Financial Process Automation mit Robotic Process Automation (RPA)

Die Automatisierung von Finanzprozessen mit Robotic Process Automation

 Mit Robotic Process Automation automatisierte Finanzprozesse

Durch die Nutzung von Werkzeugen zur Prozessautomatisierung wie Robotic Process Automation lassen sich ganze Geschäftsprozesse teilautonom oder sogar komplett automatisch bearbeiten. Dadurch erhalten Unternehmen die Möglichkeit, verborgene Potenziale zu heben. Vor allem Prozesse mit repetitiven Tätigkeiten stehen dabei im Fokus, denn hier kann die Automatisierung von Geschäftsprozessen enorme Vorteile in der Bearbeitung bieten. Im Rahmen des heutigen Blogbeitrags möchten wir den Fokus auf wichtige Finanzprozesse legen – diese finden sich in nahezu jedem größeren Unternehmen wieder.

Der Mehrwert von Financial Process Automation mit RPA

Finanzprozesse zeichnen sich oft durch ein hohes Volumen sowie eine niedrige Komplexität aus. Dies sind gute Voraussetzungen für die Automatisierung dieser Prozesse mit Hilfe von Robotic Process Automation (RPA). Allerdings sollten dabei die einzelnen Prozesse sorgfältig analysiert werden, denn eine klassische RPA soll vor allem bei volumen-starken Prozessen unterstützen. Mehrere Studien haben gezeigt, dass RPA eine hohe Wachstumsrate im Finanzmarkt erzielen konnte – und auch in Zukunft soll das Wachstum auf einem hohen Niveau stattfinden.

Bei der Auswahl der passenden Prozesse sind einige grundlegende Kriterien zu beachten. So sollten die ausgewählten Finanzprozesse ein hohes Volumen verzeichnen, sodass sich die Investitionen der RPA schnell amortisieren. Zudem sollten die Prozesse standardisiert ablaufen, da dies die Erstellung und den Ablauf der Software-Roboter erleichtert. Des Weiteren sollten die Schnittstellen zwischen den einzelnen Programmen berücksichtigt werden, denn vor allem Finanzprozesse weisen oft zahlreiche Medienbrüche auf, die zu einem steigenden Fehlerpotenzial beitragen, sodass hier ein genauerer Blick auf die Prozesse hilft.

RPA-Einführungsvideo

Vorteile von RPA

  • Kostensenkung
  • Effizienzsteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Auswahl passender Finanzprozesse für den Einsatz von RPA-Lösungen

Bereits im vorherigen Absatz gingen wir auf das Potenzial der Software-Roboter zur Automatisierung von Finanzprozessen ein. Im Folgenden verdeutlichen wir, welche Prozesse durch den Einsatz der Technologie automatisiert werden können und somit Potenziale freilegen. 

1. Gewährleistung der Datenkonsistenz

Konsistente Daten sind stets eine wichtige Voraussetzung für funktionierende digitale Prozesse. Durch die zahlreichen Änderungen in den Stammdaten kann eine manuelle Änderung dieser Daten schnell zu Inkonsistenzen und somit zu Fehlerquellen beitragen. Typische Prozesse, die eine Änderung der Stammdaten nach sich ziehen sind: 

  • Namensänderungen
  • Adressänderungen
  • Anpassungen bei der Bonität

Der Einsatz eines Software-Roboters kann diese Prozesse nachhaltig automatisieren und somit für eine steigende Konsistenz sorgen. Hierbei greift die RPA auf die vorliegenden Informationen zurück und gleicht diese mit den hinterlegten Daten ab. Bei einer Abweichung werden die neuen Daten hochgeladen und im Anschluss mit dem bestehenden System synchronisiert. 

2. Automatisierung der Buchhaltung

Der Einsatz von Robotic Process Automation trägt auch zu einer drastischen Fehlerminimierung bei und reduziert die Notwendigkeit manueller Dateneingabe in die bestehenden Systeme. Insbesondere bei großen und komplexen Systemen stellt dies eine relevante Herausforderung dar. Im Rechnungswesen können Übertragungsfehler eine desaströse Wirkung haben – dabei ist eine 100-prozentige Vermeidung dieser Fehler nahezu ausgeschlossen. Die permanente Eingabe identischer Daten trägt zu Unachtsamkeit bei Mitarbeitern bei, sodass manuelle Fehler nur schwer zu vermeiden sind. Dementsprechend können Software-Roboter hier einen entscheidenden Anteil bei der effizienten Gestaltung dieser Prozesse einnehmen. Neben dem Unternehmen profitiert auch der Mitarbeiter von der Entlastung. Insbesondere die Bearbeitung eingehender Rechnungen sowie die schnellere Abarbeitung unterschiedlicher Buchungen lassen sich mit RPA unterstützen. Hierbei werden die potenziellen Fehlerquellen abgesichert und die Zufriedenheit der Kunden aufgrund besserer Abläufe gesteigert. 

3. Risikomanagement und Verbesserung der Compliance

Auch beim Risikomanagement sowie bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien kann RPA unterstützen. Die Software-Roboter folgen bei der Sachbearbeitung strikten Regularien und halten sich somit an definierte Prozesse. Hierbei werden auch die definierten Compliance-Regeln eingehalten und sämtliche Schritte dokumentiert. Vor allem für Unternehmen bedeutet die Möglichkeit des RPA-Einsatzes, dass ein Outsourcing an einen externen Dienstleister (z. B. BPO) womöglich nicht erforderlich ist. Stattdessen kann die RPA die komplette Abwicklung der Standardprozesse übernehmen. Insbesondere die direkte Kontrolle über die Prozessqualität gilt als großer Vorteil. 

