Software-Roboter im Backoffice – Automatisierung mit RPA

Der Trend zu Robotic Process Automation im Backoffice

Mit Robotic Process Automation ergibt sich für Unternehmen ein enormes Einsparpotenzial im Backoffice. Die intelligenten Software-Roboter bieten klare Vorteile gegenüber manueller Sachbearbeitung. Hierzu gehören ausbleibende Fehler, permanente Sachbearbeitung und effizientere Arbeitsweisen. Dennoch stellt sich oftmals die Frage, in welchen Bereichen die neue Technologie sinnvoll eingesetzt werden kann. Die Anwendung einfacher Kriterien kann dabei helfen, automatisierbare Prozesse mit einem hohen Erfolgspotenzial zu identifizieren.

Einfluss von RPA auf die Arbeitswelt

Viele Arbeitnehmer verbinden RPA mit einer Softwarelösung, welche ihnen lästige Aufgaben abnimmt. Dabei ist ein Software-Roboter im Prinzip eine Software, die zur automatisierten Bearbeitung von standardisierten und strukturierten Geschäftsprozessen dient. Der große Vorteil einer solchen Software ist die Bearbeitungsgeschwindigkeit und die Vermeidung von Fehlern, welche im Rahmen einer stupiden Sachbearbeitung anfallen können. Zudem müssen die verwendeten Systeme nicht überdurchschnittlich benutzerfreundlich sein. Diese können bei einer RPA-Anwendung sogar komplex und kompliziert in der Anwendung sein. Aufgrund dieser Geschäftsprozessautomatisierung ergeben sich nachhaltige Einsparungen, eine verbesserte Effizienz und die Möglichkeit bestehende Software weiterhin einzusetzen.

RPA-Einführungsvideo

Vorteile von RPA

  • Kostensenkung
  • Qualitätssteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Automatisierbare Geschäftsprozesse identifizieren

Um eine automatisierte Bearbeitung von Geschäftsprozessen zu realisieren, werden repetitive, strukturierte und regelbasierte Prozesse benötigt. Zudem müssen die zu verarbeitenden Daten in einer digitalen Form vorliegen. Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, so sollte die Datenerfassung dahin gehend optimiert werden.

Sind diese grundlegenden Voraussetzungen erfüllt, so kann eine RPA Software implementiert werden. Typische Anwendungsfälle sind etwa die Datenentnahme, -bearbeitung oder -weiterverarbeitung. Im Normalfall interagiert die Software zudem mit drei bis fünf Systemen. Dabei sind insbesondere Prozesse, die einen Medienbruch aufweisen, für RPA prädestiniert. Hierunter kann das Kopieren von Daten aus einem Dokument in eine entsprechende Datenbank subsumiert werden. Der Software-Roboter übernimmt die Rolle eines Power-Users, der mit den verschiedenen Systemen interagiert und dabei schneller und konstanter als jeder menschliche Sachbearbeiter interagiert. Vor allem typische Massenprozesse, die für ein abfallendes Aufmerksamkeitsniveau bei den Mitarbeitern sorgen, bergen Einsparpotenziale.

Einsparpotenziale korrekt analysieren

Grundsätzlich lässt sich nahezu jeder Prozess durch den Einsatz von RPA automatisieren. Allerdings sollten Prozesse mit einer hohen Anzahl an Durchläufen sowie einer langen Bearbeitungsdauer priorisiert werden. Dies liegt großteils daran, dass vor allem die Häufigkeit des Prozesses sowie die Bearbeitungsdauer als Kostentreiber angeführt werden können. Zudem sollte ein genauer Blick auf die Implementierungszeit geworfen werden, da diese ebenfalls für zusätzliche Kosten sorgt. So können klassische Massenprozesse wie das Versenden von Vertragsunterlagen, die Rechnungslegung oder die Angebotserstellung mithilfe eines Software-Roboters automatisiert werden.

