Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation - Eine Einführung

Inhaltsverzeichnis

Robotic Process Automation (RPA): Definition & Erklärung

Unter RPA - Robotic Process Automation – versteht man die automatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter. Diese innovative Technologie ermöglicht die Automatisierung sich wiederholender und regelbasierter Prozesse und Aufgaben, die von Menschen ausgeführt werden. Bei dieser robotergesteuerten Prozessautomatisierung übernehmen die Software-Roboter (Bots) die Rollen und Aufgaben von Anwendern und interagieren mit anderen Softwaresystemen.

Entgegen einer ersten reflexhaften Annahme sind Software-Roboter aber keine physisch existenten Maschinen, wie man sie aus der Fertigungsindustrie kennt. Es handelt sich vielmehr um Software-Anwendungen, die eine menschliche Interaktion mit Benutzerschnittstellen von Softwaresystemen nachahmen.

Entstehungsgeschichte der Robotic Process Automation

Die Automatisierung von Prozessen ist dabei nichts Neues. Aus der Industrie sind Roboter schon seit Jahrzehnten nicht mehr wegzudenken. Auch andere operative Geschäftsbereiche haben in den vergangenen Jahren nach Lösungen zur Prozessautomatisierung gesucht, um die Effizienz zu steigern und das Wachstum zu fördern. Herausgekommen ist bislang aber nur ein Flickenteppich aus halbautomatisierten Prozessen, die häufig sehr kostenintensiv sind und viele Ressourcen beanspruchen.

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist eine aus der klassischen Prozessautomatisierung hervorgehende Technologie und von den Industrierobotern inspiriert. Es handelt sich um digitale Roboter, die Prozesse gemäß ihren Anweisungen vollständig alleine abwickeln können und andere Programme wie von Geisterhand bedienen. Das Spektrum der eingesetzten Roboter reicht dabei von einfachen, händisch eingerichteten Workarounds bis hin zu komplexer Software auf einer virtuellen Maschine. So werden beispielsweise seit Anfang der 2000er Jahre Roboter für Social Media Posts eingesetzt, um E-Mails zu verschicken und in Form von Interactive Voice Response (IVR) für Kundendienstanrufe genutzt. Zum Teil kann RPA auch auf Screen-Scraping-Tools zurückgeführt werden, die automatisch gezielt benötigte Daten aus einem Web-Formular extrahieren. Der Durchbruch der Robotic Process Automation fand jedoch an einem etwas unerwarteten Ort statt: in der Testautomatisierung der Software-Qualitätssicherung.

Was sind die Unterschiede zur traditionellen Prozessautomatisierung?

RPA verfolgt dabei im Gegensatz zur traditionellen Prozessautomatisierung einen ganz anderen Ansatz. RPA verarbeitet regelbasierte, strukturierte Daten über die Benutzeroberfläche der prozessunterstützenden Robotersoftware. Beispiele hierfür sind wiederholte Dateneingabefunktionen oder Downloads und Uploads im Bereich Enterprise Ressource Planning (ERP). Diese Technologie zielt darauf ab, Prozesse zu automatisieren, ohne bestehende Anwendungen zu verändern, zu ersetzen und die Kosten zu senken. Da diese Software-Roboter ähnlich operieren wie die eigentlichen Anwender, gibt es keine wirkliche Notwendigkeit für zusätzliche Systemtests.

Als Vertreter der traditionellen Prozessautomatisierung hat sich beispielsweise BPM (Business Process Management) als ganzheitlicher Ansatz zur Automatisierung voll etabliert. Die BPM-Plattform ist ein integraler Bestandteil der Prozess-Workflow-Automatisierungslösungen für eine optimale Effizienz und Wertschöpfung im Unternehmen. Dabei wird der zugrunde liegende Prozess überarbeitet, um die Effizienz zu steigern und ein konsistentes Kundenerlebnis zu schaffen. Die Daten aus dem zugrunde liegenden System werden unter Umgehung der etablierten Benutzeroberflächen zwischen der neuen Anwendung und dem Backend-System ausgetauscht. Deshalb erfordert BPM im Gegensatz zur RPA umfangreiche zusätzliche Tests, da die Integration der Datenschicht über Schnittstellen zwischen den Anwendungen erfolgt.

Video: Was bedeutet Robotic Process Automation?

Benefits von RPA

  • Kostensenkung
  • Qualitätssteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Für welche Prozesse ist Robotic Process Automation geeignet?

