Wie Sie Robotic Process Automation erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen

Wenn Sie diese Punkte beachten, dann wird Ihr RPA-Projekt ein Erfolg

Die erfolgreiche Implementierung von Robotic Process Automation in Unternehmen Effizienz-Analyse

Die erfolgreiche Implementierung von Robotic Process Automation in Unternehmen

Die Einführung von Robotic Process Automation (RPA) ist - glaubt man den Medien und vor allem den Versprechen der Software-Hersteller - eine kinderleichte Angelegenheit und die zu erwartenden Effizienzsteigerungen sind enorm. Unserer Erfahrung nach gibt es allerdings eine Reihe von Punkten zu beachten, die das Leben bzw. das konkrete Robotics-Projekt enorm erleichtern können. Wie bei vielen IT-Themen gilt auch hier: Wenn man es richtig macht, dann geht es auch.

Tipp 1: Den richtigen Prozess auswählen

Einer der wichtigsten Punkte bei der Einführung einer RPA-Lösung ist die Auswahl der "richtigen" Prozesse. Dies gilt besonders für den sogenannten Proof-of-Concept (PoC), also dem ersten Projekt, das als Beweis des Nutzens der Lösung durchgeführt wird. Da hier eine besondere Sichtbarkeit gegeben ist – die Erwartungshaltungen sind durch die Versprechen in den Medien sehr groß - sollten die Prozesse hierfür sehr sorgfältig ausgewählt werden.

Zur Automatisierung per Robotic Process Automation besonders geeignet sind Prozesse, die 

  • arbeitsintensiv sind,
  • einen hohen manuellen Anteil haben und dadurch besonders fehleranfällig sind,
  • auf strukturierten Eingangsdaten basieren,
  • die ein mittleres bis hohes Transaktionsvolumen haben, 
  • lang laufend sind, also für die keine Änderung innerhalb der nächsten Monate geplant sind,
  • regelbasiert sind, also für deren Ablauf klare Entscheidungskriterien zugrunde liegen,
  • die bereits standardisiert sind, also nicht zu viele Varianten bei der Ausführung haben.

Aktuelle Software-Entwicklungen sorgen dafür, dass die letzten beiden Punkte mithilfe der Intelligenz der RPA-Software abgehandelt werden, sind allerdings derzeit durchaus noch relevant.

Weitere wichtige Kriterien für eine sinnvolle Prozessauswahl für den Proof-of-Concept sind

  • die Verfügbarkeit einer Prozessdokumentation, die die Prozessaufnahme unterstützt sowie
  • das Vorhandensein von Prozessdaten bzw. Kennzahlen wie durchschnittliche Prozesslaufzeit und Anzahl der Prozessdurchläufe pro Tag/Woche.

Diese Informationen unterstützen die Berechnung eines Business-Case und geben Aufschluss darüber, ob sich die Automatisierung per RPA lohnt. 

Tipp 2: Sorgfältige Auswahl der RPA-Software

Es stehen mittlerweile zahlreiche RPA-Softwarelösungen in verschiedensten Ausprägungen zur Verfügung, die sich teils ähneln, jedoch in einige Eigenschaften auch deutlich unterscheiden.

So verfügen einige Produkte beispielsweise über eine sogenannte Recorder-Funktion, die die Aufzeichnung von Prozess-Grundgerüsten ermöglicht und dadurch die Implementierungszeiten verkürzen kann. Dies kann gerade dann relevant sein, wenn Sie sich entschließen, die Roboter-Programmierung selbst zu übernehmen. Hier kann auch die Verfügbarkeit einer Anwender-Community bzw. einer Community-Edition hilfreich sein, da sie die Einarbeitungszeiten in das gewählte Tool verkürzt.

Weitere deutliche Unterschiede bei den Tools gibt es auch im Bereich der KI-Unterstützung und in Bezug auf die "Intelligenz" der Lösung. Die Hersteller, die bereits mit Investorenkapital ausgestattet sind wie z. B. UiPath und Automation Anywhere entwickeln ihre Tools deutlich schneller weiter als andere.

Je nach geplantem Bereitstellungs- und Sourcing-Modell gibt es weitere Punkte dabei zu beachten. Einige Tools sind explizit für den Einsatz in größerem Rahmen gedacht und bieten entsprechende zentrale Steuerungskomponenten, Tools zum Testen und Fehleranalyse bzw. entsprechende Lizenzierungsoptionen, während andere Tools wie z. B. Softomotive sich auch für kleinere bzw. Einstiegsprojekte eignen.

 Bonus-Tipp: Software-Beratung durch Experten Anmeldung

Bonus-Tipp: Software-Beratung durch Experten

Wir empfehlen Ihnen, bei der Auswahl der RPA-Software einen erfahrenen Berater hinzuzuziehen, der die Softwareauswahl unterstützen kann. Gern berät Weissenberg Sie bei der Auswahl einer für Ihre Anforderungen geeigneten RPA-Software.