Doch auch Prozesse mit einer geringen Durchführungsanzahl und einer längeren Bearbeitungsdauer können zu veritablen Einsparungen führen. Dies begründet sich insbesondere an der möglichen Qualitätsoptimierung. Die Entlastung der Mitarbeiter sowie die Vermeidung von Fehlern in der Sachbearbeitung bieten grundlegende Vorteile, sodass sich auch hier eine Automatisierung anbietet.

Folgende Faktoren können ein Indikator auf ein hohes Einsparpotenzial sein:

  • häufiges Prozessaufkommen
  • lange Bearbeitungsdauer
  • zeitkritisches Ergebnis
  • Involvierung mehrerer Anwendungen
  • regelmäßige oder permanente Durchführung
  • hohe Fehleranfälligkeit im Rahmen der manuellen Sachbearbeitung
  • digitale und strukturierte Daten

Typische Einsatzgebiete von RPA

Zum aktuellen Zeitpunkt findet RPA vor allem in den Bereichen Human Ressource Management, Customer Service und Finance & Accounting Anwendung. Die Identifikation von manuellen Prozessen mit strukturierten Daten ist im Bereich Finance und Accounting meist schnell erfolgreich. Dies lässt sich vor allem auf die repetitiven und transaktionalen Eigenschaften dieser Prozesse zurückführen. Zudem sind die qualitativen Anforderungen an die entsprechenden Prozesse besonders hoch. Des Weiteren steht auch das HRM vor einer Automatisierung. Im Rahmen des HRM kann das komplette Stammdatenmanagement eines Unternehmens automatisiert werden. Doch auch komplexe Prozesse wie Compensation and Benefits oder Learning and Development stehen im Fokus der Automatisierung.

In der Praxis stellt sich zudem heraus, dass vor einer erfolgreichen RPA-Implementierung stets eine Geschäftsprozessbewertung stattfinden sollte. Im Rahmen dieser Bewertung wird die Standardisierung des Prozesses analysiert und optimiert. Allerdings kann diese Prozessoptimierung auch nach der Implementierung des Software-Roboters stattfinden. Des Weiteren gelten standardisierte Prozesse als eine perfekte Grundlage zur RPA-Implementierung. Dennoch ist dies keine zwingende Voraussetzung, sodass auch ein geringes Maß an Standardisierung nicht als Knock-Out-Kriterium gilt.

Insbesondere auf die Mitarbeiter kann der RPA-Einsatz positive Auswirkungen haben, denn diese werden von vergleichsweise lästigen Arbeitsabläufen befreit. Dieser Entlastungsfaktor kann in der direkten Folge zu steigenden Umsätzen führen, da effizientere Arbeit ermöglicht wird. Zudem können die freien Kapazitäten im Rahmen richtungsweisender Aufgaben verwendet werden. Dies führt zu einer schnelleren Bearbeitung sowie zur Erschließung neuer Umsatzfelder. Somit führt die Kombination der menschlichen und automatisierten Arbeit zu einem Mehrwert für das Unternehmen.

Fazit und Ausblick

RPA ist einer der wichtigsten Megatrends im Rahmen der Digitalisierung. Dies liegt vor allem an der Vielseitigkeit der Technologie, denn es gibt nur wenige Aufgaben, die einen RPA-Einsatz nicht rechtfertigen. Dies führt dazu, dass die entsprechenden Geschäftsprozesse dringend bewertet werden müssen. Bereits einfache Kriterien erlauben die Analyse veritabler Geschäftsprozesse in Bezug auf das immanente Erfolgspotenzial sowie die Möglichkeit zur Automatisierung. Somit ergibt sich insbesondere im Backoffice ein enormes Einsparpotenzial, welches im Umkehrschluss zu einer steigenden Profitabilität führen kann. Auch die sinkende Fehleranzahl wird immer wichtiger, dies verdeutlichen insbesondere die verschärften Datenschutzanforderungen, welche im Rahmen der EU-DSGVO Einzug hielten.

Im Rahmen der Digitalisierung finden zudem auch Themen wie Künstliche Intelligenz oder die optische Zeichenerkennung Anklang. Eine Kombination dieser Schlüsseltechnologien mit RPA bietet weitere Potenziale für Effizienzsteigerungen.

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