Warum gutes Change Management im digitalen Wandel unerlässlich ist

Die Rolle des Change Managements bei der digitalen Transformation von Unternehmen

Der gesellschaftliche und wirtschaftliche Wandel ist ein kontinuierlicher Prozess. Derzeit durchlaufen die Unternehmen einen digitalen Transformationsprozess, ohne den sie ihre Marktrelevanz und ihre Wettbewerbsvorteile verlieren. Die mit dem digitalen Wandel einhergehende Adaption neuer Technologien und Etablierung neuer Geschäftsmodelle birgt aber auch Risiken. Mitarbeiter, denen es an der notwendigen Veränderungsbereitschaft mangelt, können den Erfolg des gesamten Transformationsprozesses torpedieren. Veränderungsprozesse werden zwar vom Management initiiert und forciert, aber sie werden letztendlich von der Mitarbeiterkultur getragen oder abgelehnt. Und hier kommt das sogenannte Change Management ins Spiel. Nachfolgend beleuchten wir die Relevanz eines gut funktionierenden Change Managements und dessen Relevanz für die digitale Transformation.

Was ist Change Management?

Das Change Management oder auch Veränderungsmanagement ist das planvolle Management von Veränderungsprozessen von einem Ausgangszustand hin zu einem Zielzustand. Das Change Management umfasst alle Aufgaben, Tätigkeiten und Maßnahmen, die für eine kulturelle, technologische, strukturelle oder organisatorische Veränderung der gesamten Organisation notwendig sind. Insbesondere die sich ständig ändernden Rahmenbedingungen machen das Change Management zu einer erfolgsrelevanten Aufgabe. Demzufolge fallen sämtliche Prozesse, sowohl die evolutionären als auch die revolutionären, in das Aufgabenfeld des Change Managements.

Insbesondere die Corporate Transformation und die Business Transformation lassen sich als revolutionäre Veränderungsansätze definieren. Dahingegen sind evolutionäre Ansätze eher ein Bestandteil der Organisationsentwicklung. Vor allem in der Vergangenheit waren die evolutionären Ansätze von besonders hoher Relevanz im unternehmerischen Umfeld. Mittlerweile ist jedoch ein Wandel zu einem revolutionären Ansatz zu verzeichnen, der sich vor allen auf den verstärkten Einsatz disruptiver Technologien zurückführen lässt.

Warum ist Change Management in Zeiten der digitalen Transformation so wichtig?

Nicht nur die Gesellschaft befindet sich inmitten des digitalen Wandels. Auch für Unternehmen ist der digitale Wandel mittlerweile fester Bestandteil des Unternehmensalltags. Immer öfter stellen disruptive Technologien ganze Geschäftsmodelle auf den Kopf und revolutionieren ganze Branchen. Dementsprechend müssen Unternehmen, die diesen Wandel aktiv mitgestalten wollen, eine Bereitschaft für Veränderungen aufweisen. Die Veränderungen betreffen vor allem die Strukturen, die Prozesse und die Verhaltensmuster im Unternehmen. Veränderungen sind aber nur dann erfolgreiche, wenn die gesamte Belegschaft die geplanten Änderungen mitträgt. Einem professionellen Change Management kommt deshalb eine ganz besondere Rolle zu, weil es die Mitarbeiter mitnimmt und in den Veränderungsprozess aktiv einbindet. Nur zu oft stoßen hoch motivierte Manager einen Veränderungsprozess an, der schon nach kurzer Zeit an einer unwilligen Belegschaft oder einer wenig souveränen Umsetzung kläglich scheitert.

Im Rahmen der digitalen Transformation haben anstehende Veränderungen innerhalb der Unternehmen eine besondere Bedeutung, denn sie stellen für das Unternehmen immer auch einen strategischen Wandel dar. Eine ledigliche Anpassung der Strategie sowie eine Kommunikation der Veränderung im Nachhinein reichen nicht mehr aus. Vielmehr muss die gesamte Belegschaft aktiv an der Veränderung mitwirken und die neuen Werte adaptieren. Kern des Wandels ist das Change Management, die professionelle Etablierung neuer Strukturen, Strategien und Prozesse. Aber ohne die Mitarbeiter ist jeder Wandel zum Scheitern verurteilt. Die Mitarbeiter müssen den Wandel aktiv mitgestalten und vorantreiben. Verschiedene Studien zeigen, dass lediglich ein Fünftel der Mitarbeiter den Wandel forcieren – ein gleicher Anteil versucht den Wandel zu verhindern. Aber nicht nur die Gegner des Wandels, sondern auch die Unentschlossenen müssen frühzeitig angesprochen und vom Zweck der digitalen Transformation überzeugt werden.

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Change Management am Beispiel Robotic Process Automation

Eine besondere Rolle bei der digitalen Transformation spielt Robotic Process Automation. Denn auf Dauer können es sich erfolgreiche Unternehmen nicht leisten, vor allem operative Routineaufgaben von kostspieligen Mitarbeitern erledigen zu lassen. Stattdessen helfen neue Technologien wie RPA bei der Freisetzung wichtiger Kapazitäten. Vor allem an Stellen, an denen Mitarbeiter repetitive Aufgaben übernehmen, kann die Technologie den Wandel beschleunigen. Hierdurch lassen sich wichtige Kapazitäten für die weitere strategische Ausrichtung des Unternehmens gewinnen.

