Auf dem Papier klingt alles immer so einfach. Da wird der Einsatz von Automatisierungslösungen wie Robotic Process Automation (RPA) als so einfach und intuitiv gepriesen, dass selbst Programmierunkundige Prozesse automatisieren können und die Vorteile für das Unternehmen über den grünen Klee gelobt. Obwohl die Software-Bots in vielen Unternehmen weggehen wie warme Semmeln, hat die Implementierung von RPA-Lösungen in Unternehmen, wie bei jeder Technologie, sowohl Licht- als auch Schattenseiten. Unzählige Stolpersteine und Fallstricke sorgen immer wieder dafür, dass RPA-Projekte scheitern oder abgebrochen werden. Dies liegt jedoch nicht an einem inhärenten Fehler in der Technologie, sondern an den ineffizienten Methoden und Mythen über die Technologie. Die gute Nachricht ist, dass die meisten von ihnen recht einfach zu vermeiden sind.
Wir haben hier 12 häufige Fehler und Stolpersteine bei der Einführung von RPA zusammengetragen.
Unrealistische Erwartungen
Viele haben unrealistische Vorstellungen davon, was Automatisierung leisten kann. Automatisierung ist nur ein Teil einer umfassenderen digitalen Strategie. Die Technologie selbst ist nur ein Wegbereiter. Aber Unternehmen vergessen dies und erwarten von ihren Software-Robotern, dass sie jedes Prozessproblem lösen, das sie derzeit haben. Aber das werden sie nicht. Diese unrealistische Erwartung ist eine Hauptursache für das Scheitern. Kein Software-Roboter kann in einem Call Center ein Telefon abheben und mit einem Menschen telefonieren. Sie können jedoch Transkripte und Notizen protokollieren und viele der Post-Call-Prozesse abwickeln. Zu verstehen, was RPA leisten kann und was nicht, ist der erste Schritt, um es erfolgreich einzusetzen.
Unklare Prozessauswahl
Mitarbeiter neigen dazu, so viele unangenehme und unliebsame Prozesse wie möglich zur Automatisierung vorzuschlagen. Aber auch bei der Prozessautomatisierung gilt: Qualität geht vor Quantität. Um die größtmögliche Wirkung zu erzielen, müssen die richtigen Prozesse ausgewählt und priorisiert werden. Nur so lässt sich das Management von einer Automatisierung überzeugen.
Bevor man eine RPA-Lösung in Betracht zieht, müssen Prozess-Engpässe identifiziert und behoben werden. Dazu müssen die Aktivitäten der Mitarbeiter analysiert werden, zum Beispiel die Navigation zwischen den Anwendungen und die Art und Reihenfolge der Aufgaben. Die Automatisierung eines Prozesses, der komplex ist oder menschliches Urteilsvermögen oder kognitive Fähigkeiten erfordert, ist möglicherweise nicht die richtige Entscheidung. Es ist wichtig, das Potenzial von RPA und die Anwendungsfälle zu verstehen, bei denen RPA helfen kann. Tools wie Process Mining, Process Recording oder die Weissenberg-Methode leisten hier wertvolle Unterstützung, um eine angemessene Chancenbewertung vornehmen zu können, welche Prozesse überhaupt das Potenzial zur Automatisierung haben. Man muss sich aber immer darüber im Klaren sein, dass fehlerhafte, ineffiziente Prozesse durch RPA nicht geheilt werden können, sie nur schneller abgeschlossen werden und oftmals die Ineffizienz dadurch nur noch vergrößert wird.
