Die 10 größten Herausforderungen bei der RPA-Implementierung

Diese Herausforderungen gilt es bei der Implementierung von Robotic Process Automation zu bewältigen

 Robotic Process Automation (RPA)

Der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) verspricht die schnelle Automatisierung von Prozessen. Aufgrund der hohen Effizienz lassen sich die Kosten innerhalb eines kurzen Zeitraums amortisieren. Außerdem profitieren auch die Mitarbeiter von der robotergestützten Hilfe bei der Ausführung alltäglicher Aufgaben. Bei aller Begeisterung für RPA müssen aber auch einige Herausforderungen bei der Einführung von Software-Robotern berücksichtigt werden. Im Folgenden gehen wir auf die 10 größten Herausforderungen bei der Einführung von RPA-Lösungen in Unternehmen ein.

Diese Herausforderungen gilt es bei der Implementierung von Robotic Process Automation zu bewältigen

Der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) verspricht die schnelle Automatisierung von Prozessen. Aufgrund der hohen Effizienz lassen sich die Kosten innerhalb eines kurzen Zeitraums amortisieren. Außerdem profitieren auch die Mitarbeiter von der robotergestützten Hilfe bei der Ausführung alltäglicher Aufgaben. Bei aller Begeisterung für RPA müssen aber auch einige Herausforderungen bei der Einführung von Software-Robotern berücksichtigt werden. Im Folgenden gehen wir auf die 10 größten Herausforderungen bei der Einführung von RPA-Lösungen in Unternehmenein.

1. Mitarbeiter einbeziehen und mitnehmen

Typischerweise erfolgt die Implementierung neuer Technologien in der klassischen Organisation nach dem Top-Down-Prinzip. Das Management stellt einen Antrag auf Einführung einer neuen Technologie und die betroffenen Mitarbeiter realisieren dies erst zu einem späteren Zeitpunkt. Dieser mangelnde Informationsfluss führt im Regelfall zu Unzufriedenheit bei den Betroffenen.

Insbesondere bei der Einführung von Robotic Process Automation muss auf eine Kommunikation mit den Mitarbeitern geachtet werden, denn der Software-Roboter soll ganze Prozesse automatisieren oder zumindest die Arbeit durch eine Teilautomatisierung erleichtern. Eine mangelnde Akzeptanz erschwert die Realisierung entsprechender RPA-Projekte und führt zu Misstrauen und Unmut bei den Mitarbeitern. Vielmehr können bei einer aktiven Mitwirkung der Mitarbeiter bei der Entwicklung des Roboters Besonderheiten bei der Bearbeitung des Prozesses hervorgehoben werden. Eine positive Kommunikation schafft zudem Vertrauen und motiviert die Belegschaft, eigene Ideen einzubringen.

2. Realistische Erwartungen an Robotic Process Automation

Das Potenzial von Software-Robotern ist unumstritten. Die Entwicklung und Implementierung von RPA stellt in der Praxis aber eine der größten Herausforderungen dar, die vielfach auch noch mit unrealistischen Forderungen verbunden wird. Nur zu oft gehen die Auftraggeber von einer einfachen und schnellen Implementierung und exorbitanten Kosteneinsparungen aus. Dabei erfordern Software-Roboter ausführliche Tests, um eine ausreichende Stabilität zu gewährleisten. In dem gesamten Entwicklungsprozess müssen zahlreiche Beteiligte involviert werden, um die Anforderungen zu spezifizieren und zu präzisieren. Außerdem kann es bei der Prozessdefinition zu prozessualen Herausforderungen kommen – diese können sich negativ auf die Entwicklungszeit und die Effizienz der RPA auswirken. Diese Rahmenbedingungen gilt es bereits im Vorfeld abzustecken und zu definieren, um unrealistische Anforderungen oder Erwartungen zu vermeiden. Außerdem sollte ein klares Bild über die technologischen Möglichkeiten und Grenzen existieren. Mit dieser Voraussetzung lassen sich RPA-Projekte erfolgreich und im Sinne aller Beteiligten abschließen.

