Was ist Recruiting Automation?

Recruiting Automation - Ein Beginner's Guide

Sinkende Arbeitslosenquoten und ein demographisch bedingter Fachkräftemangel stellen Unternehmen zunehmend vor das Problem, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen. Durch die fortschreitende Digitalisierung unserer Arbeitswelt steigt zudem die Komplexität der Jobs auf allen Ebenen. Die neuen Jobprofile verlangen sehr ausdifferenzierte Hard- und Softskills sowie Methodenkenntnisse. Das macht die Suche nach geeigneten Talenten immer schwieriger und aufwendiger. Allein der Versand von unzähligen E-Mails an potenzielle Kandidaten in den unterschiedlichen sozialen Netzwerken und die anschließende Dateneingabe binden Ressourcen und kosten wertvolle Zeit. Traditionelle Recruiting-Maßnahmen stoßen mittlerweile an ihre Grenzen. Sie erreichen oft nicht die passende Zielgruppe und erfordern dabei einen hohen Einsatz an Zeit und Budget. Einen Ausweg aus dieser Zwickmühle bietet Recruiting Automation.

Was ist Recruiting Automation?

Bei Recruiting Automation geht es um die Automatisierung von Prozessen im Rahmen der Personalbeschaffung, die zuvor manuell von Mitarbeitern ausgeführt wurden. Recruiting Automation stützt sich auf Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), Künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen und prädiktive Analysen. Zeitintensive, repetitive und regelbasierte Aufgaben werden dabei von einem oder mehreren Software-Roboter (Bots) übernommen. Die Software-Roboter führen selbstständig Aufgaben im Bereich des Active Sourcings, Lead Processings, Dialog- und Bewerbermanagements sowie im Lead Nurturing und Scoring aus und das schneller als ein Mensch.

Auf welchen Technologien basiert Recruiting Automation?

Robotic Process Automation

Unter Robotic Process Automation (RPA) versteht man die vollautomatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter. Diese innovative Technologie ermöglicht die Automatisierung sich wiederholender und regelbasierter Prozesse und Aufgaben, die von Menschen ausgeführt werden. Bei der robotergesteuerten Prozessautomatisierung übernehmen die Software-Roboter die Rollen und Aufgaben von Anwendern und interagieren mit anderen Softwaresystemen.

Bei der Automatisierung des Active Sourcing-Prozesses mittels RPA beispielsweise muss der Recruiter nur das Anforderungsprofil definieren, nach dem der Software-Roboter die verschiedenen Kanäle durchsuchen soll. Der Active Sourcer entwickelt dann den Suchalgorithmus, auf dessen Basis der Software-Roboter Lebenslauf-Datenbanken, soziale Medien, Businessnetzwerke und Fachcommunities nach passenden Talenten durchforstet. Beim robotergesteuerten Active Sourcing unterstützen große Bibliotheken und Datenbanken, in denen ganz spezielle Berufsbilder nach DIN und ISO Normen und Zertifikaten verzeichnet sind, den Active Sourcer dabei, Suchbegriffe zu erzeugen, um Mitarbeiter mit ganz besonderen Fähigkeiten zu finden.

Video: Was bedeutet Robotic Process Automation?

Benefits von RPA

  • Kostensenkung
  • Qualitätssteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Wer setzt Recruiting Automation ein?

Treiber des technologischen, digitalen Wandels im Personalwesen hin zum vollautomatisierten Recruitingprozess sind die Unternehmen, die erkannt haben, dass die bisherige Status-quo-Methode der Personalbeschaffung nicht mehr die gewünschten Resultate in einer angemessenen Zeit liefert. Sie versprechen sich von der Automatisierung der Recruitingprozesse verbesserte Suchergebnisse, in kürzerer Zeit und mit weniger Ressourcen und damit einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil bei der Suche nach qualifizierten Mitarbeitern.

International operierende und stark wachsende Unternehmen sehen sich mit einer erhöhten Personalfluktuation und steigendem Personalbedarf konfrontiert. Mit herkömmlichen Mitteln der Personalbeschaffung lässt sich die Personalsuche nicht mehr stemmen. Die mit der organisatorischen Expansion einhergehende wachsende Daten- und Papiermenge kann von den Mitarbeitern kaum noch bewältigt und verwaltet werden.