Falsche Ziele
Vielfach wird bei der Prozessauswahl der Fehler gemacht, sich stur auf die Reduzierung des Full Time Aquivalents (rechnerische Größe zur Messung von Arbeitszeit) zu konzentrieren, statt sich die Frage zu stellen: Was möchte ich mit der Implementierung von RPA-Lösungen in meinem Unternehmen erreichen? Ziele wie Arbeits- und Produkt-Qualität, Produktivität und Innovation sollten dabei im Vordergrund stehen. Mit ein wenig Kreativität lassen sich KPIs rund um Prozess-Performance, Business Benefits und ROI-Kalkulationen definieren, die die Chance auf die erfolgreiche und gewinnbringende Automatisierung des gewünschten Prozesses erhöhen.
Falsche Automatisierungsplattform
Bei der Auswahl einer Automatisierungsplattform entscheiden sich Unternehmen in der Regel für diejenige Plattform, die ihrem Budget entspricht und über begrenzte Funktionen verfügt. Mangelnde Umsicht bei der Auswahl des richtigen Automatisierungstools kann zu einer Kostenexplosion und negativen Auswirkungen auf die Produktivität und die Ergebnisse aufgrund von Verzögerungen im Zeitplan führen. Es ist ratsam, eine Plattform mit vielfältigen Funktionen und einer breiten Integrationslandschaft zu wählen, damit sich das Unternehmen schnell darauf einstellen kann und keine Zeit mit der Initiierung eines Automatisierungsprojekts verliert.
RPA-Software-Beratung durch Experten
Wir empfehlen Ihnen, bei der Auswahl der RPA-Software einen erfahrenen Berater hinzuzuziehen, der die Softwareauswahl unterstützen kann. Gern berät Weissenberg Sie bei der Auswahl einer für Ihre Anforderungen geeigneten RPA-Software.
Fehlende Kommunikation
Die Entscheidung, RPA im Unternehmen einzuführen, ist nur der erste Schritt. Nur zu oft wird jetzt versäumt, die RPA-Strategie sowohl auf organisatorischer Ebene als auch auf Teamebene zu kommunizieren und abzustimmen. Teams oder Mitarbeiter, die mit den zu automatisierenden Aufgaben eng verbunden sind und deshalb in den Prozess eingebunden werden müssten, werden nicht richtig oder nur ungenügend über die Veränderung durch die RPA-Initiative informiert. Sie tragen dann in den seltensten Fällen die Veränderung positiv mit. Im Worst Case boykottieren sie die Automatisierungspläne des Unternehmens. Die Mitarbeiter müssen aber mit der Notwendigkeit der Automatisierung einverstanden sein und ein positives Gefühl entwickeln. Sie müssen von den Vorteilen überzeugt werden, bevor sie sich an ein RPA-Projekt wagen und es mittragen.
Fehlender Business Sponsor
Eine Automatisierung mittels RPA verändert die gesamte Organisation. Einer der größten Fehler ist der Start des Automatisierungsprojektes ohne einen Entscheidungsträger als Unterstützer. Denn nur so ergibt sich die Möglichkeit, mit dem notwendigen Entscheidungs- und Handlungsspielraum unternehmensweit zu agieren.
Automatisierung im Alleingang
Die IT-Abteilung nicht mit ins Boot zu holen, ist keine gute Idee. Von der praktischen Umsetzung bis zum strategischen Ansatz ist es wichtig, die IT-Abteilung an Bord zu haben. Zur erfolgreichen Automatisierung benötigt man eine umfassende Automatisierungsinfrastruktur. Und die IT-Abteilung hat die Methoden und das Fachwissen, um diese zu verwalten. Vor der praktischen Umsetzung wie auch dem strategischen Vorgehen ist es wichtig, die IT-Abteilung an Bord zu haben. Eine Automatisierung mittels RPA erfordert aber auch ein absolut detailliertes Verständnis eines Prozesses auf seiner kleinsten Ebene (Arbeitsanweisungen) – einschließlich aller Ausnahmen. Man spricht hier auch von der „User Story“. RPA ist also kein Thema, das man nur mit der IT bespricht, sondern am besten mit der gesamten Fachabteilung.