Vorteile von RPA

  • Kostensenkung
  • Effizienzsteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Wie Change Management die Einführung von RPA erfolgreich verlaufen lässt

Eine schnelle Implementierung dieser Technologien und die Umstrukturierung der entsprechenden Aufgaben führen dabei jedoch nicht zwangsläufig zum erwünschten Erfolg. Stattdessen muss im Unternehmen ein professionelles Change Management etabliert werden, das die Nachhaltigkeit der Änderungen gewährleistet. So können Mitarbeiter bei klassischen Routineaufgaben durch den Einsatz von Software-Robotern entlastet werden, sodass das freigesetzte Know-how für weitere Aktivitäten verfügbar ist. Die ultimative Voraussetzung für einen erfolgreichen Wandel sind die Integration der Mitarbeiter in das aufgesetzte Change Management und eine transparente Kommunikation der Erfolge und Misserfolge. Eine frühzeitige Einbindung fördert zudem die Bereitschaft zur Adaption der neuen Technologie – Kernpunkt dieses Ansatzes ist der Abbau emotionaler Hürden.

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5 Tipps zur Etablierung eines erfolgreichen Change Managements

1. Personalisierte Kommunikation

Für einen optimalen Change müssen Unternehmen eine personalisierte Kommunikation sicherstellen. Hierzu gehört die Optimierung von Botschaften, Maßnahmen und Trainings. Besonders beliebt ist hier das Design Thinking, welches bei der Realisierung einer Nutzerzentrierung hilft. Zusätzlich kann eine Empathy Map verwendet werden, um die Gefühle und Handlungen der Mitarbeiter zu analysieren. Auch die klassische Customer Journey hilft beim Change des Geschäfts und zeigt die Interaktionen und Schnittstellen eines Kunden mit dem Unternehmen auf.

2. Prozesssteuerung auf Basis erhobener Daten

Insbesondere in der Vergangenheit gab es Probleme bei der Messung der Change-Management-Aktivitäten. Mittlerweile zeigt sich, dass die Mitarbeiterzufriedenheit und Unternehmenskultur einen Einfluss auf den Erfolg der Unternehmenstätigkeiten haben. Ein gutes Change Management kann sich die technologischen Möglichkeiten von Communities, Netzwerken und Daten zu Nutze machen. So bietet die Auswertung von Kundenbeschwerden sowie die Messung der Mitarbeiterzufriedenheit eine Möglichkeit zur Verbesserung des internen Changes. Des Weiteren verdeutlichen die Daten, wie sich das Verhalten der Mitarbeiter und Kunden ändert.

3. Einbindung der Mitarbeiter

Ein gutes Change Management bindet die Mitarbeiter aktiv in den Veränderungsprozess ein und verbessert so deren Loyalität und Änderungsbereitschaft. Wichtig bei diesem Vorgang ist eine offene Kommunikation. Hierbei können ebenfalls die Prinzipien des Design Thinking genutzt werden – der Nutzer ist bei diesem Ansatz der Mitarbeiter.

Neben dem Projektteam müssen auch Mitarbeiter aus den Fachbereichen und der IT involviert werden. Hierdurch wird eine nutzergetriebene Lösungsfindung gefördert und ein optimales Ergebnis forciert. Für ein besseres Maß an Kreativität können Mitarbeiter zudem aus ihrer klassischen Arbeitsumgebung herausgezogen werden. Insgesamt fördert dieser Ansatz die Akzeptanz verschiedener Projekte bei den Mitarbeitern und trägt zum erfolgreichen Change im Unternehmen bei.

4. "Social" und "Mobile" als Change-Treiber

Insbesondere die Generationen Y und Z mit ihrem fast euphorischen Verhältnis zur Technologie werden einen starken Einfluss auf die Arbeitsumgebung haben. Zum Alltag dieser Generation gehört die Nutzung von Smartphones, Tablets und sozialen Medien. Auch in der zukünftigen Arbeitsumgebung werden diese Technologien eine noch tragendere Rolle spielen, da diese Generationen ihr technologisches Know-how unbedingt auch am Arbeitsplatz einsetzen wollen. Die unternehmensinternen Lösungen hängen den etablierten Marktlösungen oftmals hinterher, sodass Mitarbeiter durch die Vereinfachung der Arbeit neue und bessere Alternativen entwickeln.

Besonders die Bereiche „Social“ und „Mobile“ gehören zum Wandel und ermöglichen eine gezielte und personalisierte Kommunikation. Soziale Netzwerke in Unternehmen können einen wesentlichen Beitrag leisten, eine Veränderung zu etablieren. Besonders Change-Agents beschleunigen den Wandel und fördern die Veränderungsbereitschaft im Unternehmen. Zudem lässt sich die Reichweite erweitern.

5. Involvierung von externen Experten

Schlussendlich ist auch das Einbinden von externen Coaches eine Möglichkeit zur Optimierung des Changes. Die Organisationsverhaltensforscher bereichern durch ihr Fachwissen und ihre wissenschaftliche Herangehensweise jedes Veränderungsprojekt. Vor allem die Themen Kultur und Mitarbeiterverhalten spielen bei jeder Veränderung eine tragende Rolle. Durch ein grundlegendes Verständnis der Organisationsstruktur und der Kultur lässt sich eine fundierte Diskussion über die angestrebte Kultur realisieren. Im Ergebnis lassen sich daraus ein passendes Zielbild und entsprechende Maßnahmen ableiten.

 Zufriedene Mitarbeiter

Fazit

Das Change Management spielt vor allem beim digitalen Wandel eine tragende Rolle. Ohne die Unterstützung der Belegschaft lässt sich ein Wandel kaum realisieren. Kurzfristig kann der Wandel durch unternehmerische Aktivitäten forciert werden. Langfristig müssen Mitarbeiter den Wandel jedoch tragen und vorantreiben. Das traditionelle Change Management muss zudem überdacht und der Fokus auf positive Erlebnisse gelegt werden.

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