Tipp 3: Die Organisation frühzeitig miteinbeziehen

Die Einführung einer RPA-Lösung wird meistens von einer Fachabteilung getrieben, die ein konkretes Problem zu lösen hat, z. B. Fachkräftemangel der die Fachabteilungen plagt und der durch aktuelle Ansätze wie Prozess-Outsourcing nicht bzw. nur unzureichend gelöst werden konnte.

In den meisten Fällen kann diese jedoch die Robotics-Lösung nicht im Alleingang implementieren, sondern benötigt Unterstützung einer ganzen Reihe von anderen Abteilungen wie der IT, dem Betriebsrat oder auch dem Datenschutz. Die IT muss z. B. hinzugezogen werden, wenn Systemzugänge für die Roboter oder auch für den Betrieb der Server und Datenbank, die die RPA-Lösung nutzt. Der Betriebsrat sollte frühzeitig in das Projekt involviert werden, damit er seine Zustimmung zu dieser Veränderung der Arbeitsprozesse geben kann. Um einen reibungslosen Ablauf des Projekts zu gewährleisten, sollte die Abstimmung mit dem Betriebsrat bereits frühzeitig initiiert werden.

RPA-Einführungsvideo

Vorteile von RPA

  • Kostensenkung
  • Effizienzsteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Tipp 4: Mitarbeiter frühzeitig mitnehmen

Wie beschrieben bedeutet die Einführung von Robotic Process Automation einige Veränderungen im Unternehmen. Daher ist es sehr empfehlenswert nicht nur die direkt betroffenen bzw. involvierten Mitarbeiter mit auf die Reise zu nehmen. Falls möglich sollte daher ein Change-Management Projekt zur Begleitung der Mitarbeiter gestartet werden. Wichtig ist aber eine frühzeitige und umfassende Kommunikation, die vor allem potentielle Ängste und Bedenken der Mitarbeiter einfangen und adressieren sollte. Wie beschrieben soll dabei die Kommunikation nicht nur in Richtung der mitwirkenden Fachabteilungen, sondern konkret auch in Richtung weiterer Stakeholder wie IT, Betriebsrat, Governance, Risk & Compliance (GRC) und Datenschutz laufen.

Je nach Prozess kann es auch sinnvoll sein, den Kunden zu informieren, da sich in den meisten Fällen die Ergebnisqualität und Durchlaufzeiten der Prozesse durch RPA deutlich verändern werden. Der wichtigste Faktor ist jedoch die Unterstützung durch die Fachabteilung, deren Ressourcen zur Prozessaufnahme (ggf. Prozessoptimierung), für Test-Prozesse während der Entwicklungsphase und später bei der Verwaltung der Software-Roboter erforderlich sind. Diese muss frühzeitig sichergestellt werden, um ein erfolgreiches Projekt zu gewährleisten und die Grundsteine für eine nachhaltige Akzeptanz der Software-Roboter durch die Mitarbeiter im Unternehmen zu legen.

Tipp 5: Langfristige Strategie ausarbeiten

Robotic Process Automation ist eine "nicht-invasive" Technologie, die auf bestehende Lösungen wie ERP, CRM, SCM oder Fachanwendungen aufsetzt und diese quasi "fernsteuert", wodurch diese Anwendungen nicht verändert werden müssen. Dies erlaubt den schnellen und flexiblen von Software-Robotern in unterschiedlichsten Fachbereichen und vor allem die Schaffung von dringend benötigten Freiräumen in Sachen Digitalisierung und Kulturwandel.

Aufgrund des großen Potenzials zur Steigerung der Effizienz und Erhöhung von Compliance neben den massiven Einsparpotenzialen sollte RPA allerdings nicht bloß als "noch eine weitere Technologie" gesehen werden, die genutzt werden kann, um kurzfristige Kapazitätsengpässe zu überwinden. Robotics ermöglicht perspektivisch den Einstieg in moderne Technologien wie künstlichen Intelligenz oder Low-Code-Plattformen. Insofern sollten Unternehmen zu allererst die Möglichkeiten von RPA vollständig verstehen und sinnvolle Einsatzgebiete identifizieren. Auch gibt es verschiedenen Vorgehensweisen bei der Einführung von RPA Robotics, deren Vor- und Nachteile sorgfältig betrachtet werden sollten.

Bonus-Tipp: Nutzen Sie die Expertise eines RPA-Experten Robotic Process Automation

Bonus-Tipp: Nutzen Sie die Expertise eines RPA-Experten

Neben diesen eher allgemeingültigen Erfolgsfaktoren gibt es Vielzahl weiterer branchen- und fachbereichsspezifischer Aspekte, die bei der Implementierung von Robotic Process Automation zu beachten sind. Wir beraten und begleiten Sie gern bei der Implementierung von Robotic Process Automation in Ihrem Unternehmen und sorgen dafür, dass die Einführung ein Erfolg wird.

Die erfolgreiche RPA-Software-Einführung

Sind all diese Punkte sorgfältig berücksichtig, so steht dem Erfolg der Prozessautomatisierung mittels RPA nichts mehr im Wege. Wie beschrieben ist das Potenzial enorm und die durch Robotic Process Automation gewonnenen Freiräume erlauben Ihnen die Konzentration auf zukunftsweise Themen

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