Überschätzte Fähigkeiten
Viele Mitarbeiter unterschätzen die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse. Aber die Prozessautomatisierung erfordert eine Vielzahl von Kompetenzen und Fähigkeiten, die über die reine Nutzung der Technologie hinausgehen. Der Markt für solche Spezialisten ist (noch) überschaubar. Bei Bedarf sollte man unbedingt auf externe Hilfe zurückgreifen oder seine Mitarbeiter zumindest gezielt schulen.
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Kein Fahrplan
Ohne Plan geht jede Automatisierungsinitiative in die Hose. Mit einer Roadmap haben die Unternehmen die erforderliche Strategie, Planung und den Effizienzgewinn und die zwangläufig auftretenden Veränderungen der Rahmenbedingungen stets im Blick.
Mangelnde Compliance bei der Implementierung
Eine Hauptursache für das Scheitern von Automatisierungsprojekten sind fehlende Compliance-Regeln für die RPA-Implementierung: Die Personen, die die RPA Bots entwickeln, sind häufig auch die Personen, die deren Arbeit überprüfen. Dies ist ein Rezept für eine Katastrophe, wobei die Katastrophe die Form eines Live-Prozesses hat, der nicht funktioniert. Mit einem Kontrollraum und einem ordnungsgemäßen Workflow, in dem die Arbeit von einem Entwickler in die Produktion geht und dann von einem Prozesscontroller überprüft und zurückgeschickt wird, wenn etwas nicht stimmt, lässt sich ein Scheitern verhindern. Diese Aufgabentrennung während der Implementierung ist für den Erfolg von RPA von entscheidender Bedeutung.
In den falschen Dimensionen denken
In aller Regel sind zu Beginn eines Automatisierungsprojekts die Erwartungen des Managements sehr hoch. In vielen Fällen sollen nicht nur komplette, sondern auch noch sehr komplexe Prozesse automatisiert werden. Diese Prozesse erweisen sich aber oftmals als zu anspruchsvoll, zu zeitaufwändig und zu komplex in der Wartung. Hier empfiehlt sich eine taktische Vorgehensweise. Man braucht zwar eine kritische Masse an Projekten, um überzeugende Ergebnisse zu liefern, die für das Unternehmen relevant sind. Aber idealerweise startet man mit 60 bis 80 Prozent eines Prozesses. Die Workflow-Bausteine von sich wiederholenden Aktivitäten können dann in anderen Prozessen wiederverwendet werden (Stichwort agile RPA).
Auf den ersten Lorbeeren ausruhen
Nichts ist fataler für den Erfolg der Automatisierungsinitiative, als sich auf den Lorbeeren des ersten Erfolgs auszuruhen. Denn RPA ist erst der Anfang. Maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz werden die Automatisierung vorantreiben und eine durchgängige Prozessautomatisierung ermöglichen. Wer sich auf den ersten Erfolgen ausruht, wird die mögliche End-to-End-Automatisierung von Prozessen nicht erleben.
Jetzt mit einem RPA-Experten sprechen
In einer Erstberatung erläutern Ihnen unsere Experten, wie Sie mit Robotic Process Automation Ihre Geschäftsprozesse automatisieren können und beantworten gerne Ihre Fragen.
Fazit
Obwohl die Prozessautomatisierung eine effektive Lösung für verschiedene Probleme bietet, ist es ratsam, potenzielle Fallstricke zu erkennen und zu vermeiden. Schon ein einziger Fehltritt kann dazu führen, dass der Return on Investment, der angestrebt wurde, sich nicht vollständig realisieren lässt. Die Wahrheit dabei ist, dass die meisten Fälle von Fehlern bei der Automatisierung von Roboterprozessen auf Menschen zurückzuführen sind. Die Wahrnehmung und das Verständnis der Menschen für Automatisierung sowie die Art und Weise, wie sie ihre RPA-Projekte planen und ausführen, sind die häufigsten Fehlerursachen.