Für die Besetzung einer Stelle beispielsweise muss ein Recruiter mindestens 100 Kandidaten anschreiben. Erfahrungsgemäß schafft ein Recruiter pro Jahr 10 erfolgreiche Stellenbesetzungen. Um pro Jahr 2.000 Stellen zu besetzten, was für Konzerne nicht ungewöhnlich ist, müsste das Unternehmen allein 200 Recruiter beschäftigen.

Was sind die treibenden Faktoren?

Angesichts einer historisch niedrigen Arbeitslosigkeit und eine zunehmende Qualifikationslücke verschärft sich der Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter. Ohne den Einsatz innovativer Technologien übersteigt die im gesamten Bewerbungsprozess anfallende Informationsflut zu jedem einzelnen Kandidaten die Möglichkeiten der Personalabteilungen.

Die Verlagerung von einem eingehenden zu einem ausgehenden Ansatz in der Personalsuche beflügelt den Einsatz von Automatisierungs-Technologien. Die Tage der Veröffentlichung verfügbarer Stellen in Jobbörsen und des Wartens auf die Bewerbung der Kandidaten sind vorbei. Mit der Wende zum sogenannten Outbound-Recruiting einher geht der Zwang, schneller, intelligenter und besser zu arbeiten, um Top-Talente zu gewinnen. Denn die Akquise qualifizierter Mitarbeiter wird immer anspruchsvoller und die notwendigen Prozesse immer komplexer, so dass eine Automatisierung unvermeidlich ist. Nur so können alle Arbeitsabläufe reibungslos gestaltet und auch in großem Umfang ausgeführt werden.

Recruiting Automation ermöglicht es jedem Unternehmen, die verschiedenen Arten von Personalaktivitäten schnell und präzise zu automatisieren. Recruiting Automatisierungssysteme helfen Unternehmen, Bewerberdaten schnell zu analysieren, um bessere Entscheidungen treffen zu können. Die jüngsten Fortschritte im Bereich der Künstlichen Intelligenz haben dabei Innovationen beflügelt, die das Versprechen auf eine effizientere und produktivere Rekrutierung haben Wirklichkeit werden lassen.

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Was sind die klassischen Einsatzfelder?

Bisher war das Personalwesen ein weniger beachteter Bereich, der von der Automatisierungs-Technologie profitieren kann. Da es sich bei HR-Prozessen in der Regel um hochvolumige und repetitive Prozesse handelt, hat die Prozessautomatisierung das Potenzial, die Qualität von HR-Prozessen deutlich zu verbessern, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken.

Active Sourcing

Der aus dem demographischen Wandel resultierende Fachkräftemangel zwingt die Unternehmen dazu, sich bei der Personalbeschaffung grundlegend neu zu orientieren. Es reicht nicht mehr aus, eine Anzeige zu schalten und darauf zu warten, dass sich dutzende geeignete Kandidaten bewerben. Vielmehr müssen die Unternehmen das Heft des Handelns selbst in die Hand nehmen und sich aktiv auf die Suche nach geeigneten Kandidaten machen, selbst Active Sourcing betreiben.

Hinter Active Sourcing verbirgt sich die zielgerichtete Suche, die Identifizierung und die proaktive Kandidatenansprache in Karrierenetzwerken, Online-Jobbörsen und Online-Plattformen. Die aktive Suche nach geeigneten Kandidaten ist allerdings sehr aufwendig und zeitintensiv. Das Active Sourcing umfasst viele manuelle Schritte, vom Erstellen des Anforderungsprofils über die Suche, die Kontaktaufnahme, das Conversion Handling bis zum Einpflegen der Bewerberdaten. Die manuelle Datenverarbeitung und -übertragung birgt zudem ein sehr hohes Fehlerpotenzial und erlaubt nur ein wenig strukturiertes Controlling von Conversion Rate und Recruiting-Kanälen. Durch die Automatisierung der Prozesskette des Active Sourcings kann die Arbeit in einem Bruchteil der Zeit erledigt werden. Denn bei den Prozessschritten des Active Sourcings handelt es sich um standardisierte, repetitive und regelbasierte Arbeiten, die ein Software-Roboter schneller und fehlerfrei erledigen kann.