Da RPA regelbasiert arbeitet, ist das Einsatzgebiet strukturierte Prozesse, die immer wiederkehrenden Regeln und klaren Handlungsanweisungen folgen. Die Software-Roboter folgen dem festgelegten Prozess und treffen Entscheidungen auf der Basis der festgelegten Regeln. Um ihre Arbeit zu verrichten, ahmen sie sich häufig wiederholende Routineaufgaben nach und replizieren diese beliebig oft. Dazu erfassen die Software-Roboter automatisiert die unterschiedlichsten Anwenderinteraktionen über vorhandene Software und Benutzerschnittstellen, extrahieren sie und führen sie selbst aus. Wie ein Mitarbeiter benutzt RPA über das Frontend alle notwendigen Applikationen, um Daten einzugeben, zu kopieren, zu speichern und vieles mehr. Einmal festgelegte Prozessabläufe können aber jederzeit an die sich schnell ändernden Vorgaben und Bedürfnisse flexibel angepasst werden.

Funktionale Anwendungsgebiete der RPA

Die Anwendungsgebiete für RPA sind dabei so vielfältig wie die Prozesse selbst. Überall dort, wo wiederholbare, vorhersagbare Interaktionen mit IT-Applikationen stattfinden, kann RPA eingesetzt werden. Das sind auf der funktionalen Ebene beispielsweise

  • das Ausfüllen von Formularen,
  • das Kopieren, Einfügen und Verschieben von Daten,
  • das Lesen und Verarbeiten von Informationen aus mehreren Systemen und strukturierten Dokumenten,
  • das Durchführen von Berechnungen,
  • das Ausführen von „Wenn/Dann“ Befehlen,
  • das Zugreifen auf Webseiten,
  • das Verarbeiten von Daten aus dem Internet,
  • das Zugreifen auf Soziale Medien,
  • das Öffnen von E-Mails und das Verarbeiten von Anhängen.

Vorteile der Robotic Process Automation

Die Vorteile des Einsatzes von Robotic Process Automation liegen dabei auf der Hand: Ein Software-Roboter arbeitet Tag und Nacht an 365 Tagen im Jahr. Er macht keine Pausen und ist nie krank. Er macht keine Flüchtigkeitsfehler und vergisst keine Aufgaben oder Schritte. Und er macht keine Rechenfehler, egal wie viele Kalkulationen notwendig sind. Fehler in kundenorientierten Prozessen lassen sich so durch die Prozessautomatisierung verringern und die Kundenzufriedenheit steigern. Darüber hinaus dokumentiert er jeden seiner Schritte lückenlos.

1. Wirtschaftliche Rentabilität der RPA

RPA setzt auf bestehende Systeme auf. Sie nutzt und interpretiert vorhandene IT-Applikationen und ermöglicht über mehrere IT-Systeme hinweg die Transaktions- und Datenverarbeitung sowie die Kommunikation. Aber nicht nur deshalb führt an RPA kein Weg vorbei. Denn RPA liefert durch die niedrigeren Lizenzkosten im Vergleich zu den Personalkosten auch eine direkte Rentabilität. Ein Roboter an sich kostet nur ein Drittel eines Vollzeitangestellten. Hinzu kommt die reine Arbeitszeit, die ungefähr das Fünffache eines Vollzeitangestellten beträgt. Gleichzeitig trägt die Prozessautomatisierung zu einer Verbesserung der Genauigkeit und einer höheren betrieblichen Flexibilität bei.

2. Hohe Benutzerfreundlichkeit

Typischerweise wird die Einführung einer Robotic Process Automation nicht von IT-Abteilungen, sondern von Fachabteilungen initiiert. Der Grund dafür liegt einerseits an der Einfachheit der Benutzung. Um einen Software-Roboter zu nutzen, muss man keine IT-Koryphäe mit besonderen Programmierkenntnissen sein. Zum anderen benötigt RPA keine teuren Investitionen in neue Plattformen. Durch das Nachahmen von Benutzereingaben über die Benutzeroberfläche einer Anwendung entfällt das aufwendige Programmieren einer Anwendungsschnittstelle (API). Eine Backend-Integration mit dem damit verbundenen Aufwand entfällt somit. Erfahrungsgemäß sind Prozesse in zwei bis sechs Wochen, von Planung bis zur Inbetriebnahme, automatisierbar. Einmal installiert bedienen die Software-Roboter die für einen Prozess erforderlichen Applikationen genauso wie ein Mitarbeiter. Sie kommunizieren mit allen erforderlichen Systemen, holen Informationen ein und ändern die relevanten Daten.

