Das Zusammenspiel von BPM und RPA

Welche Rolle BPM bei Robotic-Process-Automation-Projekten spielt

Im Zuge der digitalen Transformation müssen Prozesse angepasst, optimiert und automatisiert werden. Hierbei spielen Effizienzsteigerungen eine wichtige Rolle. Außerdem sollen Fehlerpotentiale reduziert und somit die Qualität der Arbeit gesteigert werden. Zur Realisierung dieser Ziele bieten sich zwei Methoden an: das eher klassische Business Process Management (BPM) und Robotic Process Automation (RPA). In der jüngeren Vergangenheit legen jedoch immer mehr Unternehmen einen Fokus auf die Automatisierung einzelner Geschäftsprozesse mittels RPA. Welche Rolle die beiden Methoden in der Prozessoptimierung spielen und ob bzw. wie gegebenenfalls die beiden Methoden zusammenarbeiten können, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Was ist Robotic Process Automation?

Bei Robotic Process Automation, im Deutschen robotergestützte Prozessautomatisierung, handelt es sich um einen Ansatz zur Prozessautomatisierung, bei dem Software-Roboter Tätigkeiten übernehmen, die normalerweise von Sachbearbeitern manuell ausgeführt werden. Durch die automatisierte Bearbeitung standardisierter Arbeitsabläufe profitieren die Unternehmen von einer höheren Prozessgeschwindigkeit und weniger Fehlern. Dabei docken die Softwareroboter an bereits bestehende Office-und ERP-Systeme an und interagieren mit der Präsentationsschicht einer spezifischen Anwendungssoftware, ohne die strategische Softwarearchitektur und laufende Businesslogik zwingend zu verändern. Dementsprechend müssen Unternehmen keine kostspieligen und umfangreichen Anpassungen an der zugrunde liegenden Systemlandschaft vornehmen.

Im Fokus von RPA-basierten Automatisierungsprojekten stehen repetitive Prozesse, die einen hohen Standardisierungsgrad aufweisen, um eine deutliche Effizienzsteigerung zu realisieren. Außerdem müssen die Eingangsdaten, welche verarbeitet werden, strukturiert vorliegen. Sind diese Anforderungen erfüllt, und wurde der zu automatisierende Prozess vorher sorgfältig aufgenommen und analysiert, ist eine erfolgreiche RPA-basierte Verarbeitung eines Prozesses möglich.

RPA-Erklärvideo

Benefits von RPA

  • Kostensenkung
  • Effizienzsteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Was ist Business Process Management?

Das Business Process Management, im Deutschen Geschäftsprozessmanagement, befasst sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Optimierung von Prozessen. Dabei soll das BPM nicht nur technische Fragestellungen, sondern auch organisatorische Aspekte adressieren. BPM unterstützt die Unternehmen dabei, sich einen Überblick zu verschaffen, Prozesse neu zu definieren, abzubilden und letztendlich zu koordinieren. Zum Einsatz kommen dabei häufig softwaregestützte Techniken. Eine der zentralen Fragestellungen im Business Process Prozessmanagement lautet: „Wer macht was, wann, wie und womit?“.

Das BPM soll Unternehmen dazu befähigen, die existierenden Informationen über die eigenen Geschäftsprozesse zu nutzen und sich somit auf die Anforderungen der Kunden einzustellen. Mithilfe dieses Informationsvorteils kann das Unternehmen die eigenen Unternehmensziele besser erreichen. Hierbei existieren drei grundlegende Tätigkeitsbereiche:

  • Planung und Modellierung von Prozessen
  • Ausführen der Geschäftsprozesse
  • Überwachung der Prozesse

Alle gewonnen Erkenntnisse aus der Überwachung sollen anschließend für die weitere Planung neuer oder die Optimierung bestehender Prozesse genutzt werden. Mit Blick auf die IT dient das Business Process Management vor allem zur Abstimmung zwischen Systemen und Geschäftsfunktionen. Hierdurch sollen die Effizienz, Transparenz, Flexibilität und Qualität steigen sowie die Kosten sinken. Außerdem forciert das BPM die Entwicklung neuer Geschäftsprozesse.

Worin unterscheiden sich BPM und RPA?

