Die heutige schnelllebige Wirtschaft zwingt Unternehmen zu geschäftlicher Agilität. Tatsächlich liegt der Unterschied zwischen einem florierenden und einem nicht florierenden Unternehmen im Grad der digitalen Transformation. Gleichwohl ist der vollständige Verzicht auf Legacy-Anwendungen für viele Unternehmen keine Option. Denn sie sind erst vor einigen Jahren von traditionellen Geschäftsmodellen zum Enterprise Resource Planning (ERP) übergegangen.
Manuelle Aufgaben blockieren das volle Potenzial
ERP-Software ist darauf ausgelegt, die wichtigsten Funktionsbereiche der Geschäftsprozesse eines Unternehmens in ein einheitliches System zu integrieren. Sie unterscheidet sich von anderen Software-Systemen vor allem dadurch, dass sie über eine gemeinsame zentrale Datenbank verfügt, von der aus die verschiedenen ERP-Module auf Informationen zugreifen. Dennoch gibt es eine Menge manueller Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Handhabung eines ERP-Systems, die das ERP-System daran hindern, sein volles Potenzial auszuspielen. Deshalb treibt viele Unternehmen die Frage um, wie sich moderne, skalierbare Lösungen in das aktuelle Geschäftsumfeld integrieren lassen.
Die gute Nachricht ist, dass es eine Möglichkeit gibt, die Lücke zwischen ERP-Altprozessen und moderner Automatisierung zu schließen. Die Lösung heißt Robotic Process Automation (RPA). RPA ermöglicht es Organisationen, die Vorteile von Legacy-Anwendungen beizubehalten und gleichzeitig die Vorteile der modernen Automatisierung zu nutzen. Einfach ausgedrückt: Mit RPA wird der Einsatz von ERP einfacher und effizienter.
RPA schöpft die Möglichkeiten von RPA-Systemen aus
Bei RPA steuert ein Softwarecode eine virtuelle Belegschaft, die für den ordnungsgemäßen Prozessablauf verantwortlich ist. Die RPA-Technologie kann die bestehenden Systeme wie ein menschlicher Mitarbeiter nutzen. Das bestehende ERP-System muss nicht ersetzt werden. Die Kombination von ERP und RPA ermöglicht es den Unternehmen, das Potenzial der ERP-Systeme mit höherer Präzision und Effizienz auszuschöpfen. Mit RPA können Organisationen Routineaufgaben automatisieren, die Produktivität steigern und den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die ein höheres Maß an menschlicher Intervention erfordern. RPA-Bots können komplexe Aufgaben präziser, konsistenter und innerhalb einer kürzeren Zeitspanne ausführen, als dies einem Mitarbeiter möglich wäre. Die Automatisierung manueller Prozesse führt somit zu einer beträchtlichen Zeitersparnis im Prozessablauf.
RPA-Einführungsvideo
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Benefits von RPA
Kostensenkung
Qualitätssteigerung
Mitarbeiterentlastung
Welche Prozesse können Sie in RPA automatisieren?
Regelbasierte Prozesse, wie man sie bei Finanzdienstleistungen findet, sind die idealen Anwendungsfelder für RPA-Implementierungen. Oder wenn es um langwierige Prozesse von der Warenbeschaffung über den Wareneingang bis zum Erhalt und der Zahlung von Lieferantenrechnungen geht, können RPA-Bots diese leicht durchführen, wenn sie in detaillierten und logischen Schritten beschrieben werden.
Schneller Abgleich der Bankkonten
Auch der Bankabgleich ist ein zeitaufwendiger Prozess, bei dem es in aller Regel um zahlreiche Standorte oder Geschäftseinheiten und mehrere Zahlungsmethoden und Lieferantenzahlungen mit unterschiedlichen Zeit- und Zahlungsmethoden geht. Deshalb verbringen Buchhalter Tage damit, Transaktionen und Diskrepanzen abzugleichen und dabei viel Energie und Zeit aufzuwenden ohne die Garantie, genaue Ergebnisse zu bekommen. RPA kann durch die Reduzierung manueller Eingriffe den Prozess beschleunigen, weil die Bots sich automatisch am ERP-System und an den unterschiedlichen Bankkonten anmelden, die Daten-Extraktion aus den entsprechenden Hauptbüchern vornehmen, Salden aus Kontoauszügen und Hauptbüchern querprüfen und entsprechende Berichte auf der Grundlage einer vordefinierten Vorlage vorbereiten.
Schnell und fehlerlos vom Einkauf bis zur Rechnungsablage
Im Rahmen des Procure-to-Pay-Prozesses scannen Bots die Lieferantenrechnungen, die im PDF-Format per E-Mail reinkommen, rufen die relevanten Informationen ab, loggen sich ins ERP-System ein, vervollständigen die Dateneingabe und gleichen schließlich die Rechnung mit der Bestellung ab. Nach erfolgreichem Checkout können Bots sogar selbstgesteuert Zahlungen vornehmen.
Durch die Automatisierung des Finanzwesens werden kostspielige Fehler in sich wiederholenden Finanz- und Buchhaltungsprozessen, wie z.B. bei der Rechnungsablage, reduziert. Darüber hinaus kann RPA so programmiert werden, dass die Einhaltung gesetzlicher Berichtsanforderungen gewährleistet ist. Auch können Datenanalysen auf Prozessebene in Echtzeit erstellt werden, um die Entscheidungsfindung zu verbessern.