3. RPA steigert Daten- und Prozessqualität

Auch vereinzelte Rationalisierungserfolge haben nichts daran geändert, dass in weiten Teilen eines Unternehmens monotone, standardisierte Volumenprozesse qualifizierte menschliche Ressourcen binden. Gerade Prozesse, bei denen viele manuelle Eingaben in mehreren Systemen nötig sind, bieten viel Potenzial für den Einsatz von RPA. Über die Realisierung reiner Kostenvorteile hinaus können mit RPA die Daten- und Prozessqualität sowie die Bearbeitungsgeschwindigkeit gesteigert werden.

4. Befreiung der Mitarbeiter von lästigen Routinearbeiten

Mit RPA eröffnen sich ganz neue Möglichkeiten, alltägliche Routineaktivitäten wie beispielsweise die Pflege von Stammdaten, das Erstellen von Rechnungen oder die Bearbeitung von Kündigungen zu automatisieren. Denn RPA kann sich wiederholende Dinge schneller, genauer und unermüdlicher erledigen als Menschen. Dadurch setzt RPA die Mitarbeiter für andere Aufgaben frei, die menschliche Stärken erfordern, wie z.B. emotionale Intelligenz, Argumentation, Urteilsvermögen. Von lästigen Routinearbeiten befreit, können sich die Mitarbeiter wieder voll und ganz auf die Kunden oder andere Herausforderungen im Unternehmen konzentrieren.

Welche Kostenvorteile ergeben sich aus dem Einsatz von RPA?

Untersuchungen belegen, dass die Rendite auf die Investition in RPA im ersten Jahr zwischen 30 und bis zu 200 Prozent schwankt. Da die Benutzeroberfläche die Schnittstelle ist, entfällt der Integrationsaufwand in bestehende Systeme. Die Konfiguration des Software-Roboters erfolgt durch „vormachen“ am System durch einen Fachexperten. Er ist die maßgebliche Quelle bei der Prozess-Analyse. Einmal konfiguriert, wird die Prozessautomatisierung hochskalierbar. Hunderte Roboter können gleichzeitig das tun, was sonst einzelne Mitarbeiter seriell abarbeiten müssen.

Welche speziellen Geschäftsvorteile bietet RPA?

Bei der Entscheidung für den Einsatz von RPA nur auf den reinen Kostenaspekt abzustellen, wird der Leistungsfähigkeit der Prozessautomatisierung nicht gerecht. Denn es gibt vielfältige Geschäftsvorteile.

  • Mitarbeiter-Motivation und Arbeitsmoral steigen, weil verhasste Aufgaben jetzt vom Roboter erledigt werden.
  • Befreit von Routinearbeiten können sich Mitarbeiter auf Aktivitäten mit höherer Wertschöpfung konzentrieren, auf die besonderen Kundenwünsche eingehen und somit den Servicebereich des Unternehmens weiter ausbauen.
  • Arbeitsabläufe werden rationalisiert, wodurch sich die Reaktionszeiten auf spezifische Anforderungen verringern.
  • RPA beschleunigt das Transaktionsvolumen und erhöht die Arbeitsgenauigkeit vor allem in kritischen Branchen wie Banken & Finanzen, Versicherungen und Gesundheitswesen.
  • Das Management erhält einen besseren Einblick in die laufende Geschäftsentwicklung durch das automatisierte, kontinuierliche Sammeln von Daten.
  • Governance und Compliance lassen sich verbessern, da die Anforderungen in den Automatisierungsregeln festgelegt werden können.
  • Zusätzliche Software-Roboter können jederzeit schnell und mit minimalen Kosten eingesetzt werden, je nach Arbeitsfluss und Saison.

Für welche Branchen macht der Einsatz von RPA besonders Sinn?

Wenn RPA auch überall einsetzbar ist, zeigt die Erfahrung, dass der Einsatz von RPA in einigen Branchen größere Auswirkungen hat als in anderen. Dazu zählt in erster Linie der Finanzdienstleistungssektor. Ein wichtiger Bestandteil des Geschäfts von Banken und Versicherungen ist die Datenerfassung und Verarbeitung. 43 % dieser Arbeiten sind laut dem Bericht des McKinsey Global Institutes 2017 automatisierbar. Zudem unterliegen die Regulierungen der Banken und Versicherungen wie z.B. die KYC-Anforderungen ständiger Veränderungen. Software-Roboter können schnell den regulatorischen Änderungen angepasst werden. Auf diese Weise vermeiden Unternehmen peinliche Compliance-Probleme.