Im digitalen Zeitalter müssen Unternehmen dafür sorgen, dass Produkte und Dienstleistungen konkurrenzfähig bleiben. Dementsprechend sind Modernisierungen und Anpassungen von Prozessen zwingend erforderlich. Zur Erreichung dieses Ziels können die Verantwortliche verschiedene Methoden verwenden. Beliebt sind das Business Process Management und Robotic Process Automation.

Allerdings stellen sich Verantwortlichen regelmäßig die Frage, welche Methode für welche Situation besser geeignet ist. Beide Methoden verfolgen dieselbe Zielsetzung, werden jedoch mit unterschiedlichen Strategien umgesetzt – RPA eher faktisch, BPM eher strategisch.

So handelt es sich bei den Software-Robotern um intelligente Kollegen, die automatisiert die faktische Bearbeitung verschiedener Aufgaben übernehmen. Das BPM fokussiert vielmehr die Geschäftsabläufe und ermöglicht eine zielgerichtete Analyse und Optimierung. Eine detaillierte Modellierung aller Abläufe, deren gezielte Durchführung und Überwachung sowie ständige Verbesserung bilden die Kernelemente des BPMs. Business Prozess Management unterstützt die Unternehmen bei der Digitalisierung, Modernisierung und Neudefinition von Prozessen. BPM arbeitet somit auf der strategischen Ebene, die das Ziel verfolgt, die internen Abläufe an die Anforderungen ihrer Zielgruppe optimal anzupassen, um langfristig den Unternehmenserfolg zu sichern.

Die digitalen Technologien bilden den Schnittpunkt zwischen dem eigentlichen Managementkonzept und der Automatisierung des Geschäftsprozesses. Dabei übernehmen die virtuellen Mitarbeiter die Interaktion mit einzelnen Anwendungen oder vollständige Bearbeitung ganze Geschäftsprozesse. Zu diesem Zweck arbeitet die Software anwendungsübergreifend mit Programmierschnittstellen, Unter-Interface-Automation, Bild- und Texterkennungsverfahren und REST-Schnittstellen. Insgesamt erhalten die bestehenden Arbeitskräfte durch die Automatisierung mehr freie Zeiträume, sich ihren Fachkenntnissen entsprechend auf komplexere Tätigkeiten konzentrieren zu können, die menschliche Stärken erfordern, wie z. B. emotionale Intelligenz, Argumentation, Urteilsvermögen.

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Die unterschiedlichen Einsatzszenarien von RPA und BPM

Die Methoden und softwaregestützten Techniken des BPM setzen sich intensiv mit den Prozessschritten eines kompletten Geschäftsprozesses auseinander und unterteilen diesen in zahlreiche Subprozesse. BPM umfasst eine breite Palette von Software-Technologiekomponenten und Workflow-Engines, um Optimierungspotenziale zu suchen, Workflows kontinuierlich zu verbesser und für einen reibungslosen Wissenstransfer in Unternehmen zu sorgen. Dazu zählt auch der Einsatz von Process-Mining-Tools, die die Prozessverantwortlichen bei der Evaluierung der Prozessqualität unterstützen. Bei BPM geht es letztendlich um das Re-Engineering von Prozessabläufen zur Beseitigung von Engpässen, zur Verbindung von Systemen, zur Verbesserung der Daten- und Prozessqualität und zur Steigerung der Produktivität im gesamten Unternehmen. Insgesamt dient das Business Process Management einer holistischen und somit einer End-to-End-Betrachtung eines Geschäftsprozesses.

Die Software-"Bots" einer RPA-Lösung sind dagegen so konfiguriert, dass sie routinemäßige, eintönige Aufgaben erledigen, die ein Mitarbeiter normalerweise erledigen müsste. Ihr Ziel ist die Minimierung manueller, sich wiederholender und regelbasierter Aufgaben, die keine komplexe Entscheidungsfindung erfordern. Sie sind ausgelegt auf ein unterbrechungsfreies Arbeiten über die bestehenden Prozesse und Anwendungen eines Unternehmens hinweg, ohne dass eine Kodierung oder eine umfassende Schulung von Mitarbeitern erforderlich ist. Auch wenn Erfolge schnell und kosteneffizient realisiert werden können, können zugrunde liegende Prozessineffizienzen durch die Implementierung eines Bots nicht behoben werden.

