Was ist eigentlich ein Software-Roboter?

Was sind RPA Bots genau und wofür werden diese bei Robotic Process Automation genutzt.

 Cognitive Process Automation

Mit Robotic Process Automation (RPA) haben wir bereits eine Technologie beleuchtet, die das Potenzial zur Optimierung ganzer Industriezweige bietet. Vor allem die Interaktion zwischen RPA und bestehenden Anwendungen gleicht denen eines menschlichen Nutzers. Aus diesem Grund spricht man oft von Software-Robotern. Um Ihnen einen Überblick über die konkreten Anforderungen und Gegebenheiten zu bieten, werden wir im Folgenden das Thema der Software-Roboter umfassend behandeln und deren Einsatzmöglichkeiten erläutern. 

Was sind Software-Roboter eigentlich genau?

In unserem Beitrag „Was ist Robotic Process Automation?“ haben wir Ihnen einen umfangreichen Einblick in das Thema Robotic Process Automation (RPA) gegeben. Einer der besonderen Vorteile dieser Technologie ist die schnelle und einfache Implementierung. Dabei wird die Lösung als eigenständiges Produkt auf die bestehenden Systeme aufgesetzt und kann dann ohne Eingriff in die bestehende IT-Landschaft mit den Systemen interagieren. Der sogenannte Software-Roboter ahmt das Verhalten eines menschlichen Nutzers nach. Diese RPA-Bots erhalten analog zu menschlichen Nutzern Zugangsdaten und können anschließend die verschiedenen Tools und Anwendungen schnell und fehlerfrei “fernsteuern“. Dabei sind den Anwendungsmöglichkeiten keine Grenzen gesetzt. Die Software-Bots können z. B. mit großen ERP-Systemen wie SAP und Oracle oder lediglich kleineren Anwendungen wie der Microsoft Office-Suite interagieren. 

Wichtig ist die Erkenntnis, dass RPA für sich genommen keine Künstliche Intelligenz darstellt. Es setzt auf strukturierten und repetitiven Prozesse auf, die zwingend auf nachvollziehbaren Entscheidungsregeln aufbauen müssen, denn die RPA durchläuft stets die identischen Prozessschritte und agiert anhand eines vorher definierten Workflows. Die Entscheidungskompetenz des Software-Roboters ist sehr beschränkt – gesunden Menschenverstand kann er nicht vorweisen. Liegen die benötigten Daten strukturiert vor, kann der Software-Bot sein Potenzial voll entfalten und sämtliche Prozesse weitgehend automatisiert bearbeiten. Weiß er einmal nicht weiter, z. B. weil die Datenlage unvollständig ist, übergibt er diese Ausnahme an den menschlichen Kollegen. 

RPA-Einführungsvideo

Vorteile von RPA

  • Kostensenkung
  • Effizienzsteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Was ist der Unterschied zwischen RPA-Bots und industriellen Robotern?

Nachdem der Begriff des Software-Roboters geklärt wurde, kann auch ein Vergleich zwischen den bereits lange etablierten Industrierobotern und den Software-Robotern gezogen werden. So sind die klassischen Industrieroboter, wie sie in der Automobilproduktion oder im Maschinenbau verwendet werden, nicht vergleichbar mit einem Software-Bot. Dieser leistet keine physische Arbeit, sondern koordiniert digitale Prozesse. Vor allem in Zeiten der Digitalisierung gewinnen diese Software-Roboter an Relevanz. Langfristig müssen Unternehmen effizienter werden, um weiterhin auf den globalisierten Märkten mitspielen zu können. So lassen sich durch die Software-Roboter komplette Geschäftsprozesse automatisieren. Sie können beispielsweise den Einkauf optimieren und Bestellungen veranlassen. Anschließend werden die bestellten Waren in die Fertigung transportiert und dort von den Mitarbeitern und Industrierobotern verbaut.

Vor allem die Funktionsumfänge der verschiedenen Robotertypen zeigen, dass Industrie- und Software-Roboter ein unterschiedliches Ziel verfolgen. Zum aktuellen Zeitpunkt dienen Industrieroboter vor allem zur Automatisierung oder Vereinfachung physischer Prozesse. Der Roboter ist sichtbar und übernimmt Arbeiten, die für menschliche Mitarbeiter zu gefährlich, zu anstrengend oder zu komplex sind. Dahingegen ist der Software-Bot unsichtbar und nur in Form einer Software-Konfiguration verfügbar. Die Software imitiert das menschliche Verhalten und interagiert mit den verschiedenen Programmen. Durch die Interaktion werden ganze Prozesse automatisiert. Die freigewordenen Kapazitäten können anschließend für wertschöpfendere Aktivitäten genutzt werden. 

