RPA, Makros & Screen Scraping: Darin unterscheiden sie sich

So grenzt sich Robotic Process Automation von anderen Technologien ab

 CEO

Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen führen viele Wege nach Rom. Robotic Process Automation (RPA) ist dabei in den vergangenen zwei Jahren verstärkt in den Fokus der Unternehmen gerückt. Diese Technologie ermöglicht eine Automatisierung standardisierter und repetitiver Prozesse. Während RPA noch als vergleichsweise neuartige Technologie betrachtet wird, sind Makros oder Screen Scraping bekannte Ansätze. Was verbirgt sich hinter den Technologien und wo liegen ihre Einsatzgebiete? Zwei Fragen, die sich Unternehmen immer wieder stellen, und die hier beantwortet werden sollen.

Was ist ein Makro?

Ein Makro ist eine kurze Codesequenz und beinhaltet die Zusammenfassung mehrerer Anweisungen oder Befehlsketten. Als kleines Programm automatisiert ein Makro bestimmte Abläufe in einem Anwendungsprogramm. Durch das Aufrufen eines Makros, beispielsweise durch eine Tastaturkombination, werden alle Anweisungen in der vorher definierten Befehlsabfolge ausgeführt. Entscheidend ist die Programmstelle, an der das Makro ausgeführt wird. Denn genau hier findet sich auch der Startpunkt des Makros wieder. Waren Makros ursprünglich eine überschaubare Sammlung von Arbeitshilfen, so können sie inzwischen einige zehntausend Zeilen Code umfassen. In der Programmierung fungiert ein Makro als ein kleiner Programmcode, welcher von einem Interpreter gelesen wird und zum Aufruf eines größeren Programmcodes dient. Insbesondere wiederkehrende Programmteile lassen sich somit vereinfachen und durch entsprechende semantische Bezeichnungen ersetzen.

Die Einsatzfelder von Makros

Grundsätzlich können Makros zahlreiche Funktionen erfüllen, da sie als eine Art Unterprogramm fungieren. Dabei gibt es beispielsweise Systemmakros, die zum Öffnen oder Drucken einer Datei genutzt werden. Doch auch selbsterstellte Makros zum Prüfen einer vorliegenden IBAN gehören in den Anwendungsbereich dieser Technologie. Im Rahmen der Programmierung erleichtern Makros den Alltag der Entwickler. So wird ein kleiner, sich wiederholender Programmcode als Makro gespeichert und im Anschluss durch einen Interpreter oder Präprozessor übersetzt. Dadurch haben Entwickler die Möglichkeit, sich wiederholende Programmstrukturen einfach und schnell abzubilden.

In Anwendungsprogrammen werden die Makros dagegen nicht von den Programmierern, sondern von den Benutzern ausgeführt. Diese können mithilfe eines Makros einzelne Arbeitsschritte effizienter gestalten. Makros werden zum Beispiel in Tabellenkalkulationen, der Textverarbeitung oder Datenbanken verwendet und erleichtern umfangreichere Arbeiten mit nur einem Tastendruck. Mit Makros lassen sich Routineaufgaben wie das Generieren eines Monatsberichts leicht automatisieren.

Die Automatisierung der Oberfläche von Windows ist ein klassisches Beispiel eines Makros. Insbesondere bei den Programmen von Microsoft Office lassen sich Makros mittels VBA implementieren und im Anschluss ausführen. Diese Makros entsprechen dabei aber nicht der eigentlichen Definition eines Makros und fungieren eher als eigenständige Programme.

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Was verbirgt sich hinter Screen Scraping?

Beim Screen Scraping (engl., etwa: „am Bildschirm schürfen“) handelt es sich um eine Technologie, die das Auslesen von digitalen Bildschirmtexten erleichtert. Zum aktuellen Zeitpunkt dient die Technologie vornehmlich zum Auslesen von Websiteinhalten. Beim Screen Scraping handelt es sich also um eine Technologie, die zur gezielten Informationsgewinnung durch Datenextraktion eingesetzt wird. Die Funktionsweise des Screen Scrapings umfasst zwei grundlegende Schritte: den Aufruf der einzelnen Websites und das Extrahieren der relevanten Daten.

Wo wird Screen Scraping in der Praxis eingesetzt?

Die Einsatzmöglichkeiten für Screen Scraping Anwendungen sind vielfältig und zahlreich. In der Praxis lassen sich unterschiedliche Einsatzgebiete analysieren.

