SAP-Automatisierung mit UiPath

Die Automatisierung von SAP-basierten Prozessen mithilfe von UiPath

Einer der wichtigsten Grundsteine erfolgreicher Geschäftsprozesse sind die dahinterstehenden IT-Systeme. Insbesondere der deutsche Software-Konzern SAP hat sich als einer der wichtigsten Anbieter von Unternehmenssoftware etabliert. Dabei setzen Unternehmen aus verschiedensten Branchen auf die SAP Unternehmenssoftware, um Geschäftsoperationen und Kundenbeziehungen zu verwalten. Der von SAP verarbeitet Datenfluss erfordert die Ausführung zahlreicher repetitiver Aufgaben, die nicht nur sehr umfangreich, sondern auch zeitraubend sein können. Außerdem handelt es sich bei den GUI-Elementen von SAP um Blöcke, die sich mit klassischen Aufzeichnungs- und Automatisierungstools nicht verwenden lassen. Als Lösung zur SAP-Automatisierung bietet UiPath die hauseigene RPA-Entwicklungsumgebung Studio an.

RPA-Erklärvideo

Benefits von RPA

  • Kostensenkung
  • Effizienzsteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Warum ist SAP-Automatisierung wichtig?

Eine Lösung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ist der Einsatz von Robotic Process Automation. Mithilfe von RPA-Lösungen lassen sich repetitive und standardisierte Geschäftsprozesse automatisieren. Ein einmal trainierter Software-Roboter läuft auf unbestimmte Zeit, macht weniger Fehler und arbeitet schneller als menschliches Personal und ist zudem kostengünstiger. Mit seiner Entwicklungsumgebung Studio bietet der Marktführer UiPath eine Möglichkeit, auch SAP-Prozesse zu automatisieren. Für mehr als 46 Prozent der deutschen Unternehmen bilden SAP-Systeme die Basis ihrer IT-Infrastruktur. Dementsprechend wichtig ist daher für sie auch die Möglichkeit, SAP Prozesse automatisieren zu können.

Die Bedeutung einer Automatisierung von Prozessen im SAP-System sollen die nachfolgenden kleinen Beispiele verdeutlichen:

In der Regel sind laut den Zahlen des Instituts für Wirtschaftsinformatik an der Leibniz Universität Hannover bei der Prüfung und Freigabe einer Rechnung bis zu 5 Mitarbeiter in der Finanzabteilung involviert. Derartige Prozesse sind oft kleinteilig und von manuellen Tätigkeiten bestimmt, so dass die Bearbeitung einer einzigen Rechnung schnell 12 Euro und mehr kosten kann. Durch eine automatisierte Rechnungsprüfung im SAP-System entstehen Einsparmöglichkeiten zwischen 70 und 90 Prozent der Kosten.

Um im SAP-System eine Bestellung auszulösen bedarf es rund 15 Minuten manueller Arbeit. Bei 5.000 Bestellanforderungen monatlich fallen über 1.200 Arbeitsstunden an. Durch die Automatisierung des Prozesses wird die Bearbeitungszeit auf nur noch 250 Stunden reduziert. Damit werden rund 80 Prozent der bisher benötigten Kapazitäten für wertschöpfendere Tätigkeiten frei.

UiPath ermöglicht eine einfache SAP-UI-Automatisierung

Einer der großen Vorteile von RPA-Lösungen besteht in der einfachen Umsetzbarkeit. Ein Software-Roboter interagiert mit der GUI einer Software. Folglich sind keine umfangreichen Anpassungen an der zugrundeliegenden IT-Landschaft notwendig, um den Betrieb eines Software-Roboters zu sichern.

