Wie Robotic Process Automation das Controlling optimiert

Digitalisierung im Controlling mit RPA

 Controller bei der Arbeit

Steigender Kostendruck und die rasant anwachsende Menge an verwertbaren Daten führen bei vielen Unternehmen mit Blick auf das Controlling zu der Frage, ob Robotic Process Automation auch in diesem Unternehmensbereich einen Mehrwert bietet und inwieweit diese Technologie die Rolle des Controllers verändert. Denn nach der Implementierung von RPA übernehmen virtuelle Mitarbeiter standardisierte, repetitive Aufgaben und befreien besonders im Controlling die hochqualifizierten Fachkräfte von zeitraubenden Routineaufgaben.

Die frei werdenden Ressourcen können dann besser für wertschöpfende Aktivitäten genutzt werden. Gerade das Controlling als maßgebliche Instanz bei der Steuerung der unternehmerischen Aktivitäten zeichnet sich immer noch durch einen hohen manuellen Arbeitsaufwand aus.

Digitale Transformation erfordert Automatisierung von Back-Office-Prozessen

Im Zentrum der digitalen Transformation steht die Digitalisierung zahlreicher Geschäftsprozesse. In der heutigen Wirtschaft haben fast alle Unternehmensbereiche nicht nur mit einer steigenden Menge an Daten zu kämpfen. Um wirtschaftlich erfolgreich zu sein und im Wettbewerb dauerhaft bestehen zu können, spielt die Qualität der ausgewerteten Daten für den jeweiligen Geschäftsbereich eine maßgebliche Rolle. Verschärft wird die Situation durch eine Knappheit an qualifizierten Mitarbeiterressourcen bedingt durch den demografischen Wandel. Vor allem im Back-Office-Bereich sorgt die Automatisierung von Prozessen für einen deutlichen Effizienzgewinn. Zu viele Fachkräfte verbringen einen Großteil der Arbeitszeit immer noch mit der Bearbeitung standardisierter Aufgaben. Dabei geht zu viel kreatives Potenzial verloren. Manuelle Prozesse sind zudem auch extrem fehleranfällig. Der Einsatz von RPA erlaubt hingegen eine automatisierte Bearbeitung der Prozesse. Und sollte die Automatisierung an die Grenzen der Entscheidungskompetenz stoßen, so kann die Aufgabe an einen Menschen delegiert werden. Ausnahmeregelungen und prozessuale Abweichungen können aufgrund ihrer Kompetenz von Mitarbeitern bearbeitet werden.

Die Grundlage einer RPA-Implementierung muss eine Heatmap der bestehenden Controlling-Organisation sein. Dabei werden alle Prozesse auf das Potenzial einer Automatisierung überprüft. Ein detaillierter Kriterienkatalog und eine saubere Prozessaufnahme mittels Process Mining oder Process Recording ermöglicht die Identifizierung passender Prozesse sowie Teilprozesse. 

Der Einsatz von RPA im Controlling

Grundsätzlich zeigt sich, dass sich die Geschäftsprozesse im Controlling in den vergangenen Jahren kaum geändert haben. So gehört die Beschaffung von Daten, welche für die Planung und Kontrolle benötigt werden, zu den Aufgaben eines Controllers.

Durch den Einsatz von RPA können viele Routinearbeiten automatisiert werden. Arbeitsgrundlage des Controllings ist das Sammeln und Aufbereiten von Daten, das durch RPA automatisiert werden kann. Strukturierte Informationen können nach der Automatisierung von Prozessen aus verschiedenen Quellen nach bestimmten Regeln verarbeitet bzw. aufbereitet und in unterschiedlichen Systemen gespeichert werden, z.B. in ERP-Systemen, die von vielen Unternehmen eingesetzt werden. Aufgrund heterogener Anwendungsstrukturen und fehlender Schnittstellen können viele Prozesse nicht durchgängig ineinandergreifen. Hier bietet der Einsatz von Software-Robotern einen gravierenden Mehrwert. Zumal der virtuelle Mitarbeiter stets exakte Ergebnisse liefert und keinerlei Ermüdungserscheinung zeigt. Dem Controlling ermöglicht die Prozessautomatisierung damit eine verbesserte Datenanalyse bei einer höheren Geschwindigkeit der Datenverarbeitung. Das Ergebnis sind dann schnellere und fundiertere Entscheidungen.