Im Versicherungsbereich beispielsweise gibt es eine Reihe von Aufgaben, die sich für eine Prozessautomatisierung anbieten, wie

  • Fortschreibung von Verkaufs-Scorecards an Vermittler
  • Durchführung von Bonitätsprüfungen sowie regulatorischer und rechtlicher Prüfungen
  • Kontoführungsservices, die derzeit nicht durch Straight-Through-Processing unterstützt werden
  • Dateneingabe für Freigabe- und Registrierungsprozesse
  • Generieren von Verlängerungsprämien
  • Verwalten von Policen
  • Aktualisierung der Kundendaten inklusive Bankverbindung
  • Ablehnen oder Stornieren von Policen, wenn keine Zahlungen eingehen
  • Erkennen und Abstimmen von Prämienabweichungen in der Police
  • Schadenbearbeitung
  • Zuordnung zu Sachbearbeitern
  • Eingabe der ersten Verlustmitteilung (FNOL)
  • Benachrichtigung der Schadenregulierer
  • Tägliche Bankabstimmungen automatisieren
  • Abwicklung risikoarmer Zahlungen

Banken &  Finanzdienstleistungen

Mit RPA können schnell und einfach Finanzprozesse nicht nur effizienter, sondern auch sicherer gestaltet werden. So können klassische Finanzprozesse wie Kontenabstimmungen,  Datenverarbeitung, die Pflege von Stammdaten, das Erstellen von Rechnungen oder die Bearbeitung von Kündigungen gänzlich automatisiert werden. Damit werden Ressourcen z.B. für die Bearbeitung neuer regulatorischer Herausforderungen freigesetzt.

Im Zusammenhang mit der Restschuldversicherung bei Kreditkarten und Entschädigungsforderungen von Kunden können Software-Roboter z.B. pdf-Dateien aus Datenbanken herunterladen und konvertieren. Anschließend extrahieren die Software-Roboter entsprechend eines vorgegebenen Regelwerks Informationen. Auf der Basis der Informationen errechnen sie die Leistungshöhe und nehmen die Auszahlung an den Kunden vor.

Versicherungen

Auch in der Versicherungsbranche  ist RPA überall dort einsetzbar, wo strukturierte Prozesse die Arbeit bestimmen. Dazu gehören beispielsweise das Versenden von Versicherungsbestätigungen, die Neuanmeldung im Internet, die Abwicklung von Verträgen im Sterbefall des Versicherten, die Aufnahme und Änderungen von Adressdaten, Lastschriften und Daueraufträgen im System.

Da alle regelbasierten Arbeiten von einem Software-Roboter übernommen werden können, kann er beispielsweise auch einen neuen Versicherungsbetrag errechnen. Anschließend versendet er den aktualisierten Vertrag automatisch an den Kunden oder er benachrichtigt ihn per E-Mail, dass der neue Vertrag zum Download bereitsteht.

Energiewirtschaft

Der Einsatz von Software-Robotern ist in der Energiewirtschaft nicht alleine durch die Verbesserung der Prozesseffizienz und die Erreichung höherer Transparenz sinnvoll. Energieunternehmen profitieren auch  durch die höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit und mehr bearbeitetes Volumen vom Einsatz eines Software-Roboters. Konkret können Software-Roboter die Verarbeitung von Zählerdaten, Tarifanpassungen und -wechsel von Endkunden und die Neukundenaufnahme  übernehmen. Dazu kommen die Aufklärung von Unstimmigkeiten in Service-Plan und Tarifierung,  das Bearbeiten von Fehlern in Kontenzuordnungen und das Verarbeiten von Zahlungseingängen.

Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen entlastet die Prozessautomatisierung vor allem durch eine Automatisierung von Verwaltungs- und Abrechnungsprozessen. Ärzte und Pflegepersonal haben wieder mehr Zeit, sich um die Patienten zu kümmern, da der Software-Roboter sie von immer wiederkehrenden, personalaufwendigen Verwaltungsaufgaben befreit. Durch den Einsatz von Software-Robotern können Patientendaten schneller und vollständiger analysiert und ausgewertet werden,  wodurch die ärztliche Betreuung verbessert wird. Entscheidungen, die dem Patienten im Einzelfall die bestmögliche Hilfe bieten, können viel schneller gefällt werden. Die Qualität der ärztlichen Betreuung steigt.