Dialog- und Bewerbermanagement

Nach der erfolgreichen Suche eines geeigneten Kandidaten muss der Kandidat kontaktiert werden. Es erfolgt eine erste Ansprache, Informationen über die zu besetzende Stelle und das Unternehmen werden verschickt und eventuell muss noch einmal nachgehakt werden, wenn der Kandidat nicht sofort reagiert. Die Daten und die Reaktion des Kandidaten müssen in eine Bewerberdatenbank übertragen und immer wieder aktualisiert werden. Eine Arbeit, die ein hohes Fehlerpotenzial in sich birgt.
Alle diese Arbeitsschritte lassen sich aber automatisieren. Dadurch erhöht sich nicht nur die Effizienz des Dialog- und Bewerbermanagements. Die Automatisierung von Recruitingprozessen bewahrt Unternehmen auch davor, qualifizierte Fachkräfte durch einen schlechten, umständlichen Dialog- und Bewerbungsprozess zu vergraulen.

Kandidaten-Screening

Recruiting Automation erspart Unternehmen wertvolle Zeit bei der Bewertung einzelner Kandidaten durch automatisch erstellte Kandidaten-Rankings. Personalabteilungen können nicht Tausende von Lebensläufen in einem einzigen Monat durchsehen. Mit zunehmender Anzahl steigt auch die Gefahr, dass ein aussichtsreicher Kandidat übersehen wird. Im Rahmen von Recruiting Automation kann dagegen eine Vielzahl von Bewerbungen z.B. auf Diplom- und Abschlussnoten und besuchter Universität hin gescreent und verglichen werden. Auf einem deutlich höheren Abstraktionslevel können auch die Tauglichkeit des Kandidaten für den Job anhand der Studienfächer, des Renommees der Universität und der Berufserfahrung bezogen auf die Anzahl der Berufsjahre, die Aufgabenbereiche im Unternehmen und der Marktposition des Unternehmens überprüft werden. So erhalten Unternehmen hinreichend aussagekräftige Bewertungen der Kandidaten bei geringem Arbeitsaufwand.

Kandidatenpflege

Im Zeitalter der Digitalisierung gehen immer mehr Unternehmen dazu über, Bewerbungen über Online-Formulare zu ermöglichen. Füllen Kandidaten ein Registrierungsformular des Unternehmens aus, wird die Personalabteilung nicht nur automatisch darüber benachrichtigt. Das Formular kann auch mit einem Tag versehen werden, um die Bewerbung automatisch dem passenden Stellenangebot zuzuordnen. Kandidaten können auch automatisch einzelnen HR-Kampagnen zugeordnet werden, wenn sie bestimmte Verhaltensweisen zeigen, wie z.B. das Klicken auf einen Link oder das Abonnieren eines Newsletters.

Nicht jeder im Netz gefundene Kandidat ist auch sofort bereit zu einem Vorstellungsgespräch. Automatisierte E-Mails und andere Kommunikations-Touchpoints liefern dem Kandidaten in definierten Intervallen die notwendigen Informationen, um ihn von der Sinnhaftigkeit eines Vorstellungsgesprächs zu überzeugen. Anfragen und E-Mail-Antworten können überwacht und ein Trigger eingerichtet werden, um eine Erinnerungs-E-Mail zu senden, wenn ein Kandidat innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen nicht geantwortet hat oder wenn er in einer früheren E-Mail nicht auf einen Link geklickt hat.

Personalmanagement

Viele Unternehmen müssen aufgrund saisonal schwankender Nachfrage z. B. bei der Auftragsbearbeitung mit einem flukturierenden Personalstamm leben. In einem bestimmten Rhythmus müssen ständig Mitarbeiter eingestellt und auch wieder entlassen werden. Durch eine Automatisierung dieser sich immer wiederholenden Arbeitsschritte bei der Einstellung und Entlassung von Saisonarbeitern kann die Personalabteilung entlastet werden.