Die Höhe der Effizienzsteigerung hängt dabei auch vom Volumen der zu automatisierenden Anwendungsfälle ab. Die kontinuierliche Dokumentation aller durch Software-Roboter durchgeführten Prozesse garantiert, dass jeder Anwendungsfall revisions- und prüfungssicher aufgezeichnet wird.

RPA-Einführungsvideo

Vorteile von RPA

  • Kostensenkung
  • Effizienzsteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Wie lässt sich RPA im Controlling einsetzen?

Die Vorteile eines RPA-Einsatzes im Controlling sind durchaus nachvollziehbar. Allerdings stellt sich regelmäßig die Frage, in welchen spezifischen Prozessen die Technologie eingesetzt werden kann. Im Folgenden möchten wir Ihnen anhand einiger exemplarischer Beispiele verdeutlichen, wie Robotic Process Automation im Controlling funktioniert. 

1. Die Informationsversorgung durch RPA

Im Controlling werden vielfältige Informationen gesammelt und verarbeitet, sodass RPA sich als eine Unterstützung für den menschlichen Controller geradezu anbietet. Unternehmen mit komplexen Organisationsstrukturen kämpfen in aller Regel auch mit komplexen Informationswegen. Informationen aus zahlreichen Systemen, Abteilungen und von unterschiedlichen Mitarbeitern müssen gesammelt, verarbeitet und kommuniziert werden. Stammdaten und Kostenstellen müssen ständig geändert werden, Excel- und Planungsdateien müssen ausgelesen, abgeglichen und übernommen werden und das aus unterschiedlichen Systemen und Anwendungen. Zudem unterliegen vor allem die IT-Systeme und die einzelnen Organisationseinheiten einem permanenten Wandel. Aus diesem Grund stellt eine vollautomatisierte Informationsbereitstellung im Controlling einen unschätzbaren Mehrwert dar.

Verdeutlichen lässt sich dies im Rahmen eines klassischen Reportings. Hierbei werden Informationen von Mitarbeitern aus verschiedenen Systemen gesammelt, aufbereitet und anschließend ausgewertet. Dieser Prozess ist derzeit noch hoch manuell, fehleranfällig und zeitaufwendig. Mithilfe von RPA lässt sich dies allerdings optimieren, in dem strukturierte Informationen aus verschiedenen Quellen nach bestimmten Regeln verarbeitet, validiert, übertragen und in unterschiedlichen Systemen abgespeichert werden. Die Datenabfragen finden simultan statt, sodass die Kosten sinken. Auch steigt die Qualität der Daten, da manuelle Fehler nicht mehr vorkommen können. Und letztendlich erstellt ein Software-Roboter einen Report schneller als jeder Mitarbeiter. 

2. RPA zur Planung und Kontrolle

Ein weiteres Anwendungsszenario ist der Einsatz von RPA im Rahmen von Planungs- und Kontrollsystemen, um den Controller durch die Übernahme von repetitiven Aufgaben zu entlasten. So wird beispielsweise für die Erstellung des Monatsabschlusses eine Vielzahl von Informationen benötigt. Diese lassen sich aus unterschiedlichen Datenquellen extrahieren, sodass ein klassischer Controller zahlreiche Systeme nutzen muss. Insbesondere die oftmals fehlenden Schnittstellen innerhalb des unternehmensinternen ERP-Systems lassen keinen durchgängigen Workflow zu. Der Mitarbeiter muss die Daten manuell sammeln, wodurch aufgrund menschlicher Fehler die Qualität der erhobenen und verarbeiteten Daten leidet.

