Wie Sie die richtigen Prozesse für Automatisierungsprojekte mit RPA finden

Was Sie zur Prozessauswahl bei Robotic Process Automation-Projekten wissen sollten.

 Prozessaufnahme am Whiteboard in der Marketingabteilung

Im Zuge der digitalen Transformation nimmt die Digitalisierung bestehender Prozesse eine wichtige Rolle ein, da diese ein hohes Optimierungspotenzial im operativen Betrieb verspricht. Insbesondere die Möglichkeit zur Kostenreduktion, sowie die Chance Kapazitäten freizulegen, bieten enorme Chancen. Allerdings ist der Einstieg in die Prozessautomatisierung oftmals nicht leicht, da sich häufig bereits die Auswahl der passenden Prozesse als Herausforderung erweist. Wie Sie die „richtigen“ Prozesse zur Automatisierung mit Robotic Process Automation identifizieren können, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Die Vorteile der Prozessautomatisierung mit RPA

Vor allem etablierte Unternehmen können auf akzeptierte und funktionierende Geschäftsmodelle zurückgreifen. Doch die Geschäftswelt befindet sich aufgrund der zunehmenden Digitalisierung im Umbruch und immer mehr Kunden erwarten zudem digitale Interaktionsmöglichkeiten, um bestehende Probleme schnell und vor allem einfach zu erledigen. Diese neuen Herausforderungen werden von den Unternehmen angenommen und die Strategien dahin gehend angepasst. Doch der digitale Wandel gelingt nicht von heute auf morgen und eine sukzessive Automatisierung bestehender Prozesse hilft in der Zwischenzeit Freiräume zu schaffen.

Existierende Geschäftsprozesse können mithilfe einer RPA-Lösung bzw. von Software-Robotern relativ einfach automatisiert werden, was im operativen Geschäft mehrere grundlegende Vorteile bietet. Dabei steht nicht nur die Reduktion von Kosten im Fokus der Unternehmen, sondern auch die Vereinfachung der Prozesse, die mitunter sehr komplex sein können. Die eigentliche Prozessbearbeitung wird nach der Automatisierung von einem Software-Roboter übernommen. Dieser kann ohne Eingriffe in die Software oder Programmieraufwände mit den Systemen interagieren und die erforderlichen Schritte ausführen. Die Betriebskosten beschränken sich auf laufende Lizenz- und Wartungskosten, sodass üblicherweise deutlich geringere Kosten die Folge sind. Zusätzlich werden anfallende Prozesse nach der Automatisierung auch deutlich schneller bearbeitet. Die Angestellten werden anschließend nicht mehr mit diesen anspruchslosen und wiederholenden Aufgaben belastet und können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Des Weiteren lässt sich durch den RPA-Einsatz auch die Fehlerquote reduzieren, da menschliches Handeln oftmals mit manuellen Bearbeitungsfehlern einhergeht. Eine funktionierende RPA-Lösung bearbeitet einen Prozess nach einem festgelegten Schema, wodurch die Fehleranfälligkeit minimiert wird.

Daneben gilt die relative problemlose Implementierung von RPA als einer Ihrer großen Vorteile, denn eine Anpassung der bestehenden Systemlandschaft ist nicht nötig. Stattdessen interagiert die Robotic Prozess Automation-Lösung mit vorhandenen Systemen, indem sie die Interaktionen des menschlichen Anwenders an der Benutzeroberfläche imitiert. 

RPA-Einführungsvideo

Vorteile von RPA

  • Kostensenkung
  • Effizienzsteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Welche Voraussetzungen gelten bei der Prozessautomatisierung mit Robotic Prozess Automation?

Um eine erfolgreiche Prozessautomatisierung mittels RPA zu gewährleisten, müssen einige grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Einerseits sollte vor der Automatisierung geprüft werden, ob der Prozess bereits standardisiert ist, das heißt einem definierten Ablauf folgt und nicht zu viele Varianten aufweist. Bei dieser Prüfung zeigt sich üblicherweise auch, ob zusätzlich eine Prozessoptimierung durchgeführt werden sollte.
  2. Zudem müssen die zu automatisierenden Prozesse regelbasiert sein, denn die RPA folgt nur klar definierten Anweisungen – sie hat keinen integrierten „gesunden Menschenverstand“, der bei Unklarheiten hilft Entscheidungen zu treffen.
  3. Auch sollten die verwendeten Eingangsdaten in strukturierter Form vorliegen. Unstrukturierte Daten wie Dokumente oder Texte lassen sich dahingegen mithilfe einer KI-basierten Lösung aufbereiten und auswerten.
  4. Damit sich ein entsprechender Business-Case rechnet, sollten die Prozesse über ein signifikantes Volumen verfügen, denn häufig vorkommende Prozesse gelten oft als Kostentreiber, so dass hier eine Automatisierung am ehesten zur gewünschten Kostenreduktion führt.