Datenmanagement

In jeder Personalabteilung sammelt sich im Laufe der Zeit eine Fülle an Daten über aktuelle und frühere Mitarbeiter, über Aushilfskräfte und Praktikanten an. Diese Daten sind aber oft genug nicht zentral gespeichert, sondern auf verschiedene Standorte und Niederlassungen verteilt. Diese Daten sind allerdings nicht statisch, sondern unterliegen ständigen Änderungen. Jedes Mal, wenn sich eine Anschrift oder eine Telefonnummer ändert, müssen die geänderten Daten manuell in den verteilten Datenbanken erfasst und aktualisiert werden. Durch die Automatisierung der Datenaufnahme und der Datenverwaltung kann der Aufwand erheblich reduziert und die Fehlerquote bei der Eingabe verringert werden.

Was sind die Vorteile und Benefits?

Die Automatisierung von Prozessen wird allgemein mit Zeitersparnis, Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung verbunden. Auch durch den Einsatz von Automatisierungslösungen in der Personalbeschaffung können diese Vorteile realisiert und der gesamte Recruitingprozess optimiert werden. Durch die automatische Auswertung von Kandidaten-Profilen und dem Vergleich mit der allgemeinen Personalentwicklung und den unternehmensspezifischen Personalkennzahlen können Unternehmen darüber hinaus auch die Grundlage für ein Predictiv Recruiting legen. Hier geht es vor allem darum, Kandidaten besser zu verstehen und vorherzusagen, in welchem Bereich ihre Stärken liegen, aber auch den Zeitpunkt des Wechselinteresses der latent suchenden und passiven Arbeitskräfte vorhersehen zu können.

Zeitersparnis

Der offensichtlichste Vorteil eines automatisierten Recruitings ist die Zeitersparnis durch die Optimierung des Workflows. Durchschnittlich verbringt ein Recruiter zwischen 40 und 60 Prozent seines Arbeitstages mit der Suche nach neuen Kandidaten. Weitere wertvolle Zeit wird durch die Beantwortung von Standard-E-Mails, die Terminplanung von Interviews, die Verwaltung von Kandidaten-Follow-ups oder durch Hintergrundüberprüfungen vertan. Mit der Automatisierung des Suchprozesses und des Bewerbermanagements erhält der Recruiter den Freiraum, in Ruhe Interviews mit potenziellen Kandidaten zu führen oder für andere anspruchsvolle Aufgaben, die menschliche Intelligenz erfordern.

Optimierte Prozesse

Mit Hilfe von prädiktiven Analysen ermöglicht die Automatisierung der Personalbeschaffung, aussagekräftige Informationen über potenzielle Kandidaten zu sammeln und besser einschätzen zu können, welche potenziellen Kandidaten am besten für eine offene Stelle geeignet sind. Der Recruiter muss sich nicht mehr durch einen Stapel von Lebensläufen kämpfen, um die wenigen passenden Kandidaten herauszufiltern. Dazu stehen eine Vielzahl von Filtermöglichkeiten wie Diplom- und Abschlussnoten, besuchte Universität, Berufserfahrung etc. zur Verfügung, auf deren Basis die Fähigkeiten der Bewerber miteinander verglichen und ein Ranking der Kandidaten erstellt werden kann. Automatische Erinnerungsroutinen sorgen dafür, dass das Unternehmen auch mit passiven Kandidaten in Kontakt bleibt, indem in regelmäßigen Abständen E-Mails verschickt werden, um sich wieder in Erinnerung zu rufen. Fehlende Angaben, die bei der manuellen Auswertung aufgrund des hohen Aufwands der Nachrecherche ein K.O.- Kriterium darstellten, werden jetzt automatisch beim Kandidaten abgefragt. Die so gewonnenen Daten werden ebenfalls automatisch und zudem vollkommen fehlerfrei in das vorhandene Bewerbermanagementsystem übertragen. Intelligente Algorithmen bieten Recruitern dabei die optimale Grundlage, um die bestmöglichen Entscheidungen über die Einstellungen von Bewerbern treffen zu können.