Insbesondere Suchmaschinen und das Web Mining nutzen die Funktion der Screen Scraping Technologie. Bei den Suchmaschinen handelt es sich zumeist um Crawler, die die einzelnen Websites nach Daten durchsuchen. Screen Scraper werden aber auch als ein Ersatz für Web Services herangezogen. Im Grunde kann ein Websitebetreiber die Website auch in einem maschinenlesbaren Format aufbereiten. Somit bestünde die Möglichkeit, dem Kunden die Daten zur Nutzung der Website für Auswertungen in einem Webservice zur Verfügung zu stellen. Da diese Einrichtung jedoch mit hohen Kosten verbunden ist, greifen die Anbieter oftmals auf Screen Scraper zurück. Diese extrahieren die benötigten Daten und das zu wesentlich geringeren Kosten.

Das Remixing ist ebenfalls ein beliebtes Einsatzfeld von Screen Scraping. Hierbei werden die Websiteinhalte unterschiedlicher Dienste zu einem neuen und gebündelten Dienst zusammengefasst. Fehlen die benötigten Programmierschnittstellen, so werden die entsprechenden Daten mittels Screen Scraping gewonnen. Zusätzlich bietet diese Technologie eine Möglichkeit zur Erweiterung des Browsers, indem zeitraubende Prozesse vereinfacht oder neue Funktionen implementiert werden. Die häufigsten Anwendungsszenarien sind der automatisierte Login in ein Forum oder das Abrufen von Websiteinhalten, ohne die entsprechende Website besuchen zu müssen. Allerdings wird der Einsatz der Technologie in der Praxis kontrovers diskutiert, da das Screen Scraping auch dem Datendiebstahl und -missbrauch Tür und Tor öffnet. Häufig wird Screen Scraping dazu missbraucht, fremde Inhalte auf dem eigenen Server anbieten zu können.

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RPA als Ansatz zur Prozessautomatisierung

Bei Robotic Process Automation – im Deutschen auch als robotergesteuerte Prozessautomatisierung bezeichnet – handelt es sich um eine Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dabei imitieren die Software-Roboter das menschliche Verhalten bei der Bearbeitung von Prozessen und interagieren selbstständig mit den entsprechenden Benutzerschnittstellen. Die Vorgehensweise der Software-Roboter orientiert sich am menschlichen Verhalten, indem sie die für einen Prozess erforderlichen Applikationen genauso wie ein Mitarbeiter bedienen. Sie kommunizieren mit allen erforderlichen Systemen, holen Informationen ein und ändern die relevanten Daten.

Durch das Nachahmen von Benutzereingaben über die Benutzeroberfläche einer Anwendung entfällt das aufwendige Programmieren einer Anwendungsschnittstelle (API). Um einen Software-Roboter zu nutzen, sind daher auch keine Programmierfähigkeiten erforderlich. Mit einer entsprechenden Einweisung und dem nötigen Training sind die Mitarbeiter durchaus sogar in der Lage, bestehende Prozesse den sich verändernden Ablaufprozessen anzupassen. Generell punktet RPA mit einer hohen Benutzerfreundlichkeit, schneller Implementierung (innerhalb von zwei bis sechs Wochen) und niedrigen Kosten, wodurch eine schnelle Amortisierung gewährleistet ist.

Des Weiteren kann RPA auch mit einer hohen Stabilität im Betrieb aufwarten. Da eine aufwendige Backend-Integration entfällt, haben Änderungen am bestehenden IT-System keinen Einfluss auf die RPA. Vor allem in Unternehmen mit großen IT-Systemen stellen Änderungen immer eine große Herausforderung dar, sodass die Komplexitätsreduktion durch RPA die Risikominimierung unterstützt.

Die Einsatzfelder von RPA

Die Einsatzfelder für RPA sind sehr vielfältig. Da RPA regelbasiert arbeitet, eignet sich diese Technologie vor allem für strukturierte, repetitive und volumenstarke Prozesse. Hier lassen sich vergleichsweise schnell die gewünschten Erfolge erzielen. So arbeitet ein Software-Roboter kontinuierlich mit einer gleichbleibenden Qualität und rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr fehlerlos. Dabei erfassen die Software-Roboter automatisiert die unterschiedlichsten Anwenderinteraktionen über vorhandene Software und Benutzerschnittstellen, extrahieren sie und führen sie selbst aus und extrahieren und fügen Daten ein, kopieren, verschieben und speichern Daten. Die Mitarbeiter werden von lästigen Routinearbeiten befreit. Die freigewordenen Ressourcen können für Aufgaben eingesetzt werden, die menschliche Skills wie emotionale Intelligenz erfordern.