3. Die richtigen Strukturen und Verantwortlichkeiten im Team

Hinter der Entwicklung einer RPA-Lösung steht im Regelfall nicht eine einzige Person, sondern ein komplettes Entwicklerteam. Während sich die Entwickler um die Programmierung der Software kümmern, tragen weitere Beteiligte zum reibungslosen Ablauf des Gesamtprojekts bei. Eine wichtige Rolle spielt dabei vor allem der Fachbereich, der in Form des Prozessverantwortlichen vertreten ist. Die Einbeziehung operativ tätiger Mitarbeiter hat den Vorteil, auf die fachspezifischen Besonderheiten des jeweiligen Prozesses eingehen zu können. Klassischerweise sind die Mitarbeiter besonders gut über die durchzuführenden Prozessschritte informiert und helfen bei der fachlich korrekten Automatisierung des Prozesses. Der Auftraggeber hilft bei der Bereitstellung der notwendigen Ressourcen und unterstützt beim Auftreten verschiedener Probleme. Auch Entwickler und Vertreter von genutzten Systemen können wichtigen Input für den Entwicklungsauftrag beisteuern. Nach der eigentlichen Entwicklungsphase folgen zahlreiche Testdurchläufe. Hier empfiehlt sich die Einbeziehung eines Testmanagers sowie des Fachbereichs. Durch dieses Vorgehen lässt sich eine hohe Stabilität sowie die fachliche Korrektheit des Roboters überprüfen und sicherstellen.

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4. Die Auswahl der richtigen Prozesse

Eine der größten Herausforderungen im Bereich der Automatisierung ist die Auswahl der richtigen Prozesse. Oft präferieren die Beteiligten besonders komplexe Prozesse für die Implementierung einer RPA. Dabei sollte der Fokus im ersten Schritt jedoch auf den repetitiven Massenprozessen liegen. Diese zeichnen sich oftmals durch ein hohes Maß an Standardisierung sowie durch einen hohen Nutzen aus. Zudem sollte vor der Entscheidung zur Prozessautomatisierung stets eine professionelle Prozessanalyse stattfinden. Die Besonderheiten und Sonderfälle eines Prozesses müssen klar definiert sein, um eine Vorstellung von der erzielbaren Effizienz zu erhalten. Nur Prozesse, die nach der Automatisierung eine hohe Effizienz versprechen, eignen sich für die softwarebasierte Automatisierung.

5. Die Auswahl der richtigen Software

Auch die Auswahl der richtigen RPA-Software stellt eine Herausforderung für die Beteiligten dar. Viele Unternehmen setzen schlicht auf die falsche Software. Dies lässt sich vor allem auf unzureichendes Know-how sowie eine mangelhafte Beratung zurückführen. Auch wenn die Entscheider bereits Erfahrungen mit Robotic Process Automation besitzen, sollte bei der finalen Entscheidung auch das Prozesswissen berücksichtigt werden. Sobald die Entscheidung zugunsten einer speziellen RPA-Software getroffen ist, muss diese auch implementiert werden. Bei der Implementierung treten im Regelfall weitere Herausforderungen auf. Neben der technischen Kompatibilität mit den Bestandssystemen ist auch der Kostenaspekt zu berücksichtigen. Je mehr RPAs in Planung sind, desto mehr Lizenzen benötigt das Projekt. Dementsprechend sollte die Software bereits vor dem Beginn der Entwicklung gewählt, freigegeben und implementiert sein.

6. Infrastrukturanforderungen richtig einschätzen

Die für den erfolgreichen Einsatz und Betrieb von RPA notwendige IT-Infrastruktur ist eines der am meisten vernachlässigten Themen während des Proof of Concepts (PoC). Dabei gibt es beim Einsatz von RPA eine Reihe von Anforderungen, die für einen erfolgreichen Betrieb eines Software-Roboters gegeben sein müssen. Generell sollte der Aufbau der Infrastruktur nicht nachträglich erfolgen, sondern schon während der Arbeit am PoC beginnen. Dabei ist es bei der Implementierung von RPA von Vorteil, ein Infrastrukturteam zu installieren, das hilft, den mitunter komplexen und zeitaufwendigen Implementierungsprozess und die Bereitstellung von Funktionen und Prozesse zu beschleunigen.

Als Erstes muss geprüft werden, ob genügend Lizenzen für die RPA-Lösung vorliegen, um in mehreren Umgebungen zu arbeiten bzw. zu entwickeln und zu testen. Da viele Unternehmen auf virtuelle Maschinen und Cloud-Anwendungen setzen, muss im zweiten Schritt evaluiert werden, ob die RPA-Lösung ein Virtual Environment unterstützt und ob durch unterschiedliche Sicherheitsrichtlinien die Funktionalität von Anwendungen und RPA-Tools beeinträchtigt wird.

Generell sollte die RPA-Implementierung wie jede andere Softwareentwicklung behandelt werden. Das heißt, dass Umgebungen mit unterschiedlichen Umgebungsnamen, Server-/Workstationnamen und Zugriffskontrolle eingerichtet werden müssen. Als Erstes muss eine Entwicklungsdatenbank eingerichtet werden. Da sich die Entwickler-Desktops mit der Anwendung verbinden, sollten mindestens eine Runtime-Ressource und ein interaktives Control (IC) mit dem Anwendungsserver verbunden sein. Das gilt selbstverständlich auch für das Test-Environment. Für den Test der Multi-Bot-Schritt- und Queue-Verarbeitung wird allerdings mehr als eine Runtime-Ressource benötigt. Die gesamte Entwicklung sollte nur in der Entwicklungsumgebung erfolgen und der Code in die Testumgebung übertragen werden. Fehlen darf natürlich auch eine Produktionsdatenbank nicht. Die Einrichtung der Runtime-Ressourcen sollte der Produktionsumgebung entsprechen. Dies hilft beim Testen und reduziert die Fehlersuche in höheren Umgebungen.