Kostenreduzierung

Der größte Zeit- und damit auch Kostenfaktor stellt im Rahmen des Recruitings das Screening der Kandidaten dar. Jeder, der einmal Personal gesucht hat, weiß, dass die aktive Suche nach Mitarbeitern mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden ist. Ein Recruiter schafft erfahrungsgemäß 10 erfolgreiche Stellenbesetzungen im Jahr. Dazu muss er aber mit mindestens 1.000 Kandidaten in Kontakt treten. Große Unternehmen, die pro Jahr durchaus auch 2.000 Stellen zu besetzen haben, müssten dazu 200 Active Sourcer beschäftigen. Bei Kosten von rund 60.000 Euro im Jahr für nur einen Active Sourcer ist man schnell bei 12 Mio. Euro. Eine automatisierte Suche mit intelligentem Suchalgorithmus erledigt diese Aufgabe in einem Bruchteil der Zeit und das auch noch zu einem Drittel des Geldes.

Transparenz und Objektivität

Auch unter sozio-kulturellen Aspekten bringt die Automatisierung des Recruitings Vorteile mit sich. Die automatisierte Suche mittels intelligenter Suchalgorithmen kennt weder Vorlieben noch Vorurteile und lässt sich damit – auch nicht unbewusst - durch Hautfarbe, Ethnie oder Geschlecht beeinflussen. So bleibt während des Bewerbungsprozesses die Chancengleichheit unter den Bewerbern absolut gewahrt. Kandidaten und Bewerber werden ausschließlich entsprechend der persönlichen und fachlichen Qualifikationen ausgewählt. Die Automatisierung des Recruitingprozesses trägt somit dazu bei, dass alle am besten geeigneten Kandidaten identifiziert und in den Personalbeschaffungsprozess einbezogen werden, was letztendlich zu einem höheren Qualitätsniveau der Mitarbeiter und damit auch zu einer leistungsfähigeren Organisation führt.

Wissensbindung

Moderne Bewerbermanagementsysteme sammeln eine Fülle an Informationen. Gleichzeitig steigt das Tempo, mit dem Unternehmen neue Mitarbeiter suchen und einstellen müssen. Beide Faktoren bringen das menschliche Gehirn an die Grenze seiner Leistungsfähigkeit. Im Rahmen der Automatisierung des Pesonalbeschaffungsprozesses wird dieses Wissen für alle Zukunft gespeichert. Das bedeutet, dass dem Recruiter beispielsweise automatisch angezeigt wird, welcher Kandidat sich schon einmal beworben hat, wer schon zu einem Interview eingeladen wurde und wie das Interview verlaufen ist.

Intelligente Automatisierungs-Lösungen nutzen Machine Learning, um die Best Practices guter Recruiter zu erkennen, die Informationen zu speichern und ihre Aktionen zu replizieren - auch wenn diese das Unternehmen verlassen. Auf diese Weise lässt sich auch der Aufwand für Schulungen reduzieren und die Einarbeitungszeiten, die neue Recruiter normalerweise benötigen, verringern.

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Was sind typische Vorurteile und Kritikpunkte?

Automatisierung in jedem Bereich muss mit dem Vorurteil leben, dass sie als Jobkiller betrachtet wird. Aber so wie die Automatisierung von Vertriebsprozessen nicht zu einer Reduzierung der Vertriebsmitarbeiter geführt hat und auch die Marketingautomatisation die Marketingabteilungen nicht ausgedünnt hat, werden durch die Automatisierung der Personalbeschaffung auch keine Recruiter überflüssig. Vielmehr werden sie befreit von manuellen, stupiden Aufgaben, die kein Rekrutierer gerne macht. Dazu zählen Aufgaben wie Tabellen aktualisieren, soziale Netzwerke manuell nach geeigneten Kandidaten durchsuchen oder komplizierte boolsche Zeichenketten erstellen. Es bleibt mehr Zeit für persönliche Gespräche mit den Kandidaten. Die Einstellung neuer Mitarbeiter wird auch in Zukunft eine Kombination aus Technologie und menschlichem Einsatz bleiben.