Die von UiPath bereitgestellte Software ist besonders einfach und unkompliziert in der Anwendung. Die Nutzer müssen keine eigene Programmiersprache beherrschen, um erfolgreich Roboter zu entwickeln. So können beispielsweise auch Business-Analysten einfache Software-Roboter mit UiPath entwickeln und für ihre Aufgabe trainieren. Sobald das Training eines Roboters abgeschlossen ist, können diese eigenständig arbeiten und die klassischen Massenprozesse mit einer hohen Genauigkeit abwickeln. Hierbei profitiert das Unternehmen von einer sehr geringen Fehleranfälligkeit sowie von Kostenvorteilen.

Auch im SAP-Umfeld macht die RPA-Entwicklungsumgebung UiPath Studio eine einfache Automatisierung von Prozessen möglich. Denn die Software kann mit Citrix-basierter SAP-Software umgehen und die GUI-Elemente erkennen. Mit emulierten Mausklicks und Tastatureingaben lassen sich die Prozesse automatisiert durchführen.

UiPath Studio unterstützt SAP GUI Scripting

Grundlegende Voraussetzungen für den Einsatz der UiPath-Software sind ein Rechner mit einem Windows-Betriebssystem sowie eine entsprechende UiPath-Lizenz. Sind diese Bedingungen erfüllt, können Nutzer die Funktionserweiterung SAP GUI für Windows nutzen. Hierbei greift die Software auf die SAP GUI Scripting API zurück, die zur Erkennung von UI-Elementen notwendig ist. Anschließend können die Nutzer UI-Elemente mithilfe von SAP Automation erkennen und aktivieren.

Im folgenden Schritt muss SAP Scripting auf dem lokalen Computer sowie auf dem entsprechenden Server aktiviert werden. Diese Maßnahme ist zwingend erforderlich, um eine korrekte Funktionalität der Selektoren zu gewährleisten. Sollte eine Aktivierung von SAP Scripting nicht möglich sein, können die Entwickler auf Bild- und OCR-Automation zurückgreifen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die Genauigkeit des Workflows geringer als bei der Nutzung des korrekten Selektors ist. Ist das SAP Scripting deaktiviert und der Roboter versucht, die Elemente individuell anzusteuern, kommt es zu einem fehlerhaften Verhalten. Das komplette SAP-GUI wird automatisch als Block erkannt und der Software-Roboter kann die einzelnen GUI-Elemente nicht individuell ansteuern.

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Einschränkungen bei der SAP-Automatisierung

SAP Automation kann auch mit zwei Clients durchgeführt werden. Einerseits handelt es sich um SAP GUI für Windows und andererseits um SAP Business Client (NWBC). Insbesondere die clientbasierte Lösung weist mehrere Einschränkungen hinsichtlich der SAP GUI Scripting Engine – dies ist die Technologie, die UiPath zur Automatisierung von SAP-Anwendungen benötigt – auf. Aufgrund dieser Einschränkungen gibt es einige Auswirkungen bei der RPA-basierten Automatisierung von SAP-Anwendungen.

  1. Die simultane Ausführung von SAP GUI für Windows und SAP Business Client kann dazu führen, dass verschiedene Selektoren identische Ergebnisse generieren. Dieses Verhalten lässt sich darauf zurückführen, dass es nicht möglich ist, zwischen den SAP-Scripting-Instanzen der Clients zu unterscheiden.
  2. Sind zwei SAP Business Clients (NWBC) aktiv, so werden die Instanzen ausschließlich für den ersten Selektor erkannt und generiert. Wichtig hierbei ist, dass die SAP GUI Scripting Engine ausschließlich die erste Client Instanz erkennt. Dementsprechend sind auch weitere Instanzen für die Engine nicht sichtbar. Außerdem lässt sich aus diesem Verhalten ableiten, dass die erste Instanz jedes Mal von SAP GUI Scripting Engine erkannt wird.

Dementsprechend empfiehlt auch UiPath eine strikte Trennung von SAP GUI für Windows und SAP Business Client (NWBC). Bei der Entwicklung sollte entweder eine SAP GUI für Windows mit beliebig vielen Instanzen zum Einsatz kommen oder ein SAP Business Client mit ausschließlich einer Instanz.

