Outsourcing – Wann ist Robotic Process Automation die bessere Alternative?

RPA – die Inhouse-Alternative zum Outsourcing

Outsourcing im Zeitalter der Digitalisierung Robotic Process Automation

Outsourcing im Zeitalter der Digitalisierung

In einer immer komplexeren Welt müssen Wettbewerbsvorteile auf allen Ebenen der Leistungserbringung gefunden werden. Einerseits lagern Unternehmen viele Prozesse an Dienstleister aus, um eine schlankere und effektivere Strukturen im Unternehmen zu ermöglichen. Andererseits stehen im Zuge der Digitalisierung neue Möglichkeiten zur Verfügung. Darauf aufbauend analysieren immer mehr Unternehmen bestehende Geschäftsprozesse, denn sind diese Prozesse standardisiert, so können diese mittels Robotic Process Automation (RPA) von einem Software-Roboter bearbeitet werden.

Welche Trends existieren beim Outsourcing?

Bereits seit Jahrzehnten existiert ein anhaltender Trend, der Unternehmen dazu bringt, ganze Funktionen des Unternehmens in Shared Service Centern zu zentralisieren. Dieser Trend lässt sich vor allem im Bereich der unternehmensinternen Finanzdienstleistungen beobachten. Die Ausgliederung ganzer Unternehmensbestandteile kommt mit einigen Vorteilen einher. So können beispielsweise Kosten gespart werden, wenn spezialisierte, kompetente Dienstleister zur Abwicklung des Prozesses herangezogen werden. Der Aufbau der entsprechenden Kompetenz im eigenen Unternehmen ist oftmals mit größeren Aufwendungen und Kosten verbunden. Das Outsourcing dieser Prozesse soll eine bessere Qualität bei niedrigerem Fehlerpotenzial sowie eine höhere Geschwindigkeit realisieren. Werden zudem Prozesse ausgelagert, die nicht im Bereich der Kernkompetenz liegen, kann die freie Arbeitskraft für Prozesse verwendet werden, in welchen das eigene Unternehmen ein besonders hohes Maß an Know-how aufweist. Oftmals besteht auch ein Vorteil im hohen Maß an Flexibilität, welche die externe Vergabe ermöglicht. So können kurzfristig anfallende Aufgaben z.B. meistens ohne Probleme vom Dienstleister abgearbeitet werden. Die Kosten einer externen Vergabe sind transparent. Bei der Ausschreibung der Aufgabe gewinnt das Unternehmen zudem einen guten Überblick über die Preisstruktur der unterschiedlichen Dienstleister.

Auch das Jahr 2018 wird erneut zum Outsourcing beitragen. Hierbei geht es jedoch um Trends wie das Cloud Computing, Datensicherheit, Künstliche Intelligenz, breiterer Einsatz von Cloud-Technologien, Etablierung der virtuellen Realität, digitale Transformation und einen generellen Anstieg der freiberuflichen und selbständigen Dienstleistungen.

Was versteht man unter RPA?

Bei der Robotic Process Automation handelt es sich um eine automatisierte Bearbeitung strukturierter Geschäftsprozesse. Zur Bearbeitung finden Software-Roboter Anwendung, die mit den bestehenden Systemen kommunizieren. Durch den Einsatz dieser innovativen Technologie können standardisierte und regelbasierte Prozesse, welche aktuell durch den Einsatz menschlicher Arbeitskräfte bearbeitet werden, automatisiert werden. Software-Roboter, auch Bots genannt, übernehmen bei der Bearbeitung die Rolle des jeweiligen Anwenders und interagieren mit sämtlichen Softwaresystemen. Auch wenn der Name einen physischen Roboter vermuten lässt, handelt es sich bei diesen „Robotern“ um eine digitale Software, die die menschliche Interaktion mit verschiedenen Systemen nachahmt.