Auch potenzielle Bewerber stehen der Automatisierung im Recruiting nicht vorurteilsfrei gegenüber. Im Zentrum der Kritik steht hier vor allem die Abhängigkeit des Auswahlprozesses von Algorithmen und Künstlicher Intelligenz. Bei aller Digitalisierungseuphorie halten die meisten Bewerber, selbst wenn es um die eigene Karriere geht, eine Entscheidung aus dem Bauch heraus für die bessere Lösung. Dabei sorgen doch gerade intelligente Algorithmen für eine transparente Entscheidung, die nicht durch persönliche Sympathie oder Antipathie oder durch wie auch immer geartete Vorurteile beeinflusst ist.

Skepsis schlägt der Automatisierung von Recruitingprozessen auch hinsichtlich der Genauigkeit und Zuverlässigkeit entgegen. Ins Feld geführt werden immer gerne die zwei Beispiele: der Bewerber verwendet keine standardmäßigen Formatierungsoptionen in seiner Bewerbung oder er reicht keinen formelhaften Lebenslauf ein. Beides kann von einem Applicant-Tracking-System nicht korrekt ausgelesen werden und führt dann dazu, dass der Bewerber aussortiert wird. Bemängelt wird auch die Abhängigkeit von Schlüsselwörtern. Bewerber, die wissen, wie ATS funktioniert, können leicht Schlüsselwörter hinzufügen und das System dazu verleiten, sie als einen guten Kandidaten für eine Position einzustufen, auch wenn dies nicht der Fall ist. Andersherum können auch hochqualifizierte Bewerber vom ATS abgelehnt werden, nur weil sie bestimmte Schlüsselbegriffe in ihre Bewerbung nicht aufgenommen haben.

Wann sollte das Recruiting automatisiert werden?

Wenn Personal-/HR-Abteilungen Schwierigkeiten haben, die notwendige und aus Unternehmenssicht geforderte Personalentwicklung umzusetzen oder die etablierten Rekrutierungsprozesse an ihre Grenzen stoßen, ist es an der Zeit, sich Gedanken über eine passende Automatisierungsstrategie für die Rekrutierung zu machen.
Generell wird eine Automatisierung der Recruitingprozesse immer sinnvoller, je größer das Unternehmen ist. Bei mehreren tausend Bewerbern ist die Automatisierung des gesamten Recruitingprozesses bei gleichbleibender Qualität und Verlässlichkeit der Auswahlverfahren effizienter und empfehlenswerter als bei einem kleinen Unternehmen mit 10 Bewerbern.

Hilfreich sind im diesem Zusammenhang nachfolgende Fragen. Wenn Sie alle Fragen mit „ja“ beantworten, ist das ein eindeutiges Anzeichen dafür, dass die Automatisierung der Personalbeschaffung der richtige Schritt für Ihr Unternehmen ist.

  • Sind Ihre HR-Mitarbeiter mit der Bearbeitung der Bewerbungen zeitlich überfordert?
  • Verbringen Ihre HR-Mitarbeiter den größten Teil ihrer Zeit mit administrativen Tätigkeiten?
  • Konnten Sie offene Stellen über einen längeren Zeitraum nicht besetzen?
  • Sind Sie im Rahmen Ihrer Personalsuche auf externe Unterstützung angewiesen?

Wie viel Automatisierung ist sinnvoll?

Workflows weisen ein unterschiedliches Volumen auf. Dabei kann es sich um Prozesse mit wenigen oder auch mit hunderten Schritten handeln. Mittel- bis hochvolumige Prozesse sind aufgrund ihrer Bedeutung für den Geschäftserfolg prädestiniert für die Automatisierung. Bei geringem Bewerberaufkommen reichen einfache technische Lösungen aus, mit denen sich Testverfahren und einfache Ergebnisauswertungen automatisieren lassen.