Durch den Einsatz von RPA lässt sich dieses Problem umgehen. Der Software-Roboter spricht die einzelnen Systeme wie ein physischer Nutzer an und sammelt die benötigten Daten ein. Aufgrund der hohen Prozessgeschwindigkeit und der Prozessgenauigkeit können aufwendige Abschlüsse sowie fehleranfällige Analysen und Angebots- und Auftragsplankalkulationen von Kennzahlen wesentlich schneller und exakter erledigt werden. Auch die mühsame Erarbeitung von Key Performance Indicators, für die eine Vielzahl an ERP-Reports, Excel-Auswertungen und externen Informationsquellen ausgewertet werden müssen, lässt sich durch den Einsatz von Software-Robotern optimieren.

Die Implementierung von RPA erfordert nur geringfügige Anpassungen an die IT-Infrastruktur und kann damit innerhalb kürzester Zeit realisiert werden. Der Mehrwert ist somit entsprechend umgehend spürbar. Die schnellere Verarbeitung und Bereitstellung der Daten ermöglicht es dem Unternehmen, auf marktbedingte Veränderungen zeitnah zu reagieren.

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Sorgt RPA für eine Veränderung des klassischen Controllings?

Wie gesehen, bietet RPA einen nicht unerheblichen Mehrwert im Rahmen des klassischen Controllings. Neben einer effizienteren Arbeit lassen sich ausführlichere und fehlerfreie Analysen erstellen. Kernaufgaben des Controllings bleiben aber nach wie vor die Budgetplanung und -festlegung sowie die Änderung und Validierung von Stammdaten. Grundsätzlich soll ein Controller bestehende Informationen sammeln und zusammenfassen, sodass eine optimierte strategische Ausrichtung des Unternehmens ermöglicht wird. Die Kernaufgaben sind die Erstellung von Reports. Infolgedessen gehören die Datenkonsolidierung, -validierung und die Kennzahlenermittlung in das tägliche Aufgabenfeld. Spezifische Anfragen führen zu weiteren manuellen Auswertungen und gehen somit mit einem enormen Arbeitsaufwand einher. Aufgrund des hohen manuellen Arbeitsanteils dient der Controller in der Praxis nur als Informationsdienstleister im Unternehmen statt als kompetenter Berater.

Zudem ist eine Identifikation von RPA-geeigneten Prozessen im Controlling komplexer als im Rechnungswesen. Vor allem komplexere Programme, unstrukturierte Daten und zahlreiche Sonderfälle setzen dem Einsatz von RPA Grenzen. Eine vollständige Automatisierung von Controlling-Prozessen ist daher nicht möglich. Die Automatisierung von manuellen Teilprozessen durch Software-Roboter ist aber durchaus geeignet dazu, Kapazitäten des Controllers freizusetzen, Aufwand und Kosten zu reduzieren und die Transparenz, Aktualität und Verlässlichkeit der Daten zu erhöhen. Die schnelle Verfügbarkeit von validen Daten und Kennzahlen erhöht auch die Reaktionsfähigkeit der Organisation. 

Fazit zur Rolle von RPA im Controlling

Grundsätzlich zeichnet sich das Controlling durch eine hohe Komplexität der Aufgaben aus. Dementsprechend kann ein Software-Roboter nur eine teilweise Automatisierung gewährleisten. Dennoch wird der Einsatz von RPA im Controlling die Rolle des Controllings im Unternehmen nachhaltig verändern. Schon heute unterstützt RPA das Controlling durch die Automatisierung von Teilprozessen im Rahmen der Aufbereitung und Bereitstellung von Daten sowie bei der Erstellung von Auswertungen – Felder, die traditionell zum Controlling gehören. Dabei profitiert das Controlling durch den Einsatz von RPA von einer verbesserten Datenqualität und Transparenz der Kennzahlen. Der Einsatz von Cognitive Process Automation und Künstlichen Intelligenzen wird dazu führen, dass Software Roboter auch komplexere Arbeiten und Prozesse eigenständig erledigen, selbständig Lösungsansätze für Regelabweichungen finden und Handlungsempfehlungen für das Management erstellen. Neue Technologien wie Predictive Analytics werden dazu beitragen, dass der Controller eine zukunftsorientierte Berichterstattung gewährleisten kann.

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