allen Geschäftsbereichen verankern wollen, kann die Antwort nur in der Implementierung eines gut geplanten RPA-CoE liegen. Mit dem Aufbau eines CoE signalisiert das Unternehmen, dass es gewillt ist, Zeit und Geld in den Aufbau einer nachhaltigen Automatisierungsstrategie zu investieren. Ein gut strukturiertes CoE erlaubt eine bessere Entwicklung der Bots nach fest definierten Standards und einheitlicher Methodik, eine schnellere Implementierung und eine sorgfältigere Überwachung. Es treibt Verbesserungen und Veränderungen innerhalb der Organisation voran, verhindert RPA-Silo Situationen und eliminiert einen unkontrollierten RPA-Wildwuchs im Unternehmen. So wird sichergestellt, dass die RPA-Technologie im gesamten Unternehmen ihren Zweck erfüllt Prozesse zu optimieren und Mitarbeiter zu entlasten, um damit letztendlich das Unternehmen effizienter zu machen.

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