Zwar können durch automatisierte Recruitingprozesse Bewerber gesucht, gefunden und in einem ersten Schritt schon auf Herz und Nieren geprüft werden. Der eigentliche Einstellungsprozess, in dem nach wie vor noch das persönliche Gespräch die entscheidende Komponente ist, zeigt der Automatisierung die Grenzen auf. Denn Personalsuche bleibt letztendlich immer ein menschlicher Prozess. Gerade in kleineren und mittleren Betrieben hat die persönliche Auseinandersetzung mit den einzelnen Kandidaten eine höhere Bedeutung als in größeren Unternehmen.

Worauf muss bei der Einführung geachtet werden?

Auch wenn die Effizienz der Automatisierung von Prozessen sowie deren einfache Implementierung immer wieder gelobt werden, scheitern fast die Hälfte aller Automatisierungsprojekte. Bei der Implementierung von Automatisierungslösungen muss man nur dem Verlangen widerstehen, gleich im ersten Anlauf so viele Prozesse wie möglich zu automatisieren.

Einer der wichtigsten Punkte bei der Einführung einer RPA-Lösung ist die Auswahl der richtigen Prozesse. Damit das Projekt aber nachhaltig erfolgreich ist, müssen Unternehmen zu allererst die Möglichkeiten der Automatisierung vollständig verstehen und sinnvolle Einsatzgebiete identifizieren. Mit Methoden wie dem Process Mining oder dem Process Recording lassen sich aussagekräftige Prozesskennzahlen gewinnen, die wiederum Aufschluss über die Automatisierungsfähigkeit des Prozesses geben. Statt alles auf einmal zu wollen, ist eine Implementierung in kleinen Schritten der richtigere, weil erfolgreichere Weg. Um nun festzustellen, ob ein Automatisierungsprojekt sein Versprechen hält, ist die Durchführung eines Proof of Concepts (PoC) eine gängige und sehr erfolgreiche Vorgehensweise.

Ein PoC ermöglicht es dem Unternehmen, die Automatisierung eines erst einmal vergleichsweise kleinen Prozesses zu beobachten und zu analysieren, wie die Automatisierungs-Lösung mit vorhandenen Systemen, Anwendungen, Daten und Prozessen in ihrer Zielumgebung arbeitet. Der PoC liefert den Beweis, ob die Automatisierung des Prozesses in den Grenzen der unternehmensspezifischen Umgebung funktioniert oder nicht.

Was ist in Zukunft zu erwarten?

Ob Robotic Process Automation, Cognitive Process Automation, Chatbots, Applicant Tracking Systems (ATS), Matching-Systeme, Machine Learning oder Künstliche Intelligenz - alle Ansätze haben im Recruiting der Zukunft ihren Platz. Denn nur so ist der Paradigmenwechsel im Recruiting zu meistern, der durch die demographische Entwicklung und dem damit einhergehenden Fachkräftemangel angeschoben worden ist.

So wie die Autoindustrie es sich nicht leisten kann, qualitativ minderwertige Autos zu produzieren, kann es sich kein Unternehmen auf Dauer leisten, qualifizierte Fachkräfte durch einen schlechten, umständlichen Recruiting-Prozess zu vergraulen. Es geht nicht darum, den Menschen aus dem gesamten Prozess von der Jobbeschreibung bis zum Einstellungsgespräch auszuschließen und auch die letzte Einstellungsentscheidung einem Roboter zu überlassen. Sondern es geht darum, grundsätzlich Automatisierungslösungen im Recrutierungsprozess für diejenigen Aufgaben zu nutzen, die repetitiv, regelbasiert, fehleranfällig, saisonal und zeitkritisch sind. Denn nur so lassen sich die Bearbeitungskosten reduzieren und die Qualität und Effizienz der einzelnen Prozesse auf ein angemessenes Qualitätsniveau heben.

Bei aller Digitalisierungseuphorie ist sicher, dass im Personalmarkt Mensch und Maschine auch künftig weiter Hand in Hand arbeiten werden und das Data Driven Recruiting dafür sorgen wird, menschliche Entscheidungen auf eine objektive Grundlage zu stellen.

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