Welche Prozesse sind für den RPA-Einsatz besonders gut geeignet?

Nachdem nun die grundlegenden Voraussetzungen für die Prozessautomatisierung geklärt wurden, stellt sich die Frage, welche Prozesse für den RPA-Einsatz prädestiniert sind. Grundsätzlich gilt, dass Prozesse mit einem hohen Volumen und einer standardisierten Bearbeitung im Fokus dieser Technologie stehen. Zudem sollte sichergestellt werden, dass sich der Ablauf dieser Prozesse nicht oft verändert, da jede Änderung bei der Bearbeitung eine Anpassung des Software-Roboters nach sich zieht.

In der Praxis zeigt sich, dass viele Unternehmen diese Technologie bei regelmäßigen Aufgaben wie der Gehaltsabrechnung nutzen. Auch die Bearbeitung von Bestellungen oder der Versand von Dokumenten kann mithilfe von RPA automatisiert werden. Neben diesen grundlegenden Anforderungen sollte sichergestellt werden, dass die involvierten Systeme eine hohe Robustheit aufweisen und Systemausfälle eher die Ausnahme darstellen. 

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Welche Prozesse bieten das größte Potenzial zur Effizienzsteigerung?

Eine hohe Effizienz bei der Bearbeitung bedeutet geringe Kosten, wenige Fehler und ein hohes Maß an Standardisierung. Aus diesem Grund sollte bei der Auswahl zu automatisierender Prozesse ein Fokus auf Prozesse mit einem hohen Aufkommen und einer vergleichsweise hohen Bearbeitungsdauer gelegt werden. Zusätzlich spielt auch die Fehleranfälligkeit durch einen hohen Anteil an manuellen Schritten eine große Rolle bei der Auswahl.

Komplexe Prozesse mit vielen Varianten führen zu erhöhten Aufwänden bei der Erstellung der Software-Roboter. Daher sollten zu Beginn einer RPA-Einführung möglichst einfache aber hochvolumige Prozesse automatisiert werden, da diese einen kurzen Return-on-Investment (ROI) ermöglichen. Daneben sollte berücksichtigt werden, dass für die Prozesse bereits Prozess-Kennzahlen wie Volumen und AHT (Average Handling Time) existieren, damit einerseits vorher ein Business-Case für die Erstellung der Software-Roboter berechnet werden kann und im Nachgang eine Automatisierungsrate bzw. konkrete Einsparungen festgestellt werden können. 

Checkliste: Zehn Kriterien zur Prozessauswahl

Um die korrekte Auswahl der geeigneten Prozesse zu gewährleisten, sollten möglichst viele der folgenden zehn Kriterien bzw. Fragen berücksichtigt werden: 

  • Handelt es sich um einen repetitiven Prozess
  • Folgt der Prozess einem regelbasierten Ablauf?
  • Werden strukturierte Daten verarbeitet?
  • Besitzt der Prozess konzentriert hohes Volumen?
  • Birgt der Prozess ein hohes Fehlerpotenzial?
  • Ist eine permanente Bearbeitung erforderlich? 
  • Unterliegt der Prozess wenigen Änderungen
  • Greift der Prozess auf stabile Systeme zurück?
  • Ist der Prozess Compliance-relevant?
  • Ist der Prozess „messbar“?

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Fazit

Bei der erfolgreichen Prozessautomatisierung durch Robotic Process Automation kommt es vor allem auf die Auswahl der passenden Prozesse an. Neben einer ausgiebigen Prozessanalyse und ggf. Prozessoptimierung sollten vor allem Kriterien, welche einen Einfluss auf die Prozesswahl haben, definiert werden.

In der Praxis gelten vor allem standardisierte Prozesse mit hohem Volumen als prädestiniert für den RPA-Einsatz. Dabei sollte jedoch berücksichtigt werden, dass die Prozesse ein hohes Volumen aufweisen. Um die Erfolge messen zu können, sollten KPIs definiert werden. Des Weiteren zeigt sich, dass RPA die Fehlerquote drastisch reduzieren kann. Die Verwendung strukturierter Daten erlaubt die einfache Implementierung der RPA, da unstrukturierte Daten vor der Nutzung per künstlicher Intelligenz oder maschinellen Lernen aufbereitet werden müssen. Insgesamt bietet die Technologie vielfältige Möglichkeiten zum Einsatz und zur Steigerung der Effizienz.

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