So lassen sich beispielsweise in der Finanzbranche zahlreiche Prozesse durch den Einsatz von RPA automatisieren. Die Übermittlung von Vertragsunterlagen oder das Ausstellen eines Kontoauszugs sind z.B. typische Massenprozesse, die durch eine automatisierte Bearbeitung effizienter werden. Auch das mühsame Zusammentragen von Daten aus unterschiedlichen Systemen kann so automatisiert und fehlerfrei erledigt werden, wie das oftmals im Controlling der Fall ist. Auf diese Weise kann die Aufbereitung der Daten vereinfacht, beschleunigt und die Qualität der Daten optimiert werden. Schlussendlich sind auch standardisierte Reports, die normalerweise durch mehrere Mitarbeiter angefertigt werden, ein gutes Beispiel zur Verdeutlichung der Einsatzmöglichkeiten. RPA kann die automatisierte Auswertung der Daten sowie die anschließende Erstellung des Reports veranlassen.

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Die Grenzen der einzelnen Technologien

Auch wenn die Technologien zahlreiche Vorteile bieten, so weisen diese auch entsprechende Grenzen auf. Die Verwendung von Makros ist zur automatisierten Bearbeitung einzelner Prozesse durchaus praktikabel. Allerdings reagieren diese schnell mit Laufzeitfehlern, wenn eine fehlerhafte Eingabe getätigt wird. Zudem ist die Wartung eines Makros besonders aufwendig, sodass diese oftmals durch die IT-Abteilung betreut werden müssen. Selbst eine kleine Änderung am Standardprozess erfordert eine Anpassung des gesamten Makros und verursacht weitere aufwendige Tests. Auch arbeitet ein Makro nie vollautomatisch, sondern dient lediglich als kleine Unterstützung des Mitarbeiters.

Die Hauptfunktion des Screen Scraping ist die Datenerhebung vornehmlich im Web. Die Technologie genießt allerdings keinen sonderlich guten Ruf, nicht zuletzt durch die Verletzung von Urheberrechten. Zusätzlich bauen immer mehr Anbieter Funktionen ein, die einen Einsatz von Bots verhindern. Dadurch sinkt der Mehrwert eines Einsatzes kontinuierlich.

RPA gilt dagegen als modernster Ansatz zur Prozessautomatisierung. Die Flexibilität von RPA und ihre Fähigkeit, sich an ein bestimmtes Szenario anzupassen, macht sie weitaus funktionaler als Makros, die nur elementare Schritte immer wieder wiederholen können. Zudem ist RPA im Gegensatz zum Makro skalierbar und wird nicht in einzelne Anwendungen eingebaut, sondern auf einem Server installiert. Im Gegensatz zum Screen Scraping sammelt RPA nicht nur die Daten, sondern ist auch in der Lage, im Rahmen bestimmter definierter Regeln diese auch weiterzuverarbeiten.

Einzige Voraussetzung für den Einsatz von RPA sind standardisierte Prozesse, sodass eine regelbasierte Bearbeitung erfolgen kann. Lediglich bei komplexen Entscheidungen stößt RPA derzeit noch an seine Grenzen. Auch die Verarbeitung von Daten ohne eine feste Struktur stellt heute noch ein Problem dar. Mit Cognitive Process Automation (CPA) steht heute schon die nächste Generation von RPA in den Startlöchern. CPA lernt aus früheren Erfahrungen und kann die ihm übertragenden Aufgaben weiterentwickeln und sorgt so für eine kontinuierliche Verbesserung.

Fazit

Welche der drei Technologien zum Einsatz kommt, hängt letztendlich vom Einsatzszenario und von den qualitativen Anforderungen an den zu automatisierenden Prozess ab. RPA bringt derzeit die besten Voraussetzungen für die automatisierte Bearbeitung von Prozessen mit. Makros sind sicherlich eine geeignete Lösung für die Teilautomatisierung von Prozessen in Verbindung mit Office-Programmen. Screen Scraper fungieren fast ausschließlich zur Datenerhebung im Internet und genießen nicht den allerbesten Ruf.

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