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7. Realistische Einschätzung der notwendigen Skills

In aller Regel gehen Unternehmen davon aus, dass für die Einführung eines Software-Roboters Programmierfähigkeiten benötigt werden. Diese Annahme ist grundsätzlich korrekt, doch für die erfolgreiche Umsetzung eines solchen Projekts sind auch weitere Skills notwendig. So muss das prozessuale Fachwissen vorliegen und auch ein konkretes Bild über die IT-Landschaft des Unternehmens existieren. Für einen erfolgreichen Projektabschluss benötigt das Projekt zudem ein gut organisiertes Projektmanagement. Der Projektmanager verantwortet einen reibungslosen Ablauf und sorgt für das Einhalten der gesetzten Fristen.

8. Korrekte Prozessanalyse und -optimierung

Bevor die Entwicklung der RPA beginnen kann, sind die ausgewählten Prozesse zu analysieren und bei Bedarf zu optimieren. Bei der Prozessanalyse ist ein genauer Blick auf den Grad der Standardisierung, den generellen Ablauf der Prozesse, die involvierten Systeme und die mögliche Effizienz zu legen. Auch die Aufbereitung der benötigten Daten ist hierbei zu betrachten. Insofern sich Prozesse für eine Automatisierung mittels RPA eignen, jedoch Ineffizienzen im Prozessablauf aufweisen, kann eine Optimierung des Prozesses vorab sinnvoll sein. Durch verschiedene Methoden lassen sich Verbesserungspotenziale identifizieren. Der final abgestimmte Prozess kann schlussendlich für die Entwicklung freigegeben werden.

9. Entwicklungsaufwand richtig einschätzen

Auch bei den Einschätzungen über den Entwicklungsaufwand ergeben sich oftmals eklatante Diskrepanzen zwischen Planung und Realität. Diese Fehleinschätzung basiert oftmals auf unzureichend definierte Prozesse. Durch nicht ausreichend definierte Prozesse können wichtige Arbeitsschritte falsch implementiert oder vergessen werden, was zu unnötigen Nacharbeiten führt. Auch angedachte prozessuale Veränderungen, die bei der aktuellen Planung des Software-Roboters noch keine Rolle gespielt haben, können den Entwicklungsaufwand negativ beeinflussen. Im schlimmsten Fall können steigende Kosten zu einer Einstellung des Projekts führen.

10. Korrekte Einschätzung des Instandhaltungsaufwands

Nach der Einführung und Stabilisierung des Software-Roboters befindet sich dieser im produktiven Einsatz. Durch Änderungen an den verwendeten Systemen oder aufgrund prozessualer Anpassungen ergibt sich jedoch ein Instandhaltungsaufwand. Die Wartung eines Software-Roboters ist ein unregelmäßig aber dauerhaft auftretendes „Problem“, denn die Erwartung an eine solche Software ist der permanente und fehlerfreie Betrieb. Vor allem bei regelbasierten Abläufen muss ein genauer Blick auf die Aktualität des Regelwerks gelegt werden. Eine Änderung einer Regel erfordert eine Anpassung des Roboters. Um einen genauen Überblick über Wartungsaufwände zu erhalten, sollten stets Wartungsprotokolle geführt werden.

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Fazit

Software-Roboter bieten bei der Ausführung zahlreicher repetitiver Aufgaben einen Vorteil. Nichtsdestotrotz sollten auch die möglichen Herausforderungen Berücksichtigung bei der Planung finden. Ein effektives Management des gesamten Automatisierungsprojekts hilft bei der Vermeidung etwaiger Probleme. Dazu gehört auch, dass die Mitarbeiter früh informiert und nach Möglichkeit in die Entwicklung einbezogen werden sollten. Außerdem spielt eine ausführliche Voruntersuchung der Prozesse eine wichtige Rolle für die erfolgreiche Planung. Kurzfristige Maßnahmen bieten langfristig oftmals kaum einen Mehrwert. Aus diesem Grund sollte der Fokus stets auf der Planung und anschließenden Implementierung liegen. Werden diese Herausforderungen aktiv berücksichtigt und frühzeitig adressiert, so lässt sich Robotic Process Automation erfolgreich und nutzenstiftend implementieren.

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