Durch die Automatisierung von manuellen Routineaufgaben mit RPA wird die Wahrscheinlichkeit manueller Fehler und Inkonsistenzen weitgehend reduziert. Ebenso wird der Verwaltungsaufwand verringert, mit dem Ergebnis, dass die Mitarbeiter mehr Zeit für die Kunden haben, was wiederum den Kundenservice deutlich verbessert.
RPA schafft vielfältigen Mehrwert
Da RPA plattform- und anwendungsunabhängig ist, kann durch die Automatisierung mehrerer manueller Aktivitäten im Zusammenhang mit einem ERP-System dadurch ein Mehrwert geschaffen werden, dass die Bots
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sich wiederholende und strukturierte Transaktionsprozesse durchführen,
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den Benutzerzugriff überprüfen und kontrollieren,
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Berichte über die Systemleistung erstellen,
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mit mehreren Anwendungen interagieren und diese transaktional aktualisieren, um alles synchron zu halte
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Daten validieren,
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Berechnungen schneller als Mitarbeiter durchführen,
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Daten eingeben und aktualisieren und
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Daten aus verschiedenen Anwendungen sammeln und zusammenführen.
Das führt letztendlich dazu, dass Kosten und Zeit eingespart werden, die Qualität der Arbeit sowie Produktivität und Effizienz steigen und das operationelle Risiko sinkt.
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Spielfeld SAP
Speziell die Integration von RPA in SAP-Systeme bringt einige Vorteile. Einer der Hauptgründe für den Einsatz von RPA im SAP-Umfeld ist die Senkung der Kosten für den SAP-Betrieb. Die Automatisierung von arbeitsintensiven und zeitraubenden SAP-Aufgaben führt zu einer Geschäftsprozessoptimierung, die sich in einer gesteigerten Produktivität innerhalb des SAP-Systems niederschlägt. Der RPA-Einsatz führt auch zu einer Verbesserung der SLAs, die direkte Auswirkungen auf die gesamte Kundenbeziehung haben.
Null-Fehler Toleranz
Selbst erfahrene Profis machen Fehler bei der SAP-Dateneingabe. Die Automatisierung des Eingabeprozesses reduziert die Wahrscheinlichkeit des Auftretens dieser Art von Fehlern jedoch auf nahezu null und verbessert die Genauigkeit der Geschäftsergebnisse. RPA vereinfacht die Überwachung aller wichtigen Informationen zur Arbeit des SAP-Systems und unterstützt Unternehmen damit bei der Identifizierung von abnormalem Verhalten und Mustern, die nicht mit den SAP-Konformitätskontrollpunkten übereinstimmen, wodurch eine höhere Daten-Governance und -Qualität erreichen wird.
Optimales Lieferantenmanagement
Die Bewertung und Auswahl des richtigen Lieferanten ist eine der zeitaufwendigsten Aufgaben im Rahmen des Lieferkettenmanagements. Auch wenn die SAP-Komponente Lieferantenbeurteilung bei der Auswahl hilft, indem sie eine Rangliste der Lieferanten erstellt, ist dieser Bewertungsprozess mit einer Reihe manueller Aufgaben verbunden, die sowohl den Zeitaufwand als auch die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöhen. Zu den Aufgaben zählen z. B.
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der Preisvergleich von Materialien und Dienstleistungen, die von den Lieferanten bereitgestellt werden,
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die Identifizierung eines Lieferanten mit besserer Lieferleistung,
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die Auswahl der Lieferanten, die die Lieferanforderungen und Sicherheitsstandards einhalten und
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die Bewertung der Qualitätsmeldung anhand der aufgelisteten Lieferanten.
Anstatt Stunden damit zu verbringen, diese Informationen manuell zu extrahieren und weitere Analysen durchzuführen, erledigt der Bot diese Aufgaben im Bruchteil der Zeit. Daten in Bezug auf das Zahlungsverhalten, die Lieferung, die Kreditwürdigkeit, die Kundenzufriedenheit und andere wichtige Parameter können mit RPA automatisch extrahiert werden. Durch regelbasierte Entscheidungen auf der Grundlage dieser Daten kann die Auswahl automatisiert werden, während gleichzeitig die Verarbeitungszeit und der damit verbundene Aufwand reduziert werden können
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Fazit
In der heutigen immer digitaleren Wirtschaft müssen Unternehmen in Technologien investieren, die ihnen eine flexiblere Wertschöpfung ermöglichen. Der erfolgreiche Einsatz von Technologien wie der robotergesteuerten Prozessautomatisierung kann in den Unternehmen den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Das Potenzial, ERP durch RPA zu modernisieren, ist beträchtlich. Denn ERP-Systeme bestehen im Kern aus einer Reihe integrierter Backoffice-Prozesse. Auch wenn mit ERP bereits ein gewisser Grad an Automatisierung erreicht wird, gibt es noch Funktionsbereiche, die nach wie vor von sich wiederholenden manuellen, langwierigen und fehleranfälligen Prozessen abhängen. Der Einsatz von RPA im Enterprise Resource Planning führt zu eindeutigen Kosteneinsparungen, einer höheren Genauigkeit, einer schnelleren Verarbeitungsgeschwindigkeit und einer verbesserten Compliance. Während RPA bei transaktionsintensiven Prozessen wie Back-Office-Operationen in vielen Branchen und Anwendungsfeldern bereits gang und gäbe ist, hält sich die Akzeptanz von RPA bei Prozessen, die von ERP-Systemen gesteuert werden, noch in Grenzen.