Der Weg zur Prozessautomatisierung

Seitdem Software für verschiedene Anwendungsfälle geschrieben wird, haben Programmierer und Nutzer eine Möglichkeit zur Automatisierung von Prozessen gesucht. Vor allem gleichförmige und standardisierte Abläufe standen im Fokus der Automatisierungsversuche. Hierbei dienten vor allem Skripte und Makros zur automatischen Abwicklung einfacher Prozesse. Allerdings mussten parallel Anpassungen an den bestehenden Systemen veranlasst werden. Mit der Entwicklung von Software-Bots hat sich nun ein neuer Entwicklungsschritt ergeben, der die Automatisierung bestehender Prozesse erlaubt. RPA kann in mehr Bereichen angewendet werden und bietet dadurch steigenden Mehrwert. Innerhalb kürzester Zeit kann die Technologie zum Standard avancieren. EineKombination mit Künstlicher Intelligenz erweitert zudem das Einsatzspektrum und erlaubt auch die Abwicklung komplexer Prozesse.

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Gibt es einen Unterschied zwischen „Robotics“ und Robotic Process Automation?

Oftmals wird der Begriff Robotics äquivalent zum Begriff der RPA verwendet. Allerdings ist diese Begriffsverwendung nicht ganz korrekt. Der Begriff Robotic Process Automation lässt vermuten, dass auch hier „Robotics“ zum Einsatz kommt. Doch vielmehr dreht es sich hierbei um die softwarebasierte Automatisierung von Prozessen. So finden Ansätze wie Business Process Automation, Robotic Process Automation, adaptive Automation und Test Automation vermehrt Anwendung in verschiedenen Industrien und unterstreichen die übergeordnete Rolle von Automatisierung. Während all diese Anwendungsbeispiele auf einer Software-Lösung basieren, zielt der Begriff „Robotics“ auf physische Roboter ab. Hierbei handelt es sich um programmierbare Maschinen, welche verschiedene Prozessschritte automatisch oder halbautomatisch ausführen können. Dabei interagieren diese Roboter mit der physischen Welt und nutzen hierfür die speziell verbauten Sensoren. Somit bezieht sich der Begriff Robotics auf sämtliche Entwicklungen und Aktivitäten, die mit physischen Robotern in Zusammenhang stehen. 

Welche Vorteile bieten Software-Roboter und wo können diese eingesetzt werden?

Ein RPA-Bot ist vergleichsweise einfach in der Wartung und Entwicklung. So können Mitarbeiter in der Regel binnen weniger Tage das Warten und Erweitern von Software-Robotern erlernen. Auch die Kontrolle und Korrektur eventuell auftretender Fehler kann ohne Probleme erlernt werden. Die einfache Bedienbarkeit lässt sich vor allem auf die umfangreichen Entwicklungswerkzeuge zurückführen, die mit geringer Einarbeitungszeit genutzt werden können. So können praxiserfahrene Mitarbeiter an der Entwicklung mitwirken und die benötigte Expertise einfließen lassen. Vor allem für die IT ist dieser Ansatz eine Entlastung, denn diese agiert nicht mehr als Entwickler, sondern als unterstützende Stelle. Zwar wird für die Initiierung weiterhin Knowhow von spezialisierten Anbietern benötigt, dennoch kann das Unternehmen durch die Einfachheit bereits zu Beginn wichtigen Input liefern.

Um passende Anwendungsfälle zur Etablierung von Software-Robotern zu finden, müssen die Prozesse im Unternehmen analysiert und bewertet werden. Dabei sollte ein Fokus auf Kernprozesse mit einem hohen Arbeitsvolumen gelegt werden. Hierbei handelt es sich beispielsweise um die Lohnabrechnung oder die Finanzbuchhaltung. Die Software bietet eine konstante Qualität und arbeitet ohne Unterbrechungen - die Effizienz der Bearbeitung steigt und manuelle Schritte können bestenfalls komplett entfallen. Langfristig wird dies auch den Trend des Prozess-Outsourcing einholen. Somit werden Unternehmen Abstand von diesem Ansatz nehmen und stattdessen auf eine automatisierte Bearbeitung mittels RPA setzen.

Fazit und Ausblick

Es zeigt sich, dass Software-Roboter nicht dem typischen Bild eines Roboters entsprechen. Vielmehr handelt es sich um eine Software, die mithilfe von Experten aufgesetzt wird.Langfristig wird sich Robotic Process Automation als Standard zur Bearbeitung standardisierter Prozesse etablieren. Zudem werden neue Technologien wie Künstliche Intelligenz und Deep Learning die Einsatzmöglichkeiten erweitern und die Bearbeitung komplexer Prozesse ermöglichen. Einer dieser Experten im Bereich der Robotic Process Automation ist die Weissenberg Group. Mit unserem Knowhow stehen wir Ihnen bei der Einführung von Software-Robotern im Tagesgeschäft gerne beratend und unterstützend zur Seite. 

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