Im Gegensatz zu gewöhnlicher Automatisierung müssen bei der RPA jedoch keine separaten Systeme geschaffen werden. Vielmehr muss lediglich ein regelbasierter und standardisierter Prozess sichergestellt werden. Dies ist insbesondere bei Dateneingabefunktionen im unternehmenseigenen Enterprise Ressource Planning (ERP) der Fall. Somit werden bei einer RPA die Prozesse automatisiert, ohne dass ein bestehendes System verändert werden muss. Da ein entsprechender Software-Roboter das Verhalten des menschlichen Nutzers imitiert, sind zudem keine umfangreichen und kostspieligen Systemtests notwendig. Nach der erfolgreichen Etablierung der RPA kann das Unternehmen von schnelleren Bearbeitungen und sinkenden Kosten profitieren.

RPA-Einführungsvideo

Vorteile von RPA

  • Kostensenkung
  • Qualitätssteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Vorteile von RPA gegenüber dem Outsourcing

Unternehmen, welche auf Outsourcing setzen, haben auch einige Nachteile, denn die grundsätzlichen Vorteile bergen auch Risiken. So kann die Vergabe von Prozessen mit einer geringen Transparenz einhergehen, Kosten nicht klar aufgeschlüsselt werden, der Partner unflexibel agieren, die Kommunikation sehr unklar sowie indirekt sein und die Qualität des Dienstleisters nicht den eigenen Ansprüchen genügen.

Als Heilmittel bietet sich daher an, in der Vergangenheit outgesourcte Prozesse dahingehend zu überprüfen, ob sie durch Software-Roboter nicht wieder effizient in die eigene Organisation zurückgeholt werden können. Ob durch interne Projekte oder in Zusammenarbeit mit einem spezialisierten RPA-Dienstleister, die Analyse der Prozesse wird schnell eine Indikation ergeben, ob es sich um Kandidaten für RPA handelt.

Sind Prozesse geeignet, so kann, etwa in einem Pilotprojekt, eine wieder interne Bearbeitung evaluiert werden. Dabei gewinnt das Unternehmen nicht zuletzt auch an Transparenz über die fremdvergebenen Prozesse, denn durch die interne Bearbeitung mittels einer Software kann jederzeit der aktuelle Bearbeitungsstand eingesehen werden. Für die Software sind lediglich Entwicklungs- und Unterhaltungskosten zu zahlen. Auch die Qualität der Bearbeitung kann mittels einer optimierten RPA auf ein hohes Level gehoben werden. Zudem entfallen Qualitätskontrollen, da die Software direkt mit den verschiedenen Systemen interagiert.

Des Weiteren setzt eine RPA auf standardisierte Prozesse, sodass die Prozesse gegebenenfalls angepasst werden müssen. Aus diesem Grund sind die Datenlieferungen und -erhebungen zu optimieren und mögliche Fehler können ausgeschlossen werden. Schlussendlich können auch die Kosten für die Vergabe bei einem Einsatz von RPA kontrolliert werden. Während eine Vergabe eines Prozesses an einen externen Dienstleister mit Risiken im Rahmen der Preisgestaltung verbunden ist, ist dies bei der Nutzung einer RPA nicht der Fall. Im Rahmen der DSGVO gewährleistet RPA auch ein besonders hohes Maß an Datenschutz und Compliance. Datenverletzungen aufgrund fehlerhaften Verhaltens durch einen Dienstleister können somit ausgeschlossen werden. Zudem gilt auch bei der Vergabe von Sachbearbeitungstätigkeiten, dass ein gewisses Fehlerpotenzial existiert. Dieses kann durch die Standardisierung eines Prozesses nachhaltig gesenkt werden. Auch die Adaption möglicher Änderungen ist bei einer RPA einfacher als bei einer externen Vergabe, denn anstatt umfangreicher Schulungen bedarf es lediglich einer Umprogrammierung des Quellcodes.

Fazit

Schlussendlich zeigt sich, dass Outsourcing auch weiterhin ein Bestandteil der unternehmerischen Aktivitäten sein wird. Vor allem werden Prozesse an externe Unternehmen vergeben, welche aufgrund mangelnden Know-hows nicht durch die eigenen Mitarbeiter bearbeitet werden können. Allerdings stellt Robotic Process Automation unter der Voraussetzung standardisierter Prozesse eine interessante Alternative dar. Vor allem die Vorteile dieser Technologie können überzeugen. Zudem ermöglicht RPA das Einhalten strenger gesetzlicher Regulationen, sodass vor allem sachbearbeitende Aufgaben automatisiert werden können.

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