Fallbeispiel für die erfolgreiche SAP-Automatisierung durch UiPath

Nachdem nun die theoretischen Anforderungen an SAP Automation mittels UiPath beleuchtet wurden, soll an einem praktischen Beispiel verdeutlicht werden, welchen Mehrwert die SAP-Automatisierung in der Praxis liefert. Grundsätzlich setzen immer mehr Unternehmen auf die Automatisierung von SAP-Prozessen. Die Automatisierungsquote liegt bei rund 40 Prozent. Insbesondere Prozesse in den Kundenbereichen oder im Finanzsektor lassen sich gut mithilfe von Software-Robotern automatisieren.

Software-Roboter bieten Effizienz und Qualität im Bestellprozess

Im heutigen Tagesgeschäft ist die nahtlose Zusammenarbeit zahlreicher Systeme eine zwingende Voraussetzung, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Dies gilt insbesondere für den Datenabgleich und -austausch zwischen SAP sowie weiteren Systemen. Da die Automatisierung der Datenübertragung im Regelfall nicht gewährleistet ist, opfern immer wieder qualifizierte Mitarbeiter ihre Arbeitszeit mit der manuellen Datenübertragung zwischen den verschiedenen Systemen.

Allerdings ist es durchaus möglich, diesen manuellen Prozess zu automatisieren. Hierbei übernehmen Software-Roboter die klassische „Schnittstelle Mensch“ und überbrücken diese auf intelligente Art und Weise. Für die Automatisierung eines Bestellprozesses ist es notwendig, dass die Mitarbeiter ihr Know-how aktiv in die RPA-Entwicklung einbringen. Durch standardisierte Abläufe lassen sich die strukturierten Daten in einem automatisierten Prozess bearbeiten. Je umfangreicher der Bestellprozess, desto höher der generierte Mehrwert.

SAP-Automatisierung von Kundenterminen

Die Automatisierung von konkreten Kundenanfragen ist oftmals nicht ohne weiteres möglich. Zwar gibt es regelmäßig Fälle, in denen eine Automatisierung eines einzelnen Vorgangs durchaus realistisch ist, doch in seiner Gesamtheit lässt sich der individuelle Kundenservice vorerst nicht durch einen Software-Roboter ersetzen. Nichtsdestotrotz existieren auch hier Einsatzmöglichkeiten für eine SAP-Automatisierung.

So kommt es im klassischen Kundengespräch regelmäßig zu Anliegen, die in einer Terminbearbeitung resultieren. Hierbei müssen die Mitarbeiter Tickets im SAP CRM anlegen, um das Kundenanliegen zu überwachen. Das Anlegen eines Termins kann hierbei durchaus mehrere Minuten in Anspruch nehmen und somit die Servicelevel negativ beeinflussen. Aus diesem Grund kann SAP Automation eben jenen manuellen Vorgang übernehmen und somit die Qualität und Effizienz des Prozesses maßgeblich verbessern.

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Fazit

Die Automatisierung von SAP-Prozessen spielt im modernen Unternehmen eine wichtige Rolle. Während noch nicht jedes Unternehmen eine entsprechende Software implementiert hat, haben immerhin rund 40 Prozent der Unternehmen mit SAP-Lösung eine entsprechende RPA eingeführt. Durch eine SAP-Prozessautomatisierung lassen sich besonders umfangreiche Geschäftsprozesse abbilden und effizienter gestalten. Dabei spielt UiPath eine tragende Rolle, denn während klassische Scripting- und Automatisierungstools keine Automatisierung von SAP-Lösungen erlauben, schließt Studio von UiPath eben jene Lücke. Die Integration von smarten Selektoren zeichnet UiPath aus und bietet vor allem im produktiven Einsatz einen entscheidenden Vorteil.

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