Die Automatisierung der Compliance-Prozesse bedeutet, dass die RPA sich wiederholende und standardisierte Aufgaben übernimmt. Hierfür werden die Daten eines einzelnen Systems überwacht und auf Abweichungen untersucht. Durch die Definition von neuartigen und branchenspezifischen Anforderungen kann eine Einhaltung dieser Anforderungen bei der Ausführung jeder Transaktion gewährleistet werden. So trägt RPA zur Risikoreduzierung im Unternehmen sowie bei den bestehenden Systemen bei. Schlussendlich hilft die Technologie bei der Vermeidung hoher Geldstrafen, welche aufgrund eines ungewünschten Verhaltens drohen. 

4. Unternehmenswandel und Komplexitätsreduktion

Insbesondere bei der Adaption neuer Prozesse sowie bei der Reduktion von Komplexität kann RPA unterstützen. Die digitale Transformation trägt dazu bei, dass immer mehr Unternehmen eine eigene Onlinepräsenz mitsamt zugehöriger Hintergrund-Prozesse aufbauen müssen. Vor allem der zunehmende Wettbewerb und die Komplexität des neuen Umfelds erfordern eine immer größere Flexibilität. Eine ständige Anpassung an neue gesetzliche Vorgaben, Standards sowie an die Wettbewerber ist für eine anhaltende Marktpräsenz zwingend erforderlich. Genau an dieser Stelle kann RPA eine unterstützende Rolle einnehmen, denn die Technologie zeichnet sich durch hohe Skalierbarkeit, schnelle Implementierung sowie dem Potenzial zur Bearbeitung komplexer Arbeitsabläufe aus. Hierbei müssen in der Regel keine neuen Mitarbeiter eingearbeitet werden und Skaleneffekte können leicht realisiert werden. Insbesondere die Abwicklung von Back-End-Transaktionen, die Pflege von Kundendaten und die Bearbeitung von Bestellungen können schnell mittels RPA automatisiert werden. 

5. Aufnahme neuer Lieferanten

Die automatische Bearbeitung von eingehenden Rechnungen gehört bereits heute zum Standard in zahlreichen Branchen. Insbesondere die Anliegen der Lieferanten werden dahin gehend hoch automatisiert bearbeitet. Die Aufnahme neuer Lieferanten ist hingegen auch zum aktuellen Zeitpunkt ein aufwendiger und zumeist manueller Prozess, der von Mitarbeitern ausgeführt wird. Der Einsatz einer RPA-Lösung kann hierbei eine wichtige Funktion übernehmen. Insbesondere die Beschaffung von relevanten Auswahlkriterien – hierzu gehören beispielsweise Finanzreports und Steuerdaten – lassen sich gut durch einen Software-Roboter automatisieren. Auch die Anlage der Daten im Lieferanten-System kann mittels RPA automatisiert werden. 

6. Vergleich von Marktpreisen

Der Einkauf nimmt im Zuge der zunehmenden Globalisierung eine besonders wichtige Funktion in Unternehmen ein. Ein Großteil des Gewinns wird durch günstige Einkaufspreise realisiert. Das Sourcing aktueller Preise bei verschiedenen Lieferanten kann dabei besonders zeit- und kostenintensiv sein, sodass auch hier der Einsatz eines Software-Roboters zu Vorteilen führt. So kann dieser z. B. die Abfrage aktueller Preise übernehmen, bestehende Preislisten analysieren und vergleichen, sodass ein zusätzliches Potenzial im Einkauf genutzt wird. 

7. Erstellung von regelmäßigen Reports

Das Reporting ist bei Finanzprozessen besonders wichtig, um Transparenz zu schaffen und schnell auf mögliche Eventualitäten zu reagieren. Insbesondere dieser Prozess ist für den Einsatz einer Robotic Process Automation prädestiniert, da er oft auf standardisierten Abläufen basiert und teilweise auch staatliche Regularien einzuhalten sind. Eine RPA kann dokumentierte Daten schnell aufbereiten und im Rahmen eines Regelreports darstellen. Zudem kann die Technologie bei der Datenübermittlung an die Finanzbehörden unterstützen. Hierbei müssen die Daten aus zahlreichen Systemen, Abteilungen und von Einzelpersonen gesammelt und aufbereitet werden. Diese Daten müssen dann oft manuell aus Programmen wie Excel in bestehende Datenbanken eingefügt werden – die Datenkonsistenz spielt hierbei eine besonders wichtige Rolle. 

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Fazit zum Einsatz von RPA im Rahmen von Finanzprozessen

Die Finanzen gelten ohne Zweifel als einer der wichtigsten Unternehmensbereiche. Hohe Anforderungen an die korrekte Dokumentation sowie an eine fehlerfreie Daten-Übermittlung zu den Finanzbehörden tragen dazu bei, dass die entsprechenden Prozesse von einer RPA-Implementierung profitieren können. Auch die Anforderungen der Compliance lassen sich durch Software-Roboter besser adressieren und dadurch das Risiko von Strafzahlungen minimieren. Ein besonderer Vorteil von Robotic Process Automation betrifft die Auslagerung der Finanzprozesse. In der Vergangenheit haben zahlreiche Unternehmen die eigenen Finanzabteilungen geschlossen und die Prozesse an externe Dienstleister ausgelagert. Grund waren die hohen Kosten und die fehlende Wertschöpfung. Der Einsatz von Software-Robotern ermöglicht es, diese Prozesse wieder intern zu bearbeiten und von einer höheren Verarbeitungsqualität und größerer Flexibilität zu profitieren.

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