An dieser Stelle kommt BPM ins Spiel, denn diese Methodik schafft die Grundlage für die robotergestützte Automatisierung des Prozesses. Grundsätzlich startet eine nachhaltige Digitalisierung mit der BPM-basierten Analyse und nachhaltigen Modellierung des Prozesses. Erst im Anschluss folgt die Automatisierung dieses Prozesses durch den Einsatz einer Automatisierungstechnologie wie RPA.

Das Zusammenspiel von Business Process Management und Robotic Process Automation

RPA und BPM sind Schlüsseltechnologien, die Teil des Automatisierungsmarktes sind. Zum aktuellen Zeitpunkt fokussieren sich Unternehmen aber häufig auf einen der beiden Ansätze zur Prozessoptimierung. Dabei stellen BPM und RPA angesichts ihrer ähnlichen Ziele der Produktivitäts- und Effizienzsteigerung keine konkurrierenden Ansätze dar. Im Gegenteil: Es gibt eine Konvergenz dieser beiden Technologien. Durch die Kombination von BPM und RPA lassen sich wirklich smarte Automatisierungslösungen erzeugen. Dabei beinhalten die fertigen Lösungen das Beste aus beiden Methoden. BPM ist verantwortlich für die Orchestrierung von Prozessen, die Interaktion mit Kunden, das Management von Ausnahmen und komplexe Entscheidungen durch Menschen. RPA ist verantwortlich für sich wiederholende Aufgabenfolgen, die vollständig an eine virtuelle "digitale Belegschaft" von Software-Robotern delegiert werden können, die diese Aufgaben mit perfekter Genauigkeit ausführen und die Skalierung von Organisationen ermöglichen. Durch die Nutzung beider Verfahren können Unternehmen bei der Automatisierung eines Metaprozesses den jeweils effizienteren Ansatz auf der Prozessebene wählen.

So kann bereits die Wahl eines hybriden aber statischen Setups bereits einen Vorteil bei der Prozessoptimierung bewirken. Allerdings gibt es auch die Möglichkeit, sich entlang eines langfristigen und zeitlich definierten Migrationspfades zu orientieren. Entlang dieses Migrationspfades findet eine Verschiebung der Schwerpunkte zwischen BPM und RPA statt. Ein solches Vorgehen ist insbesondere dann sinnvoll, wenn RPA in einer Unternehmensstrategie die Ausgangsbasis darstellt. Für viele Unternehmen ist ein solcher Ansatz sinnvoll, denn heute spielt RPA eine wichtige Rolle bei der schnellen Automatisierung von Prozessen. Während die Beiträge von RPA zur Digitalisierung kurzfristig realisierbar sind, bildet BPM mit Blick auf die Transformation des Unternehmens – die Grundlage für eine langfristige, nachhaltige Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen.

Im Zusammenspiel schaffen RPA und BPM eine ständige Anpassung und Optimierung bestehender Arbeitsabläufe. Durch die Kombination beider Methoden bietet sich für Unternehmen eine perfekte Möglichkeit zur End-to-End-Automatisierung und zur ganzheitlichen Optimierung sämtlicher Geschäftsprozesse, die einen wesentlichen Beitrag zur digitalen Transformation der Unternehmen leisten und die Marktposition des Unternehmens im harten Wettbewerb festigen bzw. stärken.

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Fazit

Business Process Management und Robotic Process Automation sind zwei Methoden, welche zur Digitalisierung eines Unternehmens beitragen. Dabei stellt BPM den holistischen und strategischen Teil der digitalen Transformation dar. Komplette Geschäftsprozesse werden analysiert, modelliert und optimiert. Im Ergebnis entstehen nachhaltigen und moderne Geschäftsprozesse, welche die Grundlage für Automatisierungstechniken darstellen.

RPA verfolgt dagegen eher den faktischen Ansatz und bietet sich bei der schnellen, kurzfristigen Optimierung von Geschäftsprozessen als Lösung an, zumal der Einsatz von Software-Robotern nicht immer eines umfangreichen auf BPM basierenden Konzepts bedarf. Gleichwohl ist RPA nicht in der Lage nur durch die Automatisierung aus ineffektiven effektive Prozesse zu machen. RPA ist kein Heilmittel für mangelhafte Prozesse, dazu bedarf es dann des Einsatzes von BPM.

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