Telekommunikation

Auch im Bereich der Telekommunikation können Unternehmen mit Unterstützung von Robotic Process Automation (RPA) standardisierte und repetitive Abläufe im Kundenservice („Front-end“) automatisieren und damit effizienter gestalten. So lassen sich die Neukundenaufnahme und das  Bestellmanagement automatisieren. Die Mitarbeiter im Customer Service werden entlastet und haben mehr Zeit für ein persönliches Gespräch mit den Kunden. Software-Roboter sind in der Lage, standardisierte, wiederkehrende Kundenanfragen automatisch zu beantworten oder Messungen bei einer Störung des Telefonanschlusses oder für die Router-Einrichtung vorzunehmen.

Verwaltung

In der öffentlichen Verwaltung könnte der Einsatz von RPA eine Vielzahl von Problemen lösen. Beispielsweise  sorgen der chronische Personalmangel und knappe öffentliche Kassen, die Personaleinstellungen verhindern, dafür, dass Bürger monatelang auf Termine warten und Anträge nicht bearbeitet werden. Software-Roboter können hier beispielsweise beim Zusenden von Formularen, bei der Routineberechnung der Höhe einer Geldleistung, bei der Prüfung  von Formularen und Anträgen auf Vollständigkeit und Plausibilität oder beim Übertragen von Daten aus unterschiedlichen Systemen und Kanälen in digitale Fallakten helfen. RPA eröffnet Behörden die Möglichkeit, Mitarbeiter von zeitraubenden oder „unsinnigen“ Tätigkeiten zu befreien.

Dem Einsatz von RPA in der öffentlichen Verwaltung kommt entgegen, dass die Bereitschaft der Bürger deutlich steigt, sich bei Standardanliegen zu Gunsten der Bearbeitungsgeschwindigkeit und außerhalb der Öffnungszeiten auch von Software-Robotern helfen zu lassen. 

Transport & Logistik

Geschäftsprozesse in der Transport und Logistik-Branche sind sehr stark von Backoffice-Aktivitäten abhängig. Dazu gehören beispielsweise das Erfassen von Aufträgen, die Aktualisierung von Kundendetails auf Webportalen mit aktuellem Ladezustand und ETA, die Planung einer Lieferung, die Verfolgung eines Trailers, die Dateneingabe in ERP-Systeme oder die Durchführung von Inventuren. Darüber hinaus lässt sich der Zugriff auf Daten von Speditionen, Frachtführern, Logistikpartnern und Frachtkostenabrechnungsfirmen automatisieren. Generell werden durch den Einsatz von Software-Robotern die Kerngeschäftsprozesse effizienter, was zu einer höheren Prozess- und Betriebseffizienz und somit zu größeren Skaleneffekten führt. Dies ist für Transport- und Logistikunternehmen deshalb immer wichtiger, da sie zunehmend von Kunden und Spediteuren in einen ruinösen Preiskampf gedrängt werden. Konsequenterweise können diese Unternehmen nur dann ihre Profite steigern, wenn sie  bestehende Prozesse automatisieren.

Handel und E-Commerce

Für Unternehmen der Retail-Branche gibt es eine ganze Reihe von Ansatzmöglichkeiten für einen automatisierten Datenaustausch. Denn im Handel erfolgt der Warenfluss vom Erzeuger bis zum Endkunden über eine Vielzahl von Zwischenstationen. Durch den Einsatz von RPA können Bestandsverwaltung, Product Scanning, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Bestellungen, Lieferavis oder Rechnungsstellung automatisiert verarbeitet werden. Zudem lassen sich mittels Software-Robotern Produktdaten von Hersteller-Websites extrahieren und Online-Inhalte und Produktinformationen aktualisieren. Mit RPA können auch Retouren effektiv verwaltet und alle erforderlichen Änderungen durchgeführt werden, die zur Änderung der Inventardatenbank und der Rechnungsstellung der Kunden erforderlich sind. Generell reduziert der Einsatz von RPA fehleranfällige manuelle Eingriffe, senkt folglich die Bearbeitungs- und Verwaltungskosten und steigert die Effizienz der Kommunikationsprozesse.

Welche Kritikpunkte werden gegen RPA vorgebracht?

RPA ist unbestritten eine großartige Technologie. Sie wird zurecht als Transformationstechnologie gefeiert, die die Art und Weise verändert, wie Prozesse abgewickelt werden Aber auch Robotic Process Automation hat ihre Schwachstellen, auf denen ihre Kritiker gerne hinweisen.

1. Komplizierte Prozesse sind nicht abbildbar

So werfen Kritiker RPA vor, dass es ihr nicht gelingt, Unternehmen tatsächlich zu transformieren. Die Prozessautomatisierung wirke sich größtenteils nur auf das Endergebnis aus. Bei RPA geht es um die Standardisierung von Aufgaben, die einer begrenzten oder zumindest endlichen Zahl von Regeln unterliegen. Geschäfts- und IT-Prozesse laufen viel komplizierter ab und sind mit der reinen Anwendung einfacher Workflows oder Regeln nicht abbildbar.

2. Mangelhafte Prozessanalyse

Zudem kommen Software-Roboter schnell ins Straucheln, wenn z.B. auch nur ein Teil des Prozesses nicht korrekt abgebildet wird, weil die Prozessanalyse und –aufnahme mangelhaft war und Ausnahmen nicht richtig erfasst und berücksichtigt wurden. Da Software-Roboter regelbasiert arbeiten und keine komplexen Entscheidungen treffen, müssen die Prozesse strukturierte Daten als Input bekommen.

3. Probleme mit zweideutigen Dokumenten

Jedes Dokument, das Zweideutigkeiten aufweist, ist dazu geeignet, den Roboter zu verwirren. Und wenn Entscheidungen auf der Basis von verschiedenen Kriterien, die nicht in einer linearen Beziehung zueinander stehen, getroffen werden müssen, dann ist RPA nicht mehr die geeignete Technologie für eine Automation des Entscheidungsprozesses.

Auf der rein technischen Ebene wird immer wieder bemängelt, dass sich die erforderliche Flexibilität nicht konfigurieren lässt, wenn die Plattformen, auf denen die Software-Roboter interagieren, häufig wechseln.

Zukunftsaussichten der Robotic Process Automation

Bei aller Kritik punkten RPA-Lösungen vor allem damit, dass sie einfach skalierbar, prozessunabhängig und in allen Branchen und Unternehmensbereichen anwendbar sind. Vor allem Finanzdienstleister und Banken, Versorgungsindustrie und Telekommunikation, Einzelhandel und Gewerbe sowie Gesundheitswesen und Versicherungen werden durch den Einsatz von RPA die Treiber einer rasanten Entwicklung sein.

Zum anderen liefert RPA der Künstliche Intelligenz (KI) die notwendigen Daten, um den Menschen zuverlässige Entscheidungshilfen nach dem Best-Practices-Modell an die Hand zu geben. In einigen Fällen bildet RPA mit seinen Daten für die KI die Grundlage, Entscheidungen nach vorgegebenen Kriterien automatisch selbst zu fällen.

Deshalb schätzt die auf KI und Robotics spezialisierte Analystenfirma Tractica, dass der weltweite Umsatz mit RPA-Software und -Services von 151 Millionen Dollar in 2016 bis 2025 auf über 5,1 Milliarden Dollar anwächst.

Worauf muss bei der Einführung von RPA geachtet werden?

Bei aller Euphorie über die möglichen Vorteile einer RPA-Lösung werden aber nur zu oft die Fallstricke übersehen, die jede hoffnungsvolle RPA-Implementierung ein- bzw. ausbremsen können.

Auf der organisatorischen Ebene ist es das mangelnde Engagement des Managements oder des Teams, das zu kostenintensiven Verzögerungen führt. RPA-Projekte bilden da keine Ausnahme.

Auf der prozessualen Ebene ist es die Auswahl zu komplexer oder aber auch zu unbedeutender Prozesse, die letztendlich dazu führt, dass die Auswirkungen von RPA begrenzt sind. Ohne eine saubere Prozessanalyse und Prozessaufnahme sind RPA-Projekte zudem von vornherein zum Scheitern verurteilt. Hier spielen die Sachbearbeiter eine entscheidende Rolle bei der Prozessanalyse. Auf technischer Ebene ist es die Wahl des RPA-Tools. Ein schwer zu bedienendes RPA-Tool kann den Entwicklungsaufwand